浅谈电子档案的整理和保护

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1、浅谈电子档案的整理和保护［摘耍］社会的快速发展，科学技术的不断进步，随着计算机技术在各个领域的广泛应用，使得各单位逐渐用上了电子档案，建立科学的整理与保护的管理制度已经成为档案管理的一项重要的工作。［关键词］电子档案；整理：保护一、电子档案的整理为了更好地做好整理工作。应按档案的种类分别进行整理，电子文件归档的类型主要在磁盘、光盘、磁带。（一）文书电子档案整理内部文件：1•按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。2•将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，有利于按要求定期拷贝。以达到延长归档电子文件的保管寿命。3•

2、同一部门的归档文件存储在同一盘±o要确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案内部文件目录，便于计算机对盘内文件进行查找。外来文件：经过文书室处理，使扫描成影像的文件进入网络。各类公文的传递、批办都可以在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性、确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，经过档案人员审查后，再加上档案管理信息，如:分类号、档号等等，然后进入档案数据库。（二）科技电子文件归档科技电子

3、文件档案基本上可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。1基建档案。利用计算机打卬，使用规范的纸张输出形成基建档案,所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，扫描纸质文件内容，并且按序号排列起来，以便可以查询到每一张图纸资料。2设备档案。现在国内很多企业在购置设备或者引进先进技术时，供货商提供的资料、图纸正在逐渐以电子文件形式呈现，因此，在引进设备的同时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，女口：系统环境、文件格式、缩微胶片等等。对归档电子文件应按规定严格检验，检验合格后将其如期移交档案

4、管理部门，统一保管。移交电子文件软盘、光盘等载体时，必须附上电子文件内容说明以及注意事项等。（三）会计电子文件整理1工资单。单位工资如果以光盘形式进行归档时，应附带纸质的每月工资汇总表，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体进行检验，合格率达到百分之百对方可进行交接，检查项目包括:①载体有无划痕,是否清洁、有无病毒；②核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；③核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；④对特殊格式

5、的电子文件，应核实其相关的软件、版木、操作手册等是否完整。2账簿。计算机管理系统中已经存入了会计的账簿内容，计算机账簿的格式比较统一，因此内容也可以以光盘形式进行保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，以增强账簿的真实性、完整性、冇效性和凭证作用。二、电子档案的保护山于归档电子文件以脱机方式保存，因此，当前归档电子文件载体保护的重点仍然是软磁盘和光盘，必须制定严格的保护措施。（一）软磁盘的保护1软盘的规格要统一，应使用3.5寸高密盘保存。在购买时要认真把好软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，在良好的保管

6、条件下高质量的软磁盘可保存接近10年，而低质量软磁盘则不到1年时间，数据就读不出來了。现在市场上有很多产品质量低劣。因此在选购软磁盘时要认真识别。2注意防范病毒。各业务部门应加强对计算机的病毒检测，保证保存电子文件的磁盘不能带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。3加密盘的管理。对在存盘时进行过加密处理的电子文件，为了防止遗忘密码而打不开电子文件，应该进行解密后再归档保存。4保管条件。软磁盘存放的地方应该远离强磁场、强热源、无尘、并与有害气体隔离而且温湿度应该适屮，环境温度范围应控制在17°C-20°Co空气相对湿度应控制在3

7、5%-45%。（二）光盘的保护1小心摆放和使用。单片载体应装盒，在盒中竖立存放，JL避免挤压，以防光盘翘曲。归档载体应作防写处理，在使用过程中避免擦、刮、划、触摸记录涂层。2必须避光保存。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要特别注意避光。不管磁盘还是光盘。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施。磁盘每2年，光盘每5年转储一次。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳健性，有利于归档文件的长期保存。所以，在实际使用中提倡档案部门应配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储

8、到光盘上保存。3保证存放环境。电子档案载体受温湿度影响聚酯底基会膨胀或收缩变形，载体中使用的塑料、铝和多碳材料发生弯曲。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基光盘需变，导致档案信息缺失，不能重见,因此，光盘存放的温度宜控制在17°C-24°C,相对湿度则应控制在35%