常用公文及函的写法

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1、常用公文及函的写法本章包括两个方面的公文，一是法定公文中平行文即函的写法。“函”是公文中唯一的一个平行文。有人认为，把“函”说成是唯一的平行文不妥，因为除“函”以外，“意见”不也可以平行吗？关于这个问题，我们应有一个完整的认识。虽然“意见”也可平行，但它还可以用于上行或下行，其本质属于中性行文。“函”虽然有时也有行文方向的变通，但它的本质是平行。二是党政法定文种以外的一些常用公文的写法。这方面的文种主要有“计划类公文”、“总结类公文”、“讲话类公文”及“调查类公文”等。这些文种虽不是党政机关的主要或正式文种，但使用之多，写作难度之大都是许多法定文种无法相

2、比的。因此，本章将结合作者多年从事公文工作实践的酸甜苦辣，对一些常用公文文种的写作方法和技巧作些介绍。—函（一）文种特征在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容作用上看，包括：0申请函。申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。O商洽函。商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。O询问函。询问函。上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向

3、上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。O答复函。答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。O告知函。告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称）。，因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正文公文。“函”

4、在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。（二）结构与写法“函”的内容结构一般由以下几个部分组成：1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》、《××市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函》、《××市第一变压器厂

5、关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函》及《国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函》（2002年6月8日，国办函【2002】57号)。2，正文。一般是由两个层次组成：一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属××区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房

6、屋，猪、、禽、蛋收购无地方。”这是××市第二商业局写给市规划局《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。“你厂于2004年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2005年1月10日××市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。“你市关于上报（青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案）的请示》（青政[2002]27号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：”这是国务院办公厅于2002年6月8日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002年10月22日以国办

7、函【2002】83号文件主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》，开头部分也是先引来文的标题与文号：“你们《关于薪形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发[2002]160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下：”二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次是：“为了支持生产，方便收购，拟在x辛店和×苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续”。前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前，正在编制2004年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账

8、，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”3.结尾。属于申请及商洽事项的函，