浅析高校职工住房档案信息化管理

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1、浅析高校职工住房档案信息化管理　　摘要：高校职工的住房呈现出多样化形式，住房档案也日益增多。在网络信息化时代，信息化是保存、管理和利用好职工住房档案，提高高校房产管理水平的有效方式。关键词：高校职工；住房档案；信息化管理中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）24-0235-020引言高校职工住房档案是高等学校的房管部门对教职工住房和公寓以及与之相关一系列事务进行管理的工作过程中，在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作和住房补贴发放管理过程中

2、直接形成的有保存价值的历史记录，是高校职工住房管理工作的真实记载和重要依据，是高校档案管理工作的重要组成部分。1高校职工住房档案的主要内容6高校职工住房档案除少部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外，绝大部分档案是纸质档案。包括有房屋土地证、不同时期与教职工签订的各种类型的承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议、教职工填写的住房补贴申请表、领导批示、职工与配偶个人信息、个人住房凭证，相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等数以万计的文字材料。

3、另外还有关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、建筑面积、使用面积、物业、包烧费、房租、住户基本信息等各类档案材料。2住房档案信息化建设2.1住房档案信息化建设的意义在深化城镇住房制度改革的大背景下，高等学校职工的住房形式呈现出复杂多样性。如全面推行了住房公积金制度；原有的公有住房按照房改政策出售给教职工；由实物型住房分配转变为货币化分配。伴随而来的是产生了大量的纸质文档。如何进行有效、方便快捷的查询管理，对其进行统计分析，为决策提供有力的事实依据，是摆在高校房产部门面前的迫切需要解决的问题。2.2

4、住房档案信息化建设的涵义住房档案信息化建设是指运用信息技术提高高校住房档案工作的现代化水平，重新思考职工住房档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中职工住房档案管理与应用的基本框架与基本方法，实现高校职工住房档案管理更好地适应住房制度改革和快速发展的教育事业。2.3住房档案信息化的技术2.3.1办公自动化OA技术6办公自动化技术分为三个不同的层次：第一个层次是事务型办公自动化系统，只限于单机或简单的小型局域网上。第二个层次是信息管理型，是把事务型办公系统和数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处

5、理系统。第三个层次是决策支持型。它建立在信息管理级的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。住房档案电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。2.3.2数字化技术数字化技术也是档案信息化的基础技术。住房档案信息数字化即将纸质文件等传统介质的文件和已归档保存的电子形式的档案，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等现代信息技术手段进行加工处理，将其转变为数字形式的电子

6、媒体并制成住房档案信息数据库，拓展档案信息资源开发利用，为实现网络环境下的住房档案信息资源共享奠定基础。2.4数字化档案与纸质档案的关系2.4.1纸质档案是数字档案形成的基础除了部分档案信息资源是由其形成者直接以数字形式形成外，相当部分的档案还必须依靠管理人员去进行收集、加工整理，然后转换成数字形式才能上网提供利用。数字档案信息的原生性、真实性和可靠性必须以纸质档案作为保障。2.4.2数字化档案为纸质档案提供了新的管理和服务机制6纸质档案管理，其核心是拥有纸质档案文件实体，并进行收集、整理、鉴定、保管

7、、统计及利用等业务工作。而数字化档案则打破了纸质档案的物理界限，引入逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统，能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源。正是这种动态搜寻联结机制，极大地延伸纸质档案的信息服务能力，从而提高档案管理利用水平。3高校住房档案信息化的实现3.1档案信息化理论体系建设当前哈尔滨工程大学的住房档案信息数字化分为两个层次：一是住房档案目录信息的数字化。规范住房档案信息的著录标引，按照楼号和工号建立档案目录数据库。系统将档案划分为住房档案、人员档案、补贴档案三大类，即互相独立，又密

8、切关联，档案管理人员可以进行灵活的查询和联结分析；二是职工住房档案全文信息的数字化。采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图片格式。并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。利用数据库软件，进行系统分析与设计，实现数据的查询、维护、统计、计算分析、预警提示等功能。住房档案的信息化，实践着一种新型管理模式，迅速、多方位地检索到档案资料，提升了高校职工住房管理的水平和效率。3.2档案信息系统标准化建