outlook 2010 的最佳做法

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1、Outlook2010的最佳做法本文是由创建MicrosoftOutlook2010的产品工作组编写的，此举最充分的理由是客户要求。Outlook2010旨在为广大受众所用，满足各种工作需求和方式。虽然没有一种既定的方法，但还是有一些我们了解的比其他方法更容易的使用程序的方法。我们希望通过了解最佳做法，您能获得使用Outlook的最佳体验。本指南阐述了我们有关如何充分利用Outlook2010的建议。但是，它并不是综合指南。其中涵盖了几个核心方案以帮助您利用Outlook来满足您的信息管理需求。本指南面向的用户：在某个大公司的IT部门工作。

2、每天接收的电子邮件超过30个。每天花费大量时间使用Outlook2010发送和接收邮件以及安排或参加会议。将Outlook2010与MicrosoftExchangeServer帐户配合使用。无论您的服务器安装情况或组织的规模如何，此文档都将非常有用。适用于IT管理员前面有Office2010徽标的句子是对其他MicrosoftOffice2010产品（例如MicrosoftOneNote2010和MicrosoftSharePointServer）的引用。提及自动存档和Outlook数据文件(.pst)的句子都标有“文件柜”图标。如果您的

3、组织未部署这些产品或功能，可忽略这些说明，不影响整个文档和工作流程。本文内容良好时间管理的基本原则设置Outlook2010：布局文件夹规则待办事项栏通知类别快速步骤管理收件箱要注意四点每日查看：管理您的时间和任务任务：执行工作查找该邮件：有效搜索如何查找来自特定人员的邮件编写出色的电子邮件日历和会议联系人常见问题参考关于作者良好时间管理的基本原则Outlook2010是一个能帮助您管理电子邮件、日历、联系人和任务的工具。因此，不论是在您的通信还是您的时间管理中，它都占据着中心位置。为充分利用Outlook2010，我们提出了一些基本原则：

4、减少您阅读邮件的位置。通过使用一系列规则将您需要阅读的所有邮件筛选至一个位置（收件箱）。传递一些邮件。使用规则将您需要阅读的邮件发送到您的收件箱，然后让其余邮件原封不动的流入“联系人组”（或通讯组列表）文件夹（“联系人组”文件夹）。您不需要（在大批量的情况下也不能）阅读每封发送给您的邮件。只有重要的邮件才应进入您的收件箱。保留可能会是很有用的剩余邮件（例如，当您遇到一个问题时）。减少您手动归档邮件的位置。通过依靠搜索查找邮件来减轻归档造成的脑力负担。处理邮件时要注意四点。阅读您的邮件时，决定是否要：删除。执行（响应或归档以供参考）。委派（转

5、发）。推迟（使用类别和标志）以在您的任务列表中对其进行第二次查看。将您的待办事项列表减少到一个。使用一个待办事项列表和一个日历来管理您需要执行的操作。分批处理。使用类别可帮助您将类似的任务组合在一起。发送邮件时进行良好的判断。遵循编写出色邮件的注意事项。定期查看您的日历和任务。即使您不使用此处介绍的所有最佳做法，只遵循其中一部分也能改进您的Outlook2010使用体验。设置Outlook2010：布局遵循最佳做法的第一步是设置一个系统来优化您使用Outlook2010的方式。最佳做法是：1/19将导航窗格于左侧打开。将您的邮件置于对话视图

6、中，则直接发送给您的邮件会自动设置为蓝色。将阅读窗格置于右侧。将待办事项栏于最右侧打开。如果您的屏幕分辨率小于1024x768像素，可将“待办事项栏”最小化。打开缓存Exchange模式。有关如何设置建议布局的详细信息,请参阅常见问题部分。文件夹最佳做法是：有一个收件箱来容纳您需要加工（处理）的邮件。收件箱用来接收直接发送给您的邮件或需要您阅读的重要邮件。如果您收到往来于不同人员之间的许多邮件，请更改为“对话”视图。否则，请使用“日期”排列方式（默认排列方式）。使用自动格式规则将所有仅发送给您的邮件标记为蓝色。在收件箱下，有一个参考文件夹用

7、来容纳您以后可能要重新参考的所有参考资料。任何邮件都不会自动归档（即通过规则）到该文件夹中。将该文件夹命名为1-参考。（增加1-将使它成为收件箱下的第一项。）该文件夹创建于收件箱下，这样您就可以折叠收件箱并将其从视图中删除。将该文件夹设置为每年自动存档。注释如果该文件夹太大（10,000个项目或更多），Outlook2010在切换到该文件夹时会变慢。有一个文件夹来容纳职业相关、私人以及个人邮件。有一个文件夹来容纳个人和职业相关的信息，可让您即使在有他人看到的情况下也能自由地搜索邮件，不用担心会出现个人敏感邮件。将该文件夹命名为2-个人。经理

8、可能会有一个名为3-管理的文件夹，其中包含对员工的反馈。将该文件夹设置为每年自动存档。有一组容纳“联系人组”邮件的文件夹。不需要阅读所有发送到“联系人组”（也称为列表服务器、或邮