电子档案收集整理

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1、电子档案材料的收集与整编一、电子文件归档的必要性随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入了信息时代，企事业单位和党政机关部门等对信息的利用和依赖逐步加强。项目档案的归档要求采用“双轨制”，因此，除了完成纸质档案的归档以外，还需完成电子文件的归档，检查电子文件的归档情况，同时要求电子档案的利用情况，是否能为工程建设、电厂生产、运行、管理服务。二、电子文件的形成与积累项目文件大多是在计算机上形成的，这为项目档案实现“双轨制”归档奠定了基础，实行电子文件归档，首先要注意平时对电子文件的收集，没有电子版本的

2、文件材料，如部分竣工图、收文等应采取将纸质档案电子化的方法进行归档。三、电子文件归档要求1、电子文件存储载体电子文件的归档就是将把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。2、电子文件归档套数由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，故至少应归档2套（需异地保存时归档3套）。一套用作封存，另一套用作提供利用（第三套作异地保存）。3、电子文件归档方式电子文件的归档采取逻辑归档（在线式）和物理归档（卸载式）两种方式，归档电子文件收

3、集齐全后，先实行逻辑归档，再实行物理归档，物理归档需对电子文件进行整理。1、逻辑归档：电子文件材料收集完成后，文件形成单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向建设管理单位档案部门移交。2、物理归档：电子文件的形成单位在完成电子文件的逻辑归档后，按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。文件形成单位应定期完成电子文件的物理归档。四、常见电子文件类型1、字（表）文件：指采用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备录入的静态图像文件，如照片

4、等。3、图形文件：指采用计算机辅助设计（如CAD绘图）或绘图产生的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。4、影像文件：指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备（如数码摄像机等）录入获得并经计算机处理的动态图像文件。如：演示、动画文件等。五、电子文件的分类与整理水电工程项目档案按阶段分为立项、设计、施工、竣工验收四个阶段，因此，需对各阶段形成的电子文件进行分类整理。这里介绍施工阶段电子文件的分类、整理与移交。1、电子文件的分类电子文件按“项目——阶

5、段”分类。即对施工阶段文件材料的电子文件以“合同工程项目”为单位对其电子文件材料进行分类整理。2、电子文件的整理这里重点介绍施工阶段电子文件的整理方法。1、整理方法归档电子文件以“件”为基本单位进行整理。2、保管期限的划定电子文件保管期限与纸质文件的一致。当盘内电子文件保管期限不同时，保管期限从长。3、电子文件存储方法以“合同工程”项目档案为单位进行组盘。规定一张光盘只刻录一个合同工程的电子文件，当一张光盘刻录一个合同项目容量不够时，可刻录在两张以上的光盘上。但不要把两个合同工程电子文件存储同一光盘。4

6、、电子文件的移交和接收移交电子档案时，接收方要对电子文件的真实性、完整性、有效性等方面的检验，经检验符合要求，方可办理交接手续，双方签字盖章。在完成电子文件数据集载体归档移交后，原电子文件形成单位或部门应保留时间至少1年。对准备移交的电子文件载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。建设单位应按照电子文件归档要求及检验项目对归档电子文件逐一检查验收。对检验不合格者，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。检验合格后，移交双方应将检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、

7、接收检验登记表》的相应栏目。六、电子档案的编目电子档案内封面电子文件卷内目录电子文件卷内备考表电子档案移交登记声像档案材料的收集与整编一、声像档案1、声像档案（1）声像档案声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的、具有保存价值的，以磁性材料、感光材料为主要载体的，以声像为主要反映方式的历史记录。（2）声像档案的作用作为档案保存下来的声像记录材料，主要作用是为宣传报道服务、广泛交流信息、为科学研究服务、艺术欣赏价值。（3）声像材料：声像材料分为企业管理声像材料和工程建设现场声像材

8、料。2、工程现场声像材料声像档案是指在工程建设过程中产生的、反映各级领导人的视察活动，重要会议（工作会、专题会、表彰会），工程建设形象，重要进度节点、重要部位、重大工作成果，以及工程建设过程中发生的重大事故、典型设备损坏事故及自然灾害等，反映建设工程的原始地貌、奠基仪式、建设过程、竣工落成、交付使用等重要活动中所形成的声像档案。二、照片材料的分类1、企业管理照片材料的分类按照“年度——问题（或事由）”进行分类立卷。2、工程建设照片材料的分类