行政事务部工作管理手册

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1、方行政事务部工作管理手册2010年8月目录第一章总则4一、制定管理手册的目的4二、行政事务部的职责范围4第二章部门结构5一、部门岗位职责图5二、岗位职责描述6第三章工作管理规程7一、行政管理71、考勤制度72、加班制度73、请假制度74、例会制度7二、业务管理71、受理电话规范72、发送电话规范83、通话的基本要求84、总机的管理制度85、来宾接待须知96、前台接待处配备：97、办公用品的购发98、礼品109、名片管理办法1010、证照的管理1111、印鉴的管理1112、员工胸卡的管理办法1113、钥匙管理规定1214、书刊管理办法1215、安

2、全保卫工作条例1216、司机管理规定：1317、车辆管理办法1418、会议规则与管理15三、员工考核管理制度181、考核目的182、考核时间183、考核内容184、考核形式和办法195、考核程序196、特殊考核207、考核结果及效力20第一章总则一、制定管理手册的目的为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率，我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定《行政事务部管理手册》。二、行政事务部的职责范围行政事务部的主要职责范围包括：（一）后勤服务的全方位保障（二）印鉴管理（三）安全保卫管理（四）有

3、关证件的办理与保管（五）公司活动的组织第二章部门结构一、部门岗位职责图行政事务部经理司机行政助理前台接待总接公信用文设行车车机待司件品件备政辆辆的来考收管管维事的的接客勤发理理护项使费听养用修预算二、岗位职责描述参照公司《岗位说明书》第三章工作管理规程一、行政管理1、考勤制度参照公司相关制度2、加班制度参照公司相关制度3、请假制度参照公司相关制度4、例会制度第一条为了能及时总结本部门阶段性工作情况，调整和部署下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，我部门实行每周例会制度。例会可邀请其他部门有关人员列席参加。第二条在周例会上所做出的

4、任何决定，员工都要坚决执行，贯彻落实。第三条所有员工（特殊情况除外）都必须准时参加每周的例会，否则按旷工处理。二、业务管理1、受理电话规范第一条电话铃声一响，应迅速接听。第二条总机在接听电话时要迅速，并用亲切的口吻说：“您好！，***”；第三条若分机占线，应对来电者说：“对不起，分机占线，请稍后再拨。”；第一条若对方电话不清晰，应说：“对不起，麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗语，都应和气应答；第二条在受理电话时，要认真听取对方谈话，必要时应做好详细记录；第二条在结束通话前，道“谢谢，再见！”。2、发送电话规范第一条在发送电话时，首先自

5、己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿；第二条电话接通后，应通报自己单位、姓名，如“您好，我是某公司***部***。请求对方找受话人；第三条需要对方记录时，在叙述事由前提醒对方做好记录准备；第四条对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。3、通话的基本要求第一条语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自己“我在代表公司讲话，这是公司形象的一部分。”所以用电话时，一定要注意使用文明礼貌语言，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转

6、：“您贵姓？应当怎样称呼您？”；第二条发音要清楚，语言要准确。通话应使用期普通话，切忌夹杂方言土语；第三条内容要扼要，重点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意，使对方能抓住中心；第四条按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自己的权限，不可怕麻烦，就拒绝或随口答应，应向对方说明情况，特向领导请示后再答复对方。4、总机的管理制度第一条总机人员应注意衣着、态度；第二条总机在工作时间必须有人值班，总机文秘有事外出，必须找人替位。除总机文秘外，其他人不得用总机接打电话；第三条不准过多、过长时间打

7、私人电话；第一条不得用公司电话拨打私人长途；第二条由总机负责快递收发；第三条由总机负责报刊杂志。5、来宾接待须知第一条对非公司同事进入，应主动询问，了解来访目的及机构，姓名，并请对方出示名片；第二条打分机联络被访者，以确定是否有空或接见，如等候时间过久，应主动再联络被访人，并委婉告之来访者原因；第三条要求被访人到大堂服务台接来访者到会客室，不可让来宾自行进入；第四条来访者如果是高级主管之贵宾，即应与主管的秘书联络，由秘书前往引导，如主管；正在开会或会客，则需告之来访者再等片刻；第五条事先预定来访之贵宾，前台人员应随时注意仪表。贵宾来时，一般由公

8、司领导亲自到门口接见第六条对推销货品之人或不速之客，亦因礼貌地请其留下名片并委婉谢绝。6、前台接待处配备：第一条饮水机，并保持有人换水，并配备纸杯;第