农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议

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1、农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议2012年2月，民政部印发了《科学技术研究档案管理暂行办法》（民政科技与标准化信息平台），提出要加强民政部科学技术研究档案管理工作，有效保护和利用民政科技信息资源，提高民政科技管理规范化水平，推动民政科技工作发展。在新的时期，农业科研机构科研档案管理面临着新的问题，科研档案管理的根本目的是服务于科研人员，有助于科研机构科研工作的顺利开展。因此，科研档案管理工作是科研机构正常运转和发展的重要组成部分，是推进农业科研机构科研发展和创新的必要条件，同时也是科研机构科

2、研实力的重要凭证。科研档案管理的规范与否，会影响科研管理的质量、效率和水平，甚至会影响到科研机构科研工作的发展。文章分析了当前农业科研机构的科研档案管理模式，科研档案管理过程中存在的问题和困难，分析原因，对下一步如何高校提高科研档案管理更好地为科研机构服务提出相应的对策和建议。　　一、农业科研机构科研档案管理现状和存在问题　　第三次新科技革命的蓬勃兴起和发展带动生产力大发展，更加速了农业科技的现代化进程，农业经济产业化程度更强，带动农产品市场发展以及农业科技研发和科研成果的转化，农业信息化技术提高[1]。在新的大信息量的时期，农业科研工作

3、过程原始素材的保存和记录尤为重要，因此档案管理工作是农业科学研究及农业科研机构不可缺少的一个重要工作，是科研活动和科研机构的重要组成部分。　　科研档案是在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料[2-3]。科研档案管理指的是在整个科研进程包括科研准备、实验、总结验收、成果奖励申报、推广应用等各个阶段形成材料的完整、准确、系统，做到科研工作和建档工作同步进行，这是科研档案管理工作的基本要求。根据新时期现代农业的发展水平以及农业科技的信息化程度，科研档案的管理要求和模式在逐渐变化，管理工作的质量直

4、接影响科研工作和科研机构的顺利运行，目前大多数农业科研机构科研档案管理存在一些问题，主要表现于以下几个方面。　　（一）档案管理意识淡薄　　科研档案的建立需要档案管理人员以及科研人员两方面的配合完成。目前大多数科研机构的档案管理人员基本由科研办行政人员兼职负责，并没有配备专职的科研档案管理人员，由于缺乏对档案知识的了解，责任心不强，把档案的管理当成一种为科技人员无偿服务而不是自己的本职工作，材料入档案没有硬性规定，可有可无，因此科研档案的归档利用率较低。另外，科技人员积极性不强，认为只要把科研做好，科研成果是自己辛苦劳动的结晶，不在意或不愿

5、意档案的收集和管理，留在自己手中，有的担心自本文由.L.收集整理己资料在归档后会被别人利用，特意回避归档。也有一些科研人员认为自己做出的成果掌握在自己手中最安全，这样有助于保护知识产权[3]。这样的结果是，出现项目总结或者填写科研基础时需要查阅、报送先前材料的时候才发现资料被自己没有很好地保存，而又没有在单位科研档案中保存而后悔。　　（二）档案形式的缺乏　　有些科研机构的管理人员可能还是保持原来老工作人员，对计算机应用不熟练或者思想守旧不愿接受新事物，习惯于停留在纸质档案的层面，查阅档案的时候浪费人力、物力和时间。另外，纸质档案不小心损毁

6、或者遗失可能会导致资料的永久不可挽回[4]，随着信息技术的发展与网络时代的到来，为了便于查询、查阅和提高档案的利用价值，需要丰富科研档案管理的载体形式，使电子化与纸质化双轨运行。　　（三）归档分类的混乱　　近几年随着科技项目的急剧增长，项目内容及分类有的界限模糊，有的材料收集不齐全[3]。科研档案的管理，本来分类归档需要结合括单位发展方向、年份、材料内容、单位人员规模、组织构架等方面，但出现分类级别判断的错误，在管理人员交接工作内容时含糊不清或者个体标准的判断差异，都会导致档案分类的管理混乱。　　二、提高农业科研机构科研档案管理的方法与建

7、议　　（一）强化建档责任意识　　档案管理专业性较强、业务要求较高，档案管理者的意识、行为、能力对档案管理工作的质量起着决定性作用。农业科研机构应该制定科研档案的归档制度，有针对、有计划地对管理人员和科研人员开展培训，首先提高档案管理人员的业务水平和责任意识，落实好岗位职责。同时，提高科研人员的建档意识和重视程度，使科研人员认识到档案管理的重要性，明确科研人员科研活动内容的归档是科研人员的义务，它不是科研人员自己的私有财产，而是科研活动的真实记录，属于科研单位的成果，使科研人员自觉主动地配合档案管理人员对自己的科研工作进行归档。当前农业科研

8、机构主要分类的基本单位是研究室、课题组，具体到项目则是项目负责人，应落实各级岗位责任制，推进档案管理的时间进程，每一层都有责任监督检查科研活动中所形成的文件、材料、归档的工作完整性。将档案管理