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1、物资采购内部风险控制[摘要]本文论述了企业防范物资采购风险的主要对策;物资采购内部控制实施要点;加强企业物资采购内部控制的建议。 [关键词]物资采购内部风险控制 物资采购是企业经营的一个核心环节,是企业获取利润的重要来源。而企业物资采购又往往是企业经营管理中薄弱的一环,也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等等;也最容易“跑、冒、滴、漏”,积压浪费。因此,通过对物资采购全过程的监督,加强对物资采购环节的风险管理,为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。 一、企业防范物资
2、采购风险的主要对策 1.应建立与完善企业内控制度,加强教育,提高素质 应建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝合同风险。 2.加强对物资采购招标与签约监督 (1)检查物资采购招标是否按照规范的程序进行,是否存在违反规定的行为发生。采购经办部门和人员是否对供应商进行调查,选择合格供应商。是否每年对供应商进行一次复审评定。 (2)加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、
3、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;通过资信调查,切实掌握对方的履约能力;对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。 3.加强对物资采购全过程、全方位的监督 全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同,质量验收和结账付款四个关键控制点的监督,以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。 (1)
4、加强对物料需求计划,物资采购计划的审计。审查企业采购部门物料需求计划,物资采购计划的编制依据是否科学;调查预测是否存在偏离实际的情况;计划目标与实现目标是否一致;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。 (2)做好合同鉴证审计 ①审查签订经济合同当事人是否具有主体资格,是否具有民事权利能力和行为能力。 ②审查经济合同当事人意思表示是否真实。 ③审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。 ④审查经济合同主要条款是否完备,文字表述是否准确,合同签订是否符合法定程序。通
5、过审计鉴证,可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象;提请当事人对缺少的必备条款予以补充;对显失公平的内容予以修改;对利用经济合同的违法活动予以制止,从而减少和避免经济合同纠纷的发生。 (3)做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计 当前,合同纠纷日益增多,如果合同丢失,那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此,建立合同台帐、做好合同汇总,运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息,也是加强合同管理,控制合同风险的一个重要方面。 (4)加强对物资采购合同执行中的审计 ①审查合同
6、的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录,是否严格按合同规定付款。 ②审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程中,都要对物资进行验收控制。 ③对不合格品控制执行情况审计,发现不合格应及时记录,并采取措施。 ④重视对合同履行违约纠纷的处理。合同履行过程中约纠纷客观存在,若不及时处理,不仅企业的合法权益得不到保护,而且有可能使合同风险严重化。 (5)加强对物资采购绩效考核的审计 建立合同执行管理的各个环节的考核制度,并加强检查与考核,把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和
7、责任,明确规定出工作的数量和质量标准,分解,落实到各有关部门和个人,结合经济效益进行考核,以尽量避免合同风险的发生。二、物资采购内部控制实施要点 1.内部控制的初步评价与关键控制点主要包括的内容 (1)内部控制的了解与初步评价。通过对公司的基本情况的调查了解,内部审计人员首先需要了解企业的经营情况是否良好;是否属于合法、正当的经营企业,进一步了解其关于采购付款环节的内部控制程序,考察公司在该方面的内部控制制度,程序设计是否齐全、合理,整个循环是否由清购、订购、审核、验收与保管、编制应付凭证、会计处理、付款等环节构
8、成。请购单审核是否符合公司采购计划,是否经相关主管人员签字审批等程序后,采购部门根据合同规定的请购单编制连续编号的订购单并报审核部门审批,订购单经审核批准后,向供应商发出订货要求,(若数额较大)签订正式合同,所购货物运到公司后经过验收部门负责验收之后方可入库,记账,付款等环节都有相应的凭证和处理手续。内部审计人员认为
