word拓展(邮件合并)

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1、课题十Word拓展——邮件合并邮件合并一、案例分析现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。如：二.解决方案制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击“工具”菜单中“信函和邮件”命令下的“邮件合并”命令，按向导的提示过程创建邮件合并文档。即：建立邮件合并主文档→制作邮件的数据源数据库→建立主文档与数据源的连接→在主文档中插入域→邮件合并。（1）制

2、作主文档（客户回访信函）。①启动Word2003，新建一份空白文档。②录入“客户回访函”内容。③对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。④对“客户回访函”进行页面设置。⑤保存“客户回访函”作为邮件的主文档。（2）制作邮件的数据源数据库（客户个人信息）。①启动Excel；。②在Sheet1工作表中录入“客户个人信息”数据。③保存“客户个人信息”作为邮件的数据源。（3）建立主文档与数据源的连接。①打开制作好的主文档“客户回访函”。②打开“邮件合并”工具栏。视图→工具栏→邮件合并或工具→信函与邮件

3、→显示邮件合并工具栏，打开邮件合并工具栏。③单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，找到保存的“客户个人信息”数据文件，选中该文件，然后单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。④在对话框中选中Sheet1工作表。（4）在主文档中插入域①在主文档“客户回访函”中相应的位置插入域“客户姓名”、“性别”、“购买产品”②分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色（区别与主文档）。（5）邮件合并（生成个人信函）①单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，

4、生成客户个人信函。②单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”或“下一记录”按钮，可查看其他客户的信函。③单击“合并到新文档”按钮，即可得到合并的新文档。（6）如有打印机，则可以打印个人信函。①单击邮件合并工具栏上的“合并到打印机”按钮。②单击“全部”单选框，然后单击“确定”按钮。弹出“打印”对话框，设置打印选项，单击“确定”按钮，打印已生成的客户回访函。3.案例小结实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。邮件合

5、并的处理过程为：（一）创建主文档，1、利用Word2003制作主文档。先输入文档内容，对文档按实际生活中的要求进行格式设置。2、根据打印的纸张大小及打印要求进行页面设置。3、保存主文档（二）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库；数据源用二维表格进行制作，可以利用：Word表格Excel工作表Access数据表来制作数据源。保存数据源。或利用现有的数据如OutLook的通讯录（三）在主文档所需的位置插入合并域；（四）执行合并操作，将数据源中的变动数据和主

6、文档的固定文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。思考日常生活中还有哪些方面用到邮件合并功能？