通用记账凭证登记方法

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1、“通用转账”也称自动转账，主要用于数据来源有一定规律、在一定时期重复使用的转账凭证的制作。系统根据用户定义的数据来源、转账方向等内容自动生成会计凭证。1、设置通用转账凭证1）进入通用转账列表，单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），选择“新增”，出现“通用转账凭证”窗口。2）首先输入“转账名称”(转账名称不能重复).3）选择执行周期，根据转账业务的转账周期设置，系统分为每月一次、每年一次。如果转账业务一个期间可能进行几次转账，或转账业务可能几个期间才进行一次转账，对于这类没有时间规律的转账，就可以不设置执行周期。高级应用：系统在进行最后一个期间的期末结账时，系统将会自

2、动检查该年度所有的执行周期为“每年一次”的通用转账是否全部已经执行，如果没有全部执行，系统将会中止期末结账。4）选择相应的凭证模板，再根据转账业务内容选择凭证类型，在“附单据”处输入附件张数。5）在“摘要”处输入该张通用转账凭证摘要内容。6）选择科目：首先确定生成凭证时该笔分录的数据方向和科目性质；选择本次取数公式的币种（若科目无外币核算，系统默认为本位币且不能选择币种）；科目：根据转账业务的经济内容来确定通用转账凭证的转出、转入科目。转出科目即源数据科目，转入科目即目标数据科目。系统允许转出科目是一个非末级的科目；如果转入科目是一个非末级科目时，您应当检查转入科

3、目的结构与转出科目的结构是否完全相同，如果不是完全相同，应当将该笔转账业务拆分为多个分录来实现数据结转，否则系统无法进行自动转账。高级应用：若转出和转入科目均为非末级科目，系统要求两个科目的结构必须相同。即这两个科目的辅助核算相同，并且下级科目的个数、层数、编码、辅助核算也相同。7）方向：指通用转账凭证分录的数据方向，您应当根据科目的转账内容设置；若为借方，则生成转账凭证时此笔分录的数据在借方。8）性质：系统分为转出、转入两类，决定数据的来源及去向，也决定了系统取数的先后顺序和公式定义位置：系统先将性质为转出的分录的数据取出，然后将取出的数据转到性质为转入的分录。

4、系统要求一张通用转账凭证必须有转出、转入分录；一张通用转账凭证可以有多笔转出分录，但只能有一笔转入分录。如果性质为“转入”的分录中的科目是非末级科目时，系统只允许有一笔性质为“转出”的分录。9）公式：根据科目辅助核算属性，将光标移至需定义公式栏目（原币公式、本币公式、数量公式）。公式的定义与电子表取数相同，参见电子表取数。高级应用：a、若将一个非末级科目转入一个末级科目，在设置取数公式时，科目必须为“当前科目”，即在“通用转账凭证”分录中所指定的转出科目。实际上，分录中指定的科目决定了产生凭证时所生成的分录数，比如551科目下有551-01、551-02、551-

5、03三个明细科目，如果在“通用转账凭证”分录中指定转出科目为551，系统就会自动产生三笔分录，分别对应三个明细科目（因为凭证中所涉及到的科目必须是明细科目），而每个分录具体的数据，取决于在取数公式中所确定的科目。如果在取数公式中将科目定为“当前科目”，系统会取出所指定的各个明细科目的有关数据（如期末余额），并依次填入对应的三笔明细科目分录中，即“当前科目”是一个可以变化的科目，系统会根据凭证产生时的具体情况进行调整，分别变成551-01、551-02等各个明细科目。如果在取数公式中将科目定为551，系统仍然会产生三笔明细科目分录，但各个分录的数据被确定为总账科目5

6、51的数据。b、若将一个非末级科目转入一个与其结构完全相同的转入科目，将非末级科目设置为转出、转入科目，在设计转出科目的取数公式时，科目设为“当前科目”，如果转出、转入科目有辅助核算时，在取数条件中，还应当将部门和单位设为“当前部门”和“当前单位”。系统在生成记账凭证时，将转出科目的每个明细科目的数据转到转入科目的相应明细的科目。10）单击“预览凭证”按钮，在有数据的情况下，可以即时查看本张通用转账凭证生成的记账凭证。2、执行通用转账设置通用转账凭证后，应根据转账周期进行执行有关的转账操作，才能得到所需凭证。1）在“通用转账列表”中选择所需进行执行转账的通用转账凭

7、证，可用鼠标直接单击所需通用转账凭证前的“选择”栏，做上勾选标志；或单击“转账”按钮，选择“全部选择”项，将所有通用转账凭证选中。2）选择转账凭证后，单击“通用转账列表”左下角的“转账”按钮，选择“执行转账”菜单项，即可执行转账。3）转账成功后，系统自动根据通用转账凭证所定义的项目和公式生成记账凭证，并在通用转账列表的“最近转账时间”及“执行”栏填入当前执行转账的时间及执行转账的操作员。4）取消转账：在实际工作中，有时可能需要对已经执行转账的通用转账凭证进行取消执行操作，以便于系统自动删除已经生成的记账凭证。在通用转账列表中，将需要取消转账的通用转账凭证作上选中标

8、志“√”；