企业档案管理制度

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1、XX控股集团档案管理制度（试行）第一条范围一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。三、本制度包括《XX控股集团档案管理工作职责》、《XX控股集团档案分类、档号编制规则》、《XX控股集团文件材料归档及保管期限制度》、《XX控股集团档案保管与库房管理制度》、《XX控股集团电子文件归档与管理制度》、《XX控股集团档案借阅与保密制度》、《XX控股集团档案统计工

2、作制度》、《XX控股集团档案工作目标管理考核制度》、《XX控股集团档案鉴定销毁制度》等九项附则。第二条总则一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监

3、督、考核，集团档案室进行定期检查。第三条规范性引用文件GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T22归档文件整理规则DA/T42-2009企业档案工作规范DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国档发【1988】4号基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局令第10号《企

4、业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第四条奖励与处罚一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。第五条附则一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。二、本制度及九项附则自发布之日起实施。XX控股集团档案管理工作职责1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，

5、建立健全XX控股集团《档案管理制度》。2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报

6、采取措施。做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查，推进档案业务的顺利开展。8、加强档案队伍建设和业务宣传，提升全员档案意识。XX控股集团档案分类、档号编制规则1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排

7、架管理。3、集团档案设置八个一级类目，即1企业管理类（包括党群、行政、经营、生产）、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同，对职工管理类设三级类目；设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目；其余各类均为一级类目。（见档案编制表）5、分类方法5.1企业管理类按公司代码—类目号—年度—保管期限分；5.2产品生产类按产品名称分；5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分；5.4设备仪器类按生产装置分；5.5会计档案类按文件形成分；5.

8、6职工管理类按人物分；5.7特种载体类按形态分；6、公司代号的编制集团及各公司，是独立法人企业，由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。“公司代号”设置如下：集团01、有限02、园林03、高新04、房产05、运输06、混凝土07、采石场08、