财务培训-差旅费用控制

《财务培训-差旅费用控制》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、跨国企业差旅费用控制最佳实践铂略研讨会2014年5月16日（北京）、5月23日（上海）目录PARTONE差旅费用控制项目组搭建PARTTWO供应商的选择与机票成本的控制PARTTHREE电子报销系统的功能实现PARTFOUR商务信用卡PARTFIVE互动问答PartOne差旅费用控制项目组搭建组建项目组，挑选人员。第二，我们把内部相关差旅费用开销较大的部门加入进来，包括财务部门的账务处理人员，在各个部门中挑选一些代表定期开会，初期先收集各部门需求，根据需求制定政策和流程，每两周开会看大家目前都做了哪些工作，做出来的结果与需求是否符合，符合就继续往

2、下进行，不符合的话就找出不符合的地方进行改进，这是聆听内部客户的声音。做费用控制时相关部门会参与进来。第一，听到他们的声音后才不会闭门造车，做出的成果可行性更高。第二，让各个部门觉得他们也参与了项目，将来推动新的政策和流程时各部门的接受度就很高，不会认为是财务强迫他们做的。即使是好的改变，人也总是难以适应新生事物，尽早参与会让其他部门觉得这也是他们的工作成果，接受度也会变高。推进项目首先要了解公司整合差旅采购系统和流程的目的是什么，业务模式有何变化，包括组织结构和成本中心的变化，然后聆听内部需求，评估这些需求被满足的可能性有多高，是否可行，毕竟有

3、些需求在目前情况下是无法达到的。我们就如何进行内部对接也做了相应工作：1.挑选内部代表，从内部代表处收集信息，就能实现的、可达到的程度与他们沟通，让他们明白公司有接受及不接受的部分，那接受的部分后会形成怎样的成果；2.财务政策优化。优化后，了解到客户提出的需求也较多，综合起来公司希望新的财务报销系统和流程应该满足以下几个方面：1.有好的处理流程有助于差旅政策的执行，流程不清晰或者不能固化政策的执行就会走样；2.能有比较好的便捷的工具去缩短整个报销流程，提升报销流程的透明度；3.使用差旅系统时，该系统能否开放不同的接口与系统（如财务、人事）进行对接

4、，以便做分析或者做预算的时候出数据更加便捷。PartOne差旅费用控制项目组搭建项目追踪表的作用1.汇报工作，让管理层知道项目团队完成哪些事，进行到何种进度。2.让项目组成员清楚自己的责任。3.可以展示个人业绩，给部门领导查看。PartTwo供应商的选择与机票成本的控制机票采购方面公司有诉求：如何知道员工的行为从而让其以最低价格订机票。以往的做法是要求员工订价格最低的机票，实际上那个时点上该员工是否订价格最低的机票公司是未知的。后来采用了供应商统一采购平台，公司要求员工必须订在出差的时点往前或往后一小时最低折扣的机票，否则员工必须解释原因。举例：

5、如果员工计划明早八点出差，员工订机票时，供应商的服务人员就会告知七点至九点的机票价格，如果员工不订其中最便宜的机票就会要求说明理由，如与大老板出差；或者该航班位于浦东机场，而员工家位于虹桥附近等这样的合理理由。没有理由的情况下员工应订票价最低的机票，然后该信息在该员工报销时会从供应商系统中自动抽取至其报销单据中。报销时机票并非手工录入而是在系统中按下相应按钮后自动生成当时在供应商订的所有信息都会通过系统直接显示到报销单中，当时订的机票多少折扣，时点前后一小时票价是多少，是否选择了最低票价，没有选择最低票价是什么原因，以及该机票是提早多少天预订的。

6、因为机票订的越早选到低价格机票的概率越高，这就可以让员工订低价格机票的政策得以保证，员工订机票的行为即可视化了。公司每月会将各部门机票预订情况从系统里导出进行比较，假设公司有三个部门：财务部，销售部和市场部，三个部门的订票情况导出后会率先查看员工所订机票折扣（这里指平均折扣）是多少来判定员工订机票的行为是否合理。例如财务部平均折扣是五折，销售部平均折扣为六折，市场部平均折扣是七折，公司就会询问市场部为何是七折。比财务部门高很正常因为财务部出差较少，但市场跟销售部门性质相似，因此企业会关注为何市场部门的折扣高于销售部门折扣的原因。另外公司还会抽取航

7、线的数据，供应商会提供一个报告给公司，例如2月份从上海到北京，一部分是商旅客户一部分是个人客户，他们订的平均折扣是多少，公司在这个航线上的平均折扣又为多少，假设2月份平均折扣为5折，但本公司是7折，这就要思考是否因自身业务特殊而导致的，如一些售后服务，需要在客户来电的24小时内对机器进行维修。如果自身业务不具特殊性，那么为何公司的平均折扣会高于其他商旅的折扣，高了就说明订票行为未得到合理管控，因此公司非常重视系统对接。此外供应商有额外折扣，员工按照官网价格订机票住宿，一个月总量达到一定额度后，供应商将返点给公司。其中酒店返还点数较高，机票返还点数

8、较低，因为机票价格较透明难以取得太高折扣。机票价格方面国内机票价格有航空公司控制，分一、二、三级代理，航空公司给予所有代理的价格都相同，