档案管理制度及流程

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1、档案管理制度及流程目的：建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。1、档案定义及审批权限：1.1档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。1.2借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室1.4档案分级定义：1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料1.4.2二级档案：保密等级为二级

2、，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料1.5档案使用审批权限：1.5.1总经理：审批一级档案使用申请。1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用申请。1.6行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含

3、公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。2.1档案分类分级2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。2.1.2档案种类包括，但不限于：2.1.2.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等；2.1.2.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；2.1.2

4、.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；2.1.2.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；2.1.2.5汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；2.1.2.6声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；2.1.2.7题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提

5、供的题词、书画、工艺制品等。2.1.2.8技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。2.1.4.1永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长

6、期保管。2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。2.2档案归档2.2.1各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。2.2.2对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门

7、及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。2.2.3项目公司解散前，项目办公室须将项目所有档案移交至公司行政人力部。2.2.4档案移交要求：2.2.4.1移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份；2.2.4.2归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起；2.2.4.3立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐；2.2.4.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；2.2.4.5各种实物档

8、案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；2.2.4.6声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。2.2.5档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。2.3档案资料的日常管理2.3.1公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。2.3.2部门档案资料要登记详细信息，并