财务报销制度及报销流程

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财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、项目相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定(一)出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款（借款金额不可超出本人工资，如超出需副总特批），出差返回后3个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (四)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须按《报销流程审批》，否则财务人员有权拒绝销帐。(五)借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（六）员工私人借款的额度不得超过本人当月工资50%，返款日为下次发放工资之前，否则将在发放工资时扣除借款。第一条借款流程(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(二)审批流程：参照《财务审批流程》。(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第二条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第三条费用报销的一般规定(一)报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度) (二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(三)按规定的审批程序报批。(四)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第四条费用报销的一般流程:参照《财务审批流程》。第五条差旅费报销制度及流程。（一）报销范围：本细则适用于公司国内出差的报销及外地长驻人员。（二）出差审批办法：出差申请程序：因工作需要出差，无论是否借款，出差前均应填写“出差计划”，明确出差任务、出行路线、逗留时间及随行人员等相关事宜，出差申请单应由部门主管审核签字。若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制出差申请单。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。“出差申请单”由财务部留存，并作为部门费用考核依据。如需借款，应填写“领款凭单”，根据出差申请单确定借款金额。同时财务部实行“前账不清、后账不借”的原则。A、差旅费报销程序： 1、出差人填写好差旅费报销单，将票据粘在粘贴单上，由报销人签字，经部门主管或经理确认。2、负责人审批签字。3、会计审核制单，预借款予以冲销，款项多退少补。4、会计复核凭证。5、出纳办理：现金、支票收付。A、出差住宿标准：（附全国城市定位一线、二线、三线、四线）人员级别城市住宿费标准补助标准三线、四线城市一线、二线城市全线城市普通职员（副）主管、副经理100元/天120元/天140元/天20元/天经理（含）以上总经理以下级别140元/天180元/天20元/天总经理实报实销实报实销实报实销注：(1)报销时均以实际有效票据为准，超出标准的部分公司不予报销，公司将低于标准的部分的50%做为奖励；（2）住宿原则，如是同性别2人或多人出差，采用拼房合住方式，计算标准同上； （3）以上表格中若（客户或第三方）公司已经承担食宿费，则不另行报销；（4）大型培训及公司活动由组织部门统一领款报销，则不另行报销。（5）出差补助发放标准：支持（巡查）XX市以外市场或门店可享有20元/天的出差补助。（6）大型培训及公司组织活动均不享有出差补助。（7）出差补助计算方式：按自然天数计算，出差半天按半天计算出差补助，夜间乘车（下午18:00以后且连续乘车7小时达到）计算半天出差补助。（8）出差补助发放形式：由出差人员填写报销单，单据上注明出差天数与补助金额，报销时统一办理。（9）出差补助从XXXX年X月X日开始试行，试行部门为XX部、XX部其他部门暂时不推行，若后期执行范围扩大将出具修改文件说明。（10）长期驻外补贴：同一地点连续出差10天以上为长期出差，不发放出差补助，可申请长期驻外补贴，长期补贴根据城市定位不同，进行分级，具体为：一线、二线城市500元/月，三线、四线城市300元/月。C、乘坐工具标准：级别项目普通职员（副）主管、副经理经理（含）以上总经理以下级别总经理 飞机不允许乘坐不允许乘坐按实报销“动车”不允许乘坐普通列车7小时内到达，可选择“动车”按实报销火车7小时之内到达目的地标准为硬座，7小时以上可选择规定标准硬卧铺7小时以上到达目的地标准为硬座，7小时以上可选择规定标准硬卧铺按实报销市内公交车、出租车市内公交车票按标准报销，不予报销出租车票按月标准凭票报销按实报销（三）差旅费报销原则：（1）住宿费报销条件：根据出差计划单表预算，结合出差住宿标准核算，超出预算部分不予报销。（2）交通费报销原则：根据交通乘坐标准，结合出差计划表进行报销，超出预算部分不予报销。（3）交通补贴：凡有交通补贴的员工严格按照标准报销，超出标准部分不予报销。交通补贴只针对XX市内交通费，因出差产生的其他城市市内交通费按照出差标准报销）。（4）出租车费用报销：参照“乘坐工具标准” 执行，但考虑大部分员工对出差地乘坐路线、工具不清晰，特规定，单次出差由汽车（火车）站至目的地，由目的地至车站，车程20元以内可乘坐出租车，超出标准外应乘坐巴士（或超出部份出租车费不予以报销）。（1）出差期间，若发生招待费（须获得上级批准），报销时须单独填报，要求写明发生费用原因，被招待对象及其联系电话和就餐金额。（2）出差的行程路线须与出差申请单上表明路线相符。不得乘坐旅游专线汽车，不得绕行。违反规定的，其超出标准的金额，自行承担，并减出多行走天数已发生的费用，且多行走的天数按旷工处理。（3）出外学习、培训和参加会议的人员，如果主办单位统一安排食宿，食宿费已包含学习、培训、会议费用中的，凭会议证明和发票，在审核后按实报销学习、培训、会务费，不再另报住宿费及补助。如经审查后，发现有弄虚作假者，按多报住宿费及补助的5倍罚款，给予其所在部门或分管领导2倍的罚款。（4）公司组织大型培训及公司活动应严格按照安排流程执行，不得违反规定私自操作。违反规定的，因其产生的金额，自行承担，若有超出安排时间的，超出部分按照旷工处理。(10)严格控制出差人数，多派人出差的部门领导处以多派人出差费用的2倍罚款。(11) 出差人员应在回公司后3个工作日报账，需延期报销的应有书面申请并有部门领导和分管领导审批。否则按应报金额的10%进行处罚，同时对部门领导罚款50元/次。第六条电话费报销制度及流程(一)费用标准1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，根据员工工作性质以及公司的实际情况设定报销标准。2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。(二)报销流程1、财务部通知XX部有话费补助的员工于每月（10日前）按话费标准将发票交财务部，以便会计做账。2、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报副总经理批示处理办法。第十一条交通费报销制度及流程(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，经行政部车辆管理人员同意后方可用车，特殊情况经经理批准方可乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。 (二)报销流程参照《财务审批流程》第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。（二）报销流程1．购置申请:公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得副总经理的同意。 2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报副总经理审批。3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。一般来说公司所有资料、用品购买均由行政部负责，特殊情况除外。4.其他费用：根据实际需要据实支付。(二)报销流程：参照《财务审批流程》第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。第十五条工薪福利支付流程(一)工资支付流程：（1）每月13日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）编制标准格式的工资表；（2）具体审批流程参照《财务审批流程》；（3）每月18日由财务部通过银行代发形式支付工资；（4）每月18-25日员工到人事部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（二）临时工资支付流程同工资支付流程。 （三）社会保险支付流程：（1）由人力资源部将由公司副总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（四）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单，具体流程参照《财务审批流程》第五部分专项支出财务报销制度及流程第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。(一)填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。(三)结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以银行转账/支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在事后的第一个报销日内办理报销手续。 第十八条其他专项支出报销制度及流程(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向副总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经副总经理签署审核意见后方可执行。(三)财务报销流程1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。3．付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在返回公司后3个工作日内办理报销手续。第六部分报销时间的具体规定第十九条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 1.财务报销：出纳报销时间为：周一至周五的13：00-17：00为了便于财务部集中时间月末结账，每月28日后不进行账务报销。2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。第七部分附则第二十条本制度解释权归公司财务部。第二十一条本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人签字后生效。职责权限部门或相关负责人相关负责人签名签署日期制定部门财务部会签部门营销人事部、招商审批副总经理审批总经理