浅议高校学生档案电子化管理

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1、浅议高校学生档案电子化管理黎瑾柯雯欢(广东省东莞市广东医学院广东东莞523808)【】木文从电子档案的产生与管理的优越性着手，对高校学生档案管理的现状进行了分析，通过对高校学生档案电子化管理的可行性的分析，提出了构建高校学生电子档案管理系统的初步设想。【关键词】学生档案电子化管理【】R19【】A【】2095-1752(2012)10-0394-02随着计算机技术和网络技术的快速发展，计算机正以其强大的优势冲击着人们H常生活的各个角落,不但改变了人们的生活方式、学习方式和工作方式，也改变了人们的思维方式。计算机进入管理领域是社会发展的必然结果，也是管理实现系统化、

2、科学化和现代化的需要。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。具有档案保存价值的电子文件必须要归档保存，电子文件的归档就是按归档要求将整理好的电子文件的信息内容和它的环境条件一并以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案［1］。一电子档案的产生与发展前景电子档案在我国虽是一个刚起步的学科，却有着广阔的应用前景。据有关资料表明，在我国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约有两、三百万份电子文件生成。为了规范管理这些电子文件，国家从

3、20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，为电子档案在全国的普及打下了基础。电子档案作为一种现代信息技术的产物，与纸质档案相比，有许多优越性:⑴节省空间。一张容量可达600MB-4000MB的光盘，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息，如果是纸质档案需占用许多档案柜才能完成这些档案资料的存储［2】。（2）能同吋保存文字、声咅、图形、影像。在计算机多媒体技术的支持下，电子档案可同吋将文字、声音、图形、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案

4、的内容［3】。（3）省吋省力。档案管理人员只要掌握了电子档案的特性和先进的技术设备与相应的管理软件的使用后，就能通过电子屏幕点击人们所需要的资料,免除了翻阅、查找实体档案的烦琐。在网络环境下，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；档案利用者亦可以足不出户地远程访问档案资料，并从网上下载档案信息，大大节省了双方的吋间和人力。（4）提高了档案的利用率。当网络用户将档案信息下载到本地机后,用户下载的只是电子档案的“复制品”，真正的档案原件仍保存于档案部门，这样，同一份电子档案可同时为不用的用户提供服务，有效的提高了档案的利用率。电子档案以纸质档

5、案无法比拟的大容量、强吋效和方便快捷成为信息吋代档案事业发展的必然趋势，并逐渐受到社会各行各业的重视与开发利用。二高校学生档案管理现状与模式当前,我国的高等教育事业正处于蓬勃发展阶段，学生入取得正式学籍开始，在大学的学习、实践过程中,会不断积累形成学业成绩、学籍变动、社会实践、奖励处罚等学生档案，它是学校、也是学生今后步入社会岗位或继续深造的可靠凭证，必须不断适成新形势下高教事业的发展和现代信息社会的需要。但是，高校目前的学生档案管理现状有待改进，表现在以下几个方面：（一）管理方式落后，效率低下0前许多高校对学生档案的管理还只是停留在传统的纸质化的管理状态，如采

6、用纸质版的表格、卡片等办法来收集、记录的学生信息。学生从入学到毕业期间，需要本人或相关管理部门填写的表格与卡片十分繁复，如学生登记表,学生基本情况卡片，学生体检表，学生学年鉴定表，学生学籍卡，毕业生登记表等等。而档案管理人员则需要花费火量的吋间和精力其至组织人批人力才能完成对这些表格与卡片的收集、整理与归档工作。耗吋长，劳动强度大，效率低。（二｝管理办法不科学长期以来，学生个人档案一般以系、班级为单位分类，在各自的牛皮纸档案袋上编号，按顺序存入档案柜。但由于学生在大学的学习过程中，学籍变动是一种普遍现象，每学期都会有部分学生因为休学、复学、留降级、转专业、转学、

7、专升本等原因导致学生班级发生改变，给档案的査找，整理归类带来困难。因此，每次接到学籍变动的通知，档案人员都得对班级、专业等发生变动的学生档案进行调整，按新班级位置重新归类存放。频繁改变档案存放位置，重复工作多，且易造成档案袋编号的混乱，增加管理的难度。（三）信息分散，调阅不便在高校里，学生档案是分为学籍档案与学生个人档案，分别由不同部门保存，学籍档案的收集整理一般由教务处管理，学生个人档案归学生处管理，这给调阅档案造成不便。有吋为了获取一份完整的学生档案材料，需要跑几个部门进行查找，如果是用人单位要查阅学生档案就更麻烦。不能迅速提供学生的完整资料,无疑会影响学生

8、档案功能的发挥，降低档案