北京通州区档案局

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1、北京市通州区档案局文件通档发〔2015〕3号北京市通州区档案局关于印发《加快推进全区档案数字化工作的实施方案》的通知各乡、镇人民政府，各街道办事处，区属各委、办、局、中心、公司，区各人民团体，各区级国家机关档案部门：为贯彻落实北京市档案局关于档案数字化工作的要求和通州区政府第十四次常务会议精神，加速推进全区档案数字化工作，现将《加快推进全区档案数字化工作的实施方案》印发给你们，请认真遵照执行。北京市通州区档案局2015年8月28日-9-北京市通州区档案局关于加快推进全区档案数字化工作的实施方案根据《北京市“十二五”时期档案信息化发展规划》的目标要求，为贯彻落实北京市

2、档案局关于档案数字化工作的要求和通州区政府第十四次常务会议精神，不断提高档案为北京城市副中心建设和社会发展服务的质量和水平，经研究决定加快推进全区档案数字化工作。结合我区实际，现制定如下实施方案。一、指导思想档案数字化是档案工作的一项重点任务。加快全区档案数字化工作，要紧紧围绕全区工作大局和中心任务，以服务行政副中心建设、留存完整历史记忆为宗旨，以方便人民群众和社会各界利用为目的，加快推进全区档案数字化工作。二、工作目标全区档案数字化工作目标是：在区档案馆馆藏档案全部数字化的基础上（-9-2015年年底前基本完成馆藏档案数字化工作），以区属各立档单位室藏2014年（

3、包括2014年）以前形成的永久、长期等档案为重点，逐步推进，最终完成室藏全部档案的数字化。与此同时,建立健全全区档案数字化工作机制,整合各立档单位的档案信息资源，打造以区档案馆为中心，按照档案信息管理权限分级，逐步形成区域内档案查阅利用数字化全覆盖的工作格局。三、主要任务和工作步骤2016年底前完成区属各立档单位室藏2014年（包括2014年）以前形成的永久、长期等档案的检查、鉴定和数字化等工作。在实施中按照先规范化后数字化，先夯实基础，后上水平的工作思路，分阶段实施：1.前期准备阶段（2015年9月）一是成立领导机构。数字化工作任务重、要求高，为了全区档案数字化工

4、作顺利完成，档案局成立档案数字化工作领导小组(见附件4)，负责全区档案数字化的组织实施工作。区属各单位要相应成立数字化工作领导小组，并上报区档案局（见附件5）。各单位档案数字化领导小组要负责实施本单位档案数字化工作的组织领导和协调指导，制定工作方案，落实专项经费，组织专业力量，按照规定标准和流程完成档案数字化工作。二是落实人员。档案材料收集、整理及数字化工作是一项严肃的专业工作，业务量大，涉及面广。各单位要根据实际情况，抽调政治觉悟高、原则性强、工作认真细致的同志专门从事此项工作。-9-三是组织培训。档案材料的收集、鉴定、立卷、归档等工作专业性较强，各单位需要对抽调

5、人员进行业务培训和实际操作训练。如有问题，要及时与区档案局联系。数字化工作要有一定的计算机基础知识和较强的操作能力，各单位也要对抽调人员进行相关业务培训，也可委托档案数字化专业机构服务外包予以实施。四是确保安全。对档案中的重要材料在进行数字化前，要进行拍照备份。在开展数字化工作的过程中，各单位主管领导和档案人员，必须要确保档案的实体安全和信息安全。2.区属各单位档案检查、鉴定、审核阶段（2015年9—10月）一是区属各立档单位对照本单位工作职能、《归档范围和保管期限表》、《大事记》对本单位室藏档案的齐全、完整程度、保管期限的划分和案卷整理标准情况等进行自查和审核。二

6、是充实、完善档案内容。要把充实、完善、审核档案内容，作为档案数字化建设的重要环节，做到单位主要业务、重要活动、重大项目、人事机构变动等材料要齐全、完整。三是上报本单位自查和审核情况，同时上报本单位室藏2014年以前形成的永久、长期等档案数量和清册。（室藏档案登记表见附件1）3.档案局对区属各单位档案进行检查、审核阶段（2015年11—12月）一是区档案局抽调专人分批对完成自查、鉴定和审核的所有区属各单位室藏-9-2014年（包括2014年）以前形成的永久、长期等档案进行规范性检查、鉴定和审核。（全区各立档单位档案数字化工作完成时间表见附件2）二是对检查不符合规范化要

7、求的档案，区属有关单位，要按照档案专业标准限期进行重新整理和编目。三是经检查合格的区属各单位可以按要求开展档案数字化工作。4.全区档案数字化工作实施阶段（2016年1—12月）一是区属各立档单位按照区档案局档案数字化标准的统一要求（见附件3），组织实施本单位的档案数字化工作。二是区属各立档单位如将此项工作委托相关专业机构完成，要向区档案局备案，同时，要严格按照国家档案局办公室印发的《档案数字化外包安全管理规范》(见附件6)要求做好本单位档案实体和信息安全等相关工作。三是区属各立档单位按照先应移交进馆档案、后单位留存档案的顺序完成档案数字化工作。且室藏2014年（