会计档案管理办法

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1、会计档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司会计档案管理，规范公司会计档案保管及使用行为，根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计档案管理办法》，结合本公司有关规定，制定本办法。第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，以及其他与财务管理、会计核算业务有关的各种资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。分类如下：（一）会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片（账册），辅助账簿，银行对账单及银行存款余额调节表、其他会计账簿（四）财务报告：会计

2、报表及附表、附注、月度、季度、年度财务分析报告、年度财务预算报告、外部年度审计报告、内部审计报告（五）涉税资料：国税、地税纳税申报资料、年度所得税汇算清缴报告、各税种减免审批件、税务检查结果通知书或处罚书、税务登记资料、其他涉税资料等。（六）电脑资料：会计电算化软件数据盘、各类会计报表、财务管理及分析报表、财务预算及财务文件、报告数据盘、（七）发票、收据：各类已开具各发票、收据存根联，增值税专用发票抵扣联，发票、收据登记簿，增值税专用发票审批簿（八）合同：业务合同、借款合同、担保合同、投资合同等（九）投资、基建、技改项目等资本性支出

3、资料（十）贷款、担保、资金往来等资料（十一）其他资料：与财务有关文件、批件、会计档案登记簿、会计档案移交清单第三条公司财务部是会计资料的保管及使用的责任部门，公司财务负责人是会计档案管理责任人，财务负责人可指定专人（保管人）负责会计档案的保管，建立健全会计档案的内部控制制度。第四条会计档案管理应严格遵守公司〈保护商业秘密规定〉，对被纳入商业秘密范畴的会计档案应按规定采取保密措施。对查、借阅密级档案的手续严格把关，不允许阅档人员擅自复制、抄录、拆散和携走有密级的会计档案。第二章会计档案装订及电脑备份第五条手工会计凭证由经管人于次月装订

4、成册，电算化凭证应于次月打印装订，记账凭证后附对应原始单据，整齐书写会计凭证封面，按顺序编号。次年1月份移交档案保管人登记归档。第六条手工会计账簿封面应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用起止日期，并加盖单位公章和财务的负责人的签章。采用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质会计账簿，封面也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员，并加盖单位公章和财务的负责人的签章。次年1月份移交档案保管人登记归档。第七条各类财务报表、报告，应分别财务报表、报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报表、报告应加

5、盖单位公章，单位负责人、财务负责人及编制人应在报告上签章。次年1月份移交档案保管人登记归档。第八条涉税资料由经管人次年1月份装订成册并移交档案保管人登记归档。第九条其他各项财务会计资料均须要于次年1月份清理，并登记归档。第十条财务软件系统资料须于次月及时备份，并按规定时间传回总公司备份，其他电脑资料数据应及时备份，次年1月份将电脑资料登记归档。第三章会计档案保管第十一条财务人员日常经管的账册资料须按规定要求自行装订完好，次年1月份移交会计档案保管人登记归档保管。未移交的会计档案，经管人是会计档案的保管责任人。第十二条会计档案保管人应

6、对移交的会计档案，登记造册，建立会计档案保管登记簿，记录会计档案移交、查阅、借出、抽调、销毁等情况（见附表）。第十三条会计档案责任人应对会计档案摆放整齐、做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。第十四条上述第二条会计档案分类所列1-6项必须永久保存；7-11项原则上永久保存，确需销毁，须经董事会批准，但保管期不得小于10年。第十五条已装订归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。如确需要，须经总经理及财务经理批准，会计档案保管人需登记备案。第四章会计档案查阅、借阅第十六条公司员工因公需

7、要查阅、借阅会计档案，需填报《会计档案查（借）阅审批表》（附件），写明查（借）阅理由，经总经理及财务经理审批后，会计档案保管人登记备查，对于借出档案需督促按限期归还。第十七条会计档案原则上不得复印或借出，对有特殊理由需要的，经总经理审批，财务经理应认真审查后办理，但对于属商业秘密的会计档案，一律不允许借出或复制。第十八条对于税务、公安、法院等国家行政管理部门因检查、稽查、协查等需要强制性查阅、借阅公司会计档案资料的，由财务经理负责办理借阅手续，并将需借出会计档案造册登记备查及收回。第五章会计档案销毁第十九条对按第十四确条规定确需销毁

8、的会计档案，由会计档案责任人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报董事会审批。第二十条经董事会批准销毁的会计档案，由公司财务负责人作为销