乡镇档案业务培训资料

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1、乡镇档案业务培训资料汤阴县档案局二○一四年六月15目录一、关于乡镇级综合档案室建设的几个问题二、文书档案整理三、声像档案整理四、实物档案整理五、会计档案整理六、科技档案整理七、计划生育档案归档整理办法八、纪检案件档案归档整理办法附录:1、xx镇人民政府档案分类编号方案2、xx镇机关文书档案机构代号表3、村(居)委会文件材料归档范围与类别设置4、xx镇机关文书档案保管期限表15一、关于乡镇综合档案室建设的几个问题(一)适应档案事业发展趋势,实现各门类档案的集中统一管理1、一个单位的全部档案实行集中统一管理是档案法律法规的要求《中华人民共和国档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料,

2、必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。”2、集中统一管理的优点集中人力、物力;确保档案和档案信息安全;便于档案资源的整合与共享。3、乡镇档案室接收档案时间要求乡(镇)委、乡(镇)政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案,整理好后定期向乡(镇)综合档案室移交:文书档案、声像档案、实物档案:一般在其形成的第二年第5月底以前移交。基建档案:在工程项目竣工验收后三个月内移交;会计档案:在会计部门保存一年后移交;计划生育档案:在计生部门保存两年后移交;纪检案件档案:在纪检部门保存三年后移交;其他门类档案移交时间由乡(镇)档案室与相应部门商定。(二)

3、提高认识,高质量完成各门类档案整理工作1、档案整理注意事项15(1)各部门、各单位要按照国家和省的有关规定,提高整理各自形成档案材料的自觉性和主动性。相关规定:《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)、《中华人民共和国档案法实施办法》规定:应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构(即文件材料形成部门)负责完成。为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作:第一,能保证归档文件材料的齐全完整性、准确性,提高档案保存价值。第二,能保证归档文件材料的有序性、系统性,提高档案整理工作效率。(2)乡(镇)委、乡(镇)政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门

4、档案的整理。各部门都有文书档案,有的部门还形成其他类别的档案,要注意区分开。例如:财会部门:形成文书档案、会计档案、房地产契税档案;纪检监察部门:形成文书档案、纪检案件档案;计划生育部门:形成文书档案、计划生育档案;土地管理部门:形成文书档案、地产地籍档案。注:组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。(3)村(居)委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如:文书档案中及时收集整理:有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、医疗保险、养老保险(包括农保转城保的材料)、五保户等方面的材料。15各类专门档案注意及时补充。一般村(居)委会都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土地

5、管理档案、声像档案、实物档案、人员档案(党员个人档案、农户档案、股民档案)等专门档案。(4)中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如:有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。(5)做好档案信息的异质转换备份实行电子档案与纸质(实体)档案“双轨制”。(电子数据有不能直接识读、易消失、易被篡改等先天缺陷;纸质等实体档案信息不易传播、共享)(6)注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将档案工作纳入岗位职责,纳入年终考核、绩效考核;加强监督指导,奖罚分明。2、档案整理的要求与步骤(1)档案整理的基本要求:科学规范怎样理解科学规范

6、:遵循规律,保持联系;分门别类,有目可查;手段先进,方便利用。怎样做到科学规范:自力更生,及时整理;社会力量,适时借助;加强联系,寻求指导。(2)档案整理的一般步骤分类→鉴定→编码→电脑著录→编制目录→封装排架县直有关单位也可参照有关内容对本单位档案进行整理15二、文书档案整理(按单件方法整理)(一)三分开1、分归档与不归档:参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)执行。归档部分:以本级文件为主;上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的;下级文件中主要是工作汇报、请示、统计报表等;2、分保管期限:归档文件按照《文书档案保管期限表》划分为永久、30年、10年三部

7、分;3、分年度:以文件落款时间为准。(二)编页码只对文件材料的有效页面编页码,空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码;一份文件各部分(如收、发文处理单和定稿等)已有独立正确的页码时,也可以不用再编页码,合并计算其总页数即可。(三)排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由(同一次会议、同一个活动、同一件事情等)的文件排列在一起。(四)盖归档章(全宗号)(年度)(室编件号)(

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