行政文员的工作内容和职责

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1、行政文员的工作内容和职责　　行政文员的工作内容和职责具体有哪些?以下是小编整理的关于《行政文员的工作内容和职责》的文章，欢迎大家阅读参考!　　1、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。　　2、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。　　3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。　　4、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。　　5、负

2、责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。　　6、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。　　7、完成各项勤杂、采购工作。　　8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。　　9、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。　　10、完成行政部经理临时交办的其他任务。　　第一条传达事务　　1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意

3、图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复。　　2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是××公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。　　3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。　　4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私

4、用文书(这些区分的范围需事先请示主任)。需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。　　第二条日常运转工作　　1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。　　2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。　　第三条用品的整理　　文员应将主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用

5、品事先准备齐全。　　1、在办公室内：平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。　　2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。　　3、文件、资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。

6、　　第四条文件整理业务　　1、为使主任处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对文件进行整理。整理工作首先要根据主任的意见将文件分类，并放入固定的装具和内容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。　　2、整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。　　3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类的文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。　　4、经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称

7、。应在听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。　　第五条整理清扫工作　　1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要准备好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。　　2、室内的物品要放在固定的地方。　　第六条代行业务　　1、参加庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。　　2、转达主任意见或命令：表达主任意见要完整、准确，注意简洁迅速。有时根据情况还要将对方的答复向主任汇报。　　第七条

8、会计实务　　该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。　　1、关于次产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表。在特殊情况下，要随时根据经理及副经理发要求拿出报表。