论建立会计电算化备案制度

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1、论建立会计电算化备案制度会计电算化备案，是指企业、行政事业单位，在实行以计算机替代手工记账(甩账)前，应到相关财政部门将电子化会计核算数据以及可见性会计文档资料进行检测、备案的过程。备案，是指人民政府各工作部门、下级行政机关或被法律、法规授权的组织做出具体行政行为或行政管理行为后，将有关的信息予以登记，并以书面或电子行政公文等形式上报本级人民政府、上级主管部门或法律、法规授权的组织备查，以便及时发现和纠正错误的内部行政行为，或行政相对人在事后用书面形式向行政机关提供有关信息情况予以登记备查，并间接对相

2、对人产生法律效果的具有行政管理性质的外部行政行为。2002年，国务院修正并颁布了1990年出台的《法规、规章备案规定》，彰显了备案的重要性，规范了备案的程序。会计电算化备案，是指企业、行政事业单位，在实行以计算机替代手工记账(甩账)前，应到相关财政部门将电子化会计核算数据以及可见性会计文档资料进行检测、备案的过程。备案制度是会计电算化实施的重要组成部分，它的作用与意义主要在于通过备案制度，财政部门可以规范会计核算数据格式的标准化，及时纠正单位在会计电算化应用中存在的问题，保证会计核算、管理等工作的正常

3、运行。制度建设上海先行在会计电算化备案制度建设方面，上海市走在了前列。从2002年起，上海市取消了会计电算化应用行政审批制度，改为检测标准接口+会计基础工作规范=备案的形式。上海市财政局于2002年发布的《关于本市企业、单位实行会计电算化有关问题的通知》(沪财会[2002]41号)中规定，为转变政府职能、减少行政审批事项，对各企业、单位使用计算机替代手工记账实行备案制，财政部门不再组织验收审批。对申请会计电算化备案的企业、行政事业单位，41号文件从以下几个方面进行了比较详细的规定：会计核算软件;计算机

4、硬件;会计人员从业资格;会计资料的输入、核算和输出;会计电算化内部控制制度及管理制度。在以上几个方面达到要求时，企业可以向财政局申请备案。申请备案时应具备的资料：填写《上海市单位计算机替代手工记账备案表》，会计科目代码表、会计电算化有关管理制度、人机并行期间套打输出的会计可见性文档抽样资料(包括不同类别的会计机制凭证、现金和银行日记账、某科目的明细账、总分类账)及主要的电子报表一起报送同级财政部门备案。备案通过后，财政部门还要将《上海市单位计算机替代手工记账备案表》同时抄送同级税务部门。如果单位对已使

5、用的会计软件进行重大修改或升级更新版本，或者对会计电算化工作做出重大调整时，应报同级财政部门备案，同时抄送同级税务部门。实施过程暴露出的缺陷随着《会计核算软件数据接口标准》的升级，以及财政部门检测软件的不断优化，各单位所使用软件的缺陷、不符合会计制度规范的操作，在向财政部门申请备案的过程中逐渐显露，主要表现如下：一是，由于企业会计人员的整体素质等因素，以及手工记账时的不规范方式，不能达到完全使用计算机替代手工记账的工作要求;所谓会计信息资源共享，是指同一会计信息资源可以被不同的使用者用于各自不同的目的

6、。会计电算化的发展，改善了会计信息质量，降低了会计工作的劳动强度，提高了会计信息的实时性，但同时也赋予了会计信息以新的流通特点，在会计信息的传递和交流上带来了新的问题。本文拟就电算化后的会计信息资源共享问题，提出一点个人的看法。一、电算化会计信息资源共享的概念所谓会计信息资源共享，是指同一会计信息资源可以被不同的使用者用于各自不同的目的。而电算化后的会计信息资源共享，其主要的问题，是怎样使同一信息资源的电子数据形式能够被各需求方无障碍地解读和利用。对于具体的会计主体，会计信息资源的共享有两层含义：分享

7、他人的信息资源和我方的资源与他人分享。以具体的信息处理系统为参照，可将共享的信息资源分为三类：原始资料、中间结果和终极信息产品。从信息需求者所涉及的范围看，电算化会计信息资源共享又可以分为以下几个层次：信息系统内各功能模块间的原始资料共用和中间结果交换;会计主体内各职能部门间的经济信息交流与利用;主体与上下级间的财务数据上报与下发;社会范围内的财务状况披露与经济情报搜集。二、电算化会计信息资源共享的现状基于以上概念，反观我国会计电算化发展的十余年，在孤立系统的普及和应用上发展迅猛，已基本满足了代替手工

8、进行会计核算的需要;而在电算化会计信息共享方面的发展却非常欠缺。会计信息在部门间、在上下级单位间、在社会各相关权益人间的交流，甚至比手工会计时期更艰难!必须在系统间对同一数字化信息再通过人工解读、转换、重新录入的事例不胜枚举。如工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统数据、上级部门的报表汇总系统与本单位的报表生成系统脱节等等，不一而足。对同一数据源的重复录入，不仅仅是对人力和设备资源的浪费，更严重的是它增大了数据的差错率，降低了会计信息利用的时效性，其影