外来文件管理规定

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1、外来文件管理规定1目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。2适用范围适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。3外来文件分类3.1技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等。3.2质量类文件：与本公司产品品质的检验、量测有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件等。3.3管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。4职责4.1销售部负责客户资料

2、的接收与更新。4.2技术部负责识别、更新技术性文件。4.3质量部负责识别、更新质量类文件。4.4安保科负责识别、更新与安全相关的管理性文件，综合管理部负责识别、更新与管理、卫生等相关的管理性文件。4.5相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准。4.6综合管理部文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。5工作内容5.1外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互

3、联网、电话传真；d.客户5.2外来文件的识别5.2.1技术性文件a.客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部应在两天内移交给技术部；b.技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。c.技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。5.2.2质量类文件a.质量部对与本公司产品品质的检验、量测有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、量测方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中。b.质量部对与质量环境管理体系相关的标准或政策文

4、件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量环境手册及程序文件更新的依据。5.3.2管理性文件a.凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件，安保科应及时收集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性。b.凡是国家颁布的与管理、卫生等有关的法律法规、政策文件，安保科应及时收集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性。5.3外来文件的审批经过相关部门识别后的外来文件，需经部门负责人审批，主管副总或总工批准。5.4外来文件的分发5.4.1文件审批后，由文件识别部门确定发放范围并移交综合

5、管理部文控中心进行分发和存档；5.4.2文控中心需对外来文件建立《外来文件清单》，编号按原文件编号记录。并按《文件控制程序》进行发放、回收和管理。5.4.3文控中心对需分发的外来文件，复印后加盖红色的“受控文件”章进行发放，原件需存档。文件发放时，应《文件发放/回收记录表》作发放记录，并有文件接收人员签收。5.5外来文件的更新5.5.1各部门对各自负责的外来文件应及时更新，确保为最新的有效版本。5.5.2各部门应随时关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件时应及时收集并识别。5.5.3销售部

6、应随时跟踪客户的信息，及时更新客户资料。5.6外来文件的使用、保管、借阅及更改、回收、作废、销毁参照《文件控制程序》。6相关文件6.1JX/QP-01《文件控制程序》7记录表格7.1JX/QR-00-001(01)《公司外来文件清单》7.2JX/QR-00-003《文件资料作废/销毁清单》7.3JX/QR-00-004《文件补发借用申请单》7.4JX/QR-05-001《文件发放/回收记录表》7.5JX/QR-05-002《文件更改通知单》序号更改日期更改单编号更改条款新版本号更改者备注8修订记录编制：

7、审核：