浅谈电子档案管理和保护

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1、浅谈电子档案管理和保护［摘要］随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，从文件的产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以软磁盘、光盘为载体的档案。为此，适应现代化管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，是档案工作发展的必然趋势。［关键词］电子档案现代化管理科学保护近年来，随着社会经济的发展，电子信息技术发展更是突飞猛进，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，许多日常工作包括以往手续繁杂的办公行文、来往函件等，现在就可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和

2、笔，使档案的生存方式发生很大的变化，这样就产生了大量的电子文件，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以软磁盘、光盘为载体的档案。由此看来，适应现代化管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，是档案工作发展的必然趋势。一、档案化管理电子文件档案化管理电子文件，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件的自身特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，对各部门形成的电子文件实行自动化、网络化管理。从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并充分利用和发挥现有计算机的潜能，提髙得用率。（一）电子文件的检索电子文件的检

3、索，原则上应当是方便和利用，但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索查找网上文件，不能盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。（二）电子文件的鉴定电子文件在归档之前，必须进行认真地鉴定。电子文件也存在着区别真伪问题，档案部门所保管的电子文件档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复印件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该文件的原始性，维护电子文件的凭证性、依据

4、性和权威性。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件内容的完整性进行鉴定。（三）电子文件的归档鉴定后需要归档的电子文件，按内部文件和外部文件进行编制归档，确定文件的保管期限。一是内部文件。以不同年代、组织机构、保管期限进行组盘与分盘保管，便于定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一张软盘上便于利用。档案人员应以统一数据库规范建立档案目录，便于计算机对盘内文件的查找。二是外来文件。通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，处理完毕的文件根据文件的重

5、要性来确定密级和保管期限。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式，软盘归档主要是计算机文件软盘，这些软盘要进行编号，以便查验。网络中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统传递归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝备存，以确保档案的完整与安全。二、电子文件档案与传统档案管理的区别电子文件档案与传统档案在管理上是有区别的。（一）电子档案与传统档案的归档时间不同电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时

6、统一归档，由文件形成部门通过网络传递给档案部门，由档案工作人员接收登记并编出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率。另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，避免档案的流失和病毒的破坏。（二）电子文件与传统档案归档方式不同电子文件由于采用电子编码，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，这些现象都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传递过程中不出现错误，确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性

7、和准确性。（三）电子文件与传统档案在保管方式上不同电子文件载体易老化变质以及信息多媒体的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，还要对文件进行格式转换，用通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取存储的档案，保证信息资源方便利用。（四）电子文件与传统档案在分类、编目等管理方式上不同因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制文号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在

8、归档的同时进行主题词标引、著录。在技术条件允许的情况下，可以编制多角度、全方位的检索工具。方便检索查询信息，