Office锦囊妙计

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1、Office锦囊妙计(2007-06-2313:53:50) 在每一个版本的Office组件中，微软都会提炼出一些成熟的应用，并增加许多灵巧的功能。但Office的许多强大功能大多数人都没有用到，如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。在本文中将汇集一部分我们最心仪的技巧，包括Word、Excel、Outlook和PowerPoint。这些技巧可以让Office更强大、更高效、更易于使用，同时还可以将Office按自己意愿进行定制。无论你是用OfficeXP还是Office2003，都会在这里发现有用的技巧和窍门，它们可以帮助你更好

2、地使用这套应用最广泛的办公组件。　　放大与缩小　　　　你可以用鼠标上的滚轮实现文档的快速放大与缩小。只需按住Ctrl键，向前推滚轮可以放大文档视图，向后则缩小。　　　　快速进行格式设定　　　　我最喜欢的一个隐藏功能就是“格式刷”。这个画笔图标缺省就该出现在标准工具栏上。要将其添加到工具栏上，使用“视图”　“工具栏”　“自定义”，点击“命令”标签，在“类别”中找到“格式”，然后将“命令”中的“格式刷”图标拖到工具栏上。　　　　当点击这个图标时，格式刷会将光标所处区域的文本格式复制下来。如果你选择整段或某个单元，点击格式刷图标，格

3、式刷就会复制该段或该单元的格式。然后你可以简单地选中一块文档，即可将复制的格式“刷”过来。　　　　双击格式刷图标，可以重复使用复制的格式，无需再作复制操作，直到按了Esc为止。　　　　更多的“文件”选项 　　如果你在点击Word的“文件”菜单时按住Shift键（或在Outlook里写一封邮件时），菜单选项会有改变。菜单中会出现“全部保存”和“全部关闭”选项。在office/9.shtml'target='_blank'class='article'〉Excel里，增加的选项只有“全部关闭”，而没有“全部保存”。   没有项目符

4、号的行　　　　当你在Word或PowerPoint中建立有项目符号或编号的列表时，可能会想让某一项前面没有符号。按Shift-Enter即可开始一个没有项目符号的新行，当下次再按Enter键时，增加的新行又有项目符号了。另一个有用的窍门：在Excel里，可以按Alt-Enter在同一单元格里另起一行。　　　　用“自动更正”功能添加符号　　　　Office的“自动更正”功能可以自动地在文档中置放符号。以下是较有趣的一些：　　　　(tm)将更正为：TM　　　　--〉将更正为：→à　　　　〈--将更正为：←ß　　　　有关智能标记　　

5、　　智能标记最初应用于微软的OfficeXP中，这是一个基于XML的小图标，当进行某种操作时，它会在数据的上、下方动态地显现。有些智能标记是与某种应用相关的，如Excel里的“股票符号智能标记”，有些与数据相关，如Word或Outlook里的名字或地址。最常见的是“粘贴选项智能标记”，它在任何Office应用中粘贴数据时都会出现。　　　要确认“智能标记”选项可用，在任何Office应用中的“工具”菜单中选择“自动更正”选项，点击“智能标记”标签。确认“给文字加上智能标记”框已被选中。下面有许多“识别器”，如地址、人名、时间等，

6、以及一个“删除智能标记”的选项。记住这些选项可以影响所有带智能标记的Office应用。　　　　粘贴选项：在任何Office应用中粘贴数据后，点击“智能标记”（看起来象一个剪贴板），将显示一个有多个格式化选择项的菜单，包括“匹配目标格式”（将按文档的格式对粘贴数据作格式化）和“保留源格式”（保留被粘贴数据在原文档中的格式）。　　　　地址智能标记：有些智能标记的功能非常好用。例如，如果你在一个Word文档中输入Outlook联系人的姓名，一个智能标记会提供一些选项，如发送邮件、打开联系人（如果有）、插入地址、安排会议等。与地址相关

7、的智能标记包括添加联系人等。　　　　Excel的错误检查：当一个单元格中输入了错误的函数以及公式时，Excel中的错误检查智能标记就会出现。标记选项可以帮助用户发现计算中的错误，并且改正错误或改变查错选项。　　　　其它智能标记：微软为开发人员提供了建立自己智能标记的API。其它智能标记可以在网上找到。你可以在智能标记设置窗口中点击“其它智能标记”键获得其它可用智能标记清单。　　快速访问常用文档　　　你可以把常用文档放在Word的菜单条上，这样就不用到“文件”菜单里浏览一堆文件和文件夹了。这需要在Word的菜单条上增加一个“工作

8、”菜单，到“视图”　“工具栏”　“自定义”中，选择“命令”标签，然后在“类别”的列表中选择“内置菜单”，接着从“命令”列表中找到“工作”并拖到Word菜单栏中的任意地方。然后从新菜单中选择“添加到‘工作’菜单”把一个文件名加到菜单里。要删除一个文件名时，只需要按一次Ctrl-