分析数字档案在档案信息化建设中的重要性

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1、分析数字档案在档案信息化建设中的重要性关键词：数字档案；档案信息化；重要性随着我国科技和经济的同步发展，数字档案是档案信息化建设中的一个重要组成部分，它不仅能推动档案信息化建设发展的速度，还能够保证档案信息化建设发展的质量。只有认识到数字档案对档案信息化建设的重要意义，才能有目标有方向地发展档案信息化建设，从而调整档案工作上升到一个更高效率和更高速发展的状态。一、数字档案的管理系统与模式我们都知道，传统档案是由纸张组成，不仅管理不方便，而且存放时间也有限，管理需要浪费大量的人力。数字档案是计算机科学与技术高速发展的产物，它把大量的数据信息化，分

2、散于各个载体，分类存储在互联网。这不仅节省了储存空间，还很大程度地降低了手工操作，释放了大量人力资源。在这个高速发展的社会，数字档案已经越来越被人们需要。它的管理模式简单方便，它具有合理管理系统，只要我们严格按照系统的要求，按部就班的对数字档案进行管理和完善，那么数字档案将会体现更大的优势。二、浅议档案信息化建设发展至今的不足（一）对档案信息化的理解存在偏颇档案信息化档案建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。虽然我国目前对于档案信息

3、化总体的态度比较积极，但由于档案信息化还没有形成一套合理严谨的系统，这就出现由于人们对于档案信息的理解不同而管理模式出现差异的现象。主要表现为只追求信息化的广度而忽略信息的真实性，只注重信息化的速度而使档案面临安全问题。这都是人类对档案信息化的理解存在偏颇所导致的。（二）网络安全问题得不到保障任何一项工作，安全问题都是头等重要的大事，档案信息更是如此。但是我们发现，现如今我国的档案信息化在网络安全问题上很难得到保障，一旦安全问题出现，随时将会导致一系列由安全引发的隐患出现。网络本身就存在一定的不安全性，一旦档案信息被黑客攻击或者删毁，则很难恢复

4、，档案的损失将会对一个企业造成难以估量的损失。（三）档案管理工作效率低传统的档案管理工作，需要大量工作人员去完成，而且纸质档案保存时间短，易丢失。例如一个历史悠久的企业，所有的员工信息将是一个巨大的档案库，如果想查询一个员工的档案信息，这将是一个困难的事情，即使可以完成也会浪费很长时间，这就使档案管理的工作效率非常低。一项工作的效率是衡量这项工作质量的重要标准，所以在档案信息化的发展中，一定要注重效率的提升，效率的提升将会很大程度上促进档案信息化建设的发展。三、数字档案能够为档案信息化发展的问题提供解决措施前文分析了数字档案的管理系统与模式，又

5、浅议了档案信息化建设发展中存在的问题。而之所以谈论数字档案对档案信息化建设发展的重要性，关键是因为数字档案能够为档案信息化发展的问题提供解决措施。（一）数字档案能提高人们对档案信息化的认识实行数字档案是档案信息化建设的重要措施，数字档案的普及也能提高人们对档案信息化的认识，让人们走出了档案信息化只包含数字化和网络化，忽略了档案信息化建设具有广泛的内容。它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源的开发，是发展信息化建设的保障。（二）数字档案采用高级

6、手段对档案信息进行加密虽然档案信息泄露的事件频频发生，但纵观这些事件的背后，大部分都是由管理不善或者没有按照系统的要求去保存所造成的。数字档案在传统档案的基础上进一步升级，使信息数字化，使管理更加合理，这就大大提高了数字档案的安全系数。除此之外，数字档案还可以利用安全密匙等手段对档案信息进行保护，在访问档案之前必须通过一定的安全口令才允许访问，安全密匙的信息只有内部人员可以掌握，这也在很大程度上降低了安全隐患。（三）数字档案以计算机为工具从而提高办公效率我们知道，数字档案的载体是计算机，在这个计算机科学与技术高速发展的今天，计算机的工作效率要远

7、远高于人力。就如上文中提到的查找员工信息的例子，如果是传统档案，要经过很多次翻阅和尝试，这就无形中浪费了很多时间，而如果保存成数字档案，我们只需要搜索要了解的员工的名字，就会查找到很多以前存储过的这个员工的全部信息，这就提高了工作的效率。数字档案很好的把握了计算机的这一特点和优势，并将其充分发挥，使数字档案推动档案信息化建设发展的进程大大加快。四、结语数字档案对档案信息化建设极为重要，除了体现在更方便提高效率之外，还体现在降低安全隐患上。做好档案工作并不断发展档案的建设，不仅一定程度上保护了员工和企业的隐私，也对企业的发展提供数据信息。而做好数

8、字档案的开发和研究，真正能对档案信息化建设的发展起到很大的促进作用。充分发挥数字档案的优势，去解决信息化建设发展的进程中遇到的问题，将是档案研究者未来