学校档案业务培训讲座

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1、学校档案业务培训讲座7/18/20211一、建立学校档案工作的必要性二、如何建立学校档案工作（一）建立档案工作的组织机构1、成立学校综合档案室2、成立学校档案工作领导小组3、成立学校档案鉴定小组4、成立学校档案工作网络7/18/20212（二）建立学校档案工作规章制度1、档案综合管理实施办法2、各门类档案分类方案、归档范围及保管期限3、档案管理的各项规章制度（三）学校档案整理7/18/202131、党群行政类档案的整理（1）分类与编号A、类目的设置：一级类目——采用类目名称汉语拼音的第一个字母。例：党群——DQ行政——XZ二级类目——是对一级类目的细分，采用“双位制

2、”。例：DQ11、DQ12、DQ13…….7/18/20214B、编号：a、档号=年度号+分类号+案卷号b、页号（2）收集与归档（3）卷内文件的排列：按重要程度和时间顺序排列。（4）立卷程序：年度——类别——保管期限——案卷7/18/20215（5）编目A、卷内目录7/18/20216序号文件编号责任者题名日期页次备注1校党支部广州市XX中学党支部1995年工作总结1996.05.3012校党支部民主评议党员工作小结1996.07.1257/18/20217B、案卷目录——固定每个案卷的排列顺序。注意1：同一年度内从DQ11——DQ17XZ11——XZ17各自按永、

3、长、短依次排列例：DQ11（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9、10——DQ12（永）1、2、3（长）4、5、6（短）7、8、9——DQ13……7/18/20218序号档　号案　卷　题　名起止日期页数保管期限11999－DQ11－1广州市第10中学关于1999年校对党支部的工作和学习计划、总结1999.1.1－1999.12.2414永久21999－DQ11－2永久31999－DQ11－3长期41999－DQ12－1永久51999－DQ12－2长期61999－DQ12－3短期71999－DQ13－1永久81999－DQ13－2长期7/18/20219注意

4、2：题名=责任者+内容+文种（50字以内宜）注意3：题名成分不得笼统表示。如：“XX文件”、“XX材料”7/18/202110C、撰写立卷说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。7/18/202111全宗名称广州市XX中学全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2001保管期限永久、长期、短期7/18/202112全宗号目录号DQ—1案卷起止号年度1998—2000保管期限永、长、短7/18/2021132、教育教学类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目——J

5、X二级类目——JX11、JX12….B、编号：档号、页号编法与党群行政类相同教师业务档案=年度号+分类号+教师代号+（案卷号）7/18/202114例1：1998—JX1811—1(1)例2：刘老师每年形成一卷1988—JX1811—1（1）1989—JX1811—1（2）1990—JX1811—1（3）例3：刘老师若干年形成一卷，以结束年作为年度代号。1988—19921992—JX1811—1（1）1993—JX1811—1（2）7/18/202115（2）收集与归档（3）卷内文件排列7/18/202116（4）立卷程序：年度—问题—保管期限—案卷（5）编目：卷

6、内目录和案卷目录JX11—JX17（JX18目录单独一个目录夹装订）7/18/2021173、卫生保健类档案的整理（1）分类及编号A、类目设置：一级类目BJB、编号：*档号=年度号+卫生保健分类号+案卷号*页号（2）收集与归档（3）编目7/18/2021184、基建类档案的整理（1）分类与编号A、类目设置：一级类目JJ二级类目JJ11—JJ13三级类目JJ1211—JJ12NB、编号a、档号=年度号+基建档案分类号+案卷号7/18/202119注意1：当一年只有一个工程竣工时，JJ12只分到二级类目。例：1995—JJ12—1~N注意2：当一年有两个以上的工程竣工时

7、，JJ12分到三级类目。例：1995—JJ1211—1~N1995—JJ1212—1~N7/18/202120b、页号：*双面书写的文件，正面右下角，背面左下角。*折叠后的图纸一律在右下角。（2）收集与归档一个工程分五个阶段：前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段、使用维护阶段7/18/202121基建档案按工程项目立卷归档，一个项目可能跨1~N年，按竣工年归档。（3）立卷程序：年度—项目—阶段—案卷（不按保管期限排）7/18/202122（4）卷内文件排列：一般按工程的阶段，小型工程，文字材料在前，图纸在后。（5）案卷的装订：文字材料必须装订，图纸不须