货代出口客服操作流程

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1、货代公司出口操作流程操作部工作流程客户服务 一、订舱 1． 客户向我司订舱 2． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人/发货人/收货人2）船公司/航空公司/船名/航次或船期3）起运港(起运机场)4）目的港（目的机场）/中转港5）货名6）柜型、柜量/体积重量7）运价8）托运人的签字、盖章 3．SALES收到订舱单后，核对运价是否正确，并在订舱单上签字确认，填制业务操作单，然后由操作员向相应船公司（航空公司）订舱(特殊情况可先口头确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。4． 订舱单发出后，客服人

2、员应主动向船公司/航空公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 5． 订舱完毕后，客服人员应及时将SO资料更新到业务操作单.6． 业务操作单应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2） 费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费预付到付，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公

3、司领导在业务单操作单上签字确认； 3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在业务操作单上注明使用哪家代理。4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在业务操作单上备注一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认； 5） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 6） 操作人员应在业务操作单上相应位置签字。 7． 操作人员按业务员操作单设立登记薄，操作需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在登记薄上，以便统计查询。 二、拖车、报关4 1． 出书面申请，公司批准后方能安排

4、。 2． 安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。 3． 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5． 委托后，操作应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 6． 操作应叮嘱

5、车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 8． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。 9． 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 10． 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 11． 在给

6、货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 12． 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在登记薄上登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。 13）为避免进港数据与报关数据不一致，导致企业的货柜上不了船。在车队做箱完成后，要向企业确认数据与企业报关资料数据的一致！（件数，毛重。体积等信息）,确认做箱的箱号与封志号！I、三、其他 1． 如由我司安排拖车

7、、报关的，操作人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在登记薄4上登记。 2． 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可。 3． 船舶离港操作出具DEBIT NOTE，与SALES核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4． 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在登记薄上，即可

8、将台帐。5． 对由我司安排拖车报关的，操作及时与报关行确认放行，。 II、文件 1． 操作收到SO后，确认截补料时间，在截补料单时间前半天向客户催要补料。 2． 装船后，如有发生超堆费、超期柜租的，而SALES尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在操作登记薄上登记。 3． 操作根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内