浅谈史志编纂工作中档案资料的查找

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1、浅谈史志编纂工作中档案资料的查找1史志编纂工作中档案资料查找的作用　　史志是综合记述一个地区从自然面貌到人文历史全面情况的资料性著述，可传承文明、记录历史、弘扬文化、服务社会、借史鉴今、启迪后人。而编纂一部志书的质量如何，特别是史料是否真实可信，在很大程度上取决于搜集的档案资料是否丰富完整。唐代史学家刘知几在《史通采撰》里，论述史料对编史修志的重要性时，明确指出：盖珍裘以众腋成温，广厦以群材合构。自古探穴藏山之士，怀铅握椠之客，何尝不征求异说，采庶群言，然后能成一家，传诸不朽。档案资料是编史修志的基础，没有充实的作为历史真实记录的档案史料，要编修好一部内容丰富、可资征信的志书是不可能

2、的。由于档案资料具有数量浩大，内容繁复的特点，在编纂工作中对档案资料的查找收集是一个非常重要的问题，它直接关系到史志编纂工作的质量和进度。　　2史志编纂工作中档案资料查找的原则　　首先，要坚持实事求是的原则。搜集档案资料必须真实、客观地抄录有用资料，做到真实存史。其次，要坚持全面查找的原则。全面查找与题目有关的档案全宗与类别，在搜集查找过程中，广征博采，巨细皆收，做到宁多勿漏横不缺项纵不断线，避免依据孤证作出结论，武断历史。按照这一要求则应对档案资料进行全面搜集，为下一步选材、编纂工作提供一个比较完整、系统的资料基础。如果搜集档案资料时漏一份与题目有关的材料往往要辗转复查。特别是在史

3、志编纂工作中所涉及的资料浩繁，有时竟难以复得。因此要做到查找宜宽，选材宜严。最后，要坚持为现实服务的原则。搜集档案资料时，本着为历史负责，既要搜集反映成绩和经验的资料，也要有反映失误和教训的资料，以借鉴历史、开拓未来、服务社会。　　3史志编纂工作中档案资料查找的方式　　3.1分清先后缓急，循序渐进。分藏在若干全宗的反映同一题目的档案资料，在各个全宗中保存的数量有多寡之分，与题目的关系有直接和间接之别。因此，在查找档案资料时，应首先查找与题目有直接关系的藏量较丰富的全宗，然后再推及与题目有间接关系的藏量较少的全宗。这种循序渐进的查找方法，是可以避免重复劳动节省查找时间的。因为直接的全宗

4、，常常保存的是与题目有关的档案的正本或原稿，具有一定的权威性。而间接的全宗则往往藏有同一档案的抄件。先查到正本原稿档案材料，抄本则可不收。如果按相反的次序查找，则事倍功半，影响编纂工作的质量和进度，做一些不必要的重复劳动。　　3.2注意把握档案资料的线索，跟踪追迹。在史志编纂工作中，所涉及的题目或者人物的活动，总有一定的时间期限。从大的范围讲，编纂一个历史时期某一方面的题目，就可以从保存这一时期的若干档案全宗中去查找；就小的范围讲，一个题目属于某一年或者某一事件，就应该从当年或与这一事件有关的档案中去搜寻。具体的题目中阐明的事件或人物的活动，又总有一定的地区或单位的范围，按地区或者单

5、位的线索查找档案资料也是常用的方法。此外，还要注意从各级档案馆的新、旧档案文献汇编中发现新的材料线索。编纂人员在利用档案汇编时，要注意这些材料中引文的出处，以发现新的资料线索。这对史志编纂工作中查找档案资料趋于全面深入，是大有益处的。　　3.3科学组织查找力量，搞好分工协作。在编纂修志工作中，一般参加查找、搜集资料的人员较多。为提高工作效率，节省时间，在查找档案资料时应对资料搜集人员进行科学的分工。一般可以按档案资料的分布特点组织力量，即按与篇目有关的档案资料所藏的不同馆（室）、全宗、类别组织力量分头查找。这种分工方法，就要求各专业志的编纂人员，对该专业志的整个篇目内容和与其有关的档

6、案材料的分布情况进行摸底，有一个全面的了解，以明确查找方向。另外，还可以按各专业志篇目内容的特点，把较大的题目划分为几个阶段或几个问题，针对不同的阶段或问题对有关的档案资料进行分工查找。无论采用何种分工方法，在查找档案资料的过程中，都应该注意互通情报，紧密配合，以避免出现漏查和重收现象。　　3.4学习档案管理知识，善于利用档案检索工具。档案检索工具是揭示和介绍档案馆所存的档案内容和成分，并对档案进行管理和提供利用的工具。它为档案利用者研究解决各种问题，提供具有参考价值的档案和查找档案资料的线索起着向导作用。检索工具的种类是多种多样的，从其所揭示和介绍的内容与成分的对象划分，大体可以归

7、纳为三大类。第一，以一个全宗或全宗的一部分档案为对象而编制的工具有：案卷目录、全宗介绍、全宗单、全宗卷、卷内文件目录、重要文件卡片、重要文件目录等。第二，以档案馆的全部或主要部分档案为对象而编制的检索工具有：分类卡片、分类目录、档案馆介绍、全宗卡片，档案存放地点索引等。第三，以一定的专题为对象而编制的检索工具有：专题卡片、人物卡片、地名索引卡片、专题目录、人名索引、地名索引、专题介绍等。编纂人员在查找搜集档案资料时，只有熟悉和学会利用以上检索工具，才能保质