第三章 职务分析与职务描述

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第三章职务分析与职务描述王盐生1 引例机油洒地，清扫责任在谁一个机床操作工把大量的机油洒在他工作的机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒掉的机油清扫干净，操作工拒绝执行，理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查工作说明书的原文，就找来一名服务工来做清扫工作，但服务工同样拒绝，他的理由是工作说明书里没有这一类工作职责，清扫工作应该是勤杂工的事情。车间主任威胁说要把他解雇，因为这名服务工是分配到车间做杂务的临时工，服务工勉强同意，但是干完之后即向公司投诉。有关人员看完投诉后，审查了这三类人员的工作说明书。机床操作工的工作说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可工作状态，但并没有提及清扫地板。服务工的工作说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从工人下班后开始的。2 第一节职务分析的概念一、概念：1、什么是职务？职务即工作，是指同类职位或岗位的总称。2、什么是职务分析？职务分析又称工作分析，是指全面收集某一职务的有关信息，确定这个特定工作职务的任务、相关活动和责任，并制定出该职务的任职要求及相关人力资源管理文件的过程。3 3、职务有关信息：5W1H（1）需要完成什么样的工作（WHAT）—工作内容（2）需要什么样的人完成此项工作（WHO）—人员要求（3）工作要在什么时候完成（WHEN）（4）工作将在哪里进行（WHERE）（5）为什么要完成此项工作（WHY）（6）员工如何完成此项工作（HOW）4 二、职务分析的意义1、使整个企业有明确的职责和工作范围。2、招聘、选拔、使用所需的人员。3、制定员工培训、发展规划4、设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度。5、制定考核标准，正确开展绩效评估工作。6、设计、制定企业的组织结构。7、制定企业人力资源规划。5 三、职务分析中涉及的基本术语1、工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。例：开启电脑、盖上瓶盖2、工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。由1个或1个以上工作要素组成。3、工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。4、职位：也叫岗位，根据组织目标为个体规定的一组任务及响应的责任。职位（岗位）与个体一一匹配。6 岗位具有如下主要特点：第一，岗位是以事（工作）为中心而设置的，不因人而转移。也就是说，先有岗位，后有相应的工作人员。第二，岗位不随人走。同一岗位在不同时间可以由不同的人出任。第三，岗位的数量是有限的。它体现为一个组织的编制，其数量取决于组织的工作任务大小、复杂程度以及经费状况等因素。第四，由于岗位具有专业性和层次性，因此，一般地说，各单位的绝大多数岗位都可以按照一定的标准和方法进行分类分级。7 5、职务：一组主要责任相似或相同的职位。例：某制鞋厂生产部有800个操作工，生产部长将其分成8个车间，设8个车间主管；每个车间再分成5个生产组，设5个组长，那么，生产部长、主管、组长、操作工就是4种职务。6、职权：组织赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。8 四、职务分析的内容1.工作基本资料（1）工作名称（2）工作代码（3）工作地点（4）所属部门（5）直接的上下级关系（6）员工数目9 2.工作内容（1）工作任务（2）工作责任（3）工作量（4）工作标准（5）机器设备（6）工作时间与轮换10 3.工作关系（1）监督指导关系即隶属关系，包括：直属上级、直属下级、该工作制约哪些工作、受哪些工作制约等（2）职位升迁关系即该工作岗位可以晋升或降级到企业中的哪些岗位，可以与哪些岗位之间进行同级调度等，为员工做好职业生涯规划（3）工作联系即本岗位在具体工作中会与哪些岗位或部门发生工作上的往来，发生联系的目的、方式是什么等11 4.工作环境（1）工作的物理环境即工作的工作地点的湿度、温度、照明度、噪声、振动、异味、粉尘、空间、油渍等，以及工作人员和这些因素接触的时间（2）工作的安全环境即从事本岗位工作的工作者所处工作环境的工作危险性、劳动安全卫生条件、易患的职业病、患病率及危害程度（3）工作的社会环境包括工作群体的人数、完成工作要求的人际效应的数量、各部门之间的关系、工作地点内外的文化设施、社会风俗习惯（4）聘用条件包括工作时数、工资结构、支付工资方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、参加培训的机会等12 5.任职条件（1）教育培训情况即从事本岗位工作的员工缩影接受的教育、培训程度、培训经历、学历、资格等。一般可分为：内部训练：由企业所提供的培训职业训练：由个人或职业学校所进行的训练技术训练：中学以上含有技术性的训练一般教育：所接受的大、中、小学教育13 （2）必备知识即从事本岗位工作的员工对于使用的机器设备、材料性能、工艺过程、操作规程及操作方法、工具的选择和使用、安全技术等本岗位所必须具备的一些专业知识的掌握。（3）经验即从事本岗位工作的员工完成工作任务所必需的操作能力和实际经验，包括过去从事同类工作的年限和业绩，从事该项工作所必需的决策力、创造力、组织力、适应性、注意力、判断力、智力以及操作熟练程度等。14 （4）素质要求即从事本岗位工作的员工所应具备的完成工作要求的职业性向。包括：体能性向，即任职者应具备的行走、跑步、爬行、跳跃、站立、旋转、平衡、拉力推力、视力、听力等气质性向，即任职者应具备的耐心、细心、沉着、勤奋、诚实、主动性、责任感、支配性、情绪稳定性等15 任务责任职责技能工作规范工作描述工作分析能力知识人力资源计划招聘选择人力资源开发绩效评估报酬和福利安全与健康劳动关系人力资源研究均等就业通过工作分析可以客观解决大量人员管理的矛盾16 第二节职务分析方法一、访谈法（面谈法）它是通过工作分析者与被访谈人员就工作相关内容进行面对面的沟通来获得工作信息的方法。17 （一）访谈方式1.个别员工访谈法2.群体员工访谈法3.主管人员访谈法18 （二）访谈内容1.工作目的2.工作职责3.工作联系4.工作权限5.任职资格19 （三）访谈时应注意以下几点：（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；（2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；（3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；（4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。 （四）访谈法的优缺点访谈调查法的优点1.灵活2.准确3.深入4.收集信息及时访谈调查法的局限1.成本较高2.缺乏隐秘性3.受访谈员影响大（五）访谈记录表P7721 二、观察法定义：指工作分析人员通过感官或利用其他工具对员工正常的工作状态进行观察记录，获取有关工作内容、工作环境以及人与工作的关系等信息，并通过对信息进行分析、汇总等方式得出工作分析结果的一种方法。22 下面哪些情况适合用观察法进行工作分析，哪些不适合1.脑力劳动成分比较高的工作（如律师、设计师、程序员、工程师）2.处理紧急情况的间歇性工作（如急救护士）3.用体力活动来完成的工作（如保洁员、保安员、装配工人）4.但进行工作分析是为了得到有关任职资格方面要求的信息时5.标准化且周期较短的工作6.周期较长的工作7.高层管理者或研究人员的工作23 （一）观察法的使用原则1）被观察者的工作应相对稳定2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作3）要注意工作行为样本的代表性4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准24 （一）观察法的方式1.直接观察法2.阶段观察法3.工作表演法25 （二）观察法的优缺点观察法的优点1、直观性。2、可靠性。3、简便易行，适应性强，灵活性大。观察法的缺点1、表面性和偶然性。2、受时间、空间等客观条件的限制。3、观察结果往往取决于观察者的主观状况。4、成本较高26 （三）观察过程中可能出现的错误表：观察过程中可能出现的误差和错误问题晕轮效应：根据一方面的印象作出对整体的判断细节遗失：在对工作活动进行概括时忽略细节信息对比错误：选择错误的参照系造成判断错误主观判断：不尊重客观事实，主观臆断趋中倾向：对工作要求、环境等的判断过于趋中信息扭曲：过分迁就任职者的看法导致信息失真归类错误：对工作任务的提炼、归类发生错误表：观察过程中可能出现的误差和错误信息扭曲：过分迁就任职者的看法导致信息失真问题晕轮效应：根据一方面的印象作出对整体的判断细节遗失：在对工作活动进行概括时忽略细节信息对比错误：选择错误的参照系造成判断错误主观判断：不尊重客观事实，主观臆断趋中倾向：对工作要求、环境等的判断过于趋中归类错误：对工作任务的提炼、归类发生错误刻板效应：根据整体知觉做出对个体的倾向性的判断27 三、问卷调查法它是以书面的形式，通过任职者或其他职位相关人员单方面的信息传递来实现的工作信息收集方法。28 设计问卷时的一些技巧（1）先易后难（2）逻辑次序（3）形式多样化A自由问答题用简单的语言描述一下您所从事的工作？您所从事的工作主要需要哪些方面的知识和技能？您认为您所从事的工作还存在哪些不合理的地方？希望如何改进？29 B两项选择题您的工作是否要求精力高度集中？A是B否C多项选择题您在每天工作中是否经常要迅速做出决定A没有B很少C偶尔D许多E非常频繁您认为胜任您所在职位的最低学历是（勾选一项）初中及以下（）高中（）中专或技校（）大专（）本科（）双学位（）硕士及以上（）30 请勾选你对下属工作所负的主要责任（多选）指导（）指派任务（）检查工作成果（）分派人员（）规划工作内容（）甄选新人（）协调彼此工作（）解决员工问题（）其他（）31 D顺位式问答题（序列式问答题）请你填写你的工作职责。填写空格不够时，可以另附表格重要性工作职责时间比重123456732 （一）职位分析问卷法（PAQ）职位分析问卷法（PAQ）是一项基于计算机的、以人为基础的系统性职位分析方法。它是1972年由普度大学教授麦考密克（E.J.McComick）开发出的结构化的职位分析问卷。经过多年实践的验证和修正，PAQ法已成为使用较为广泛的有相当信度的职位分析方法。33 职位分析问卷的结构经过实践中大量的统计分析、验证，现行通用的PAQ共包含6个部分，187项工作元素。经过对大量样本进行的主成分分析，PAQ可以聚类为33个维度，每个维度包含若干工作元素组成，每项工作元素都有与之对应的若干等级量表，通过对这些工作元素的评价，以反应目标职位在各维度上的特征。这些工作元素具有共用性特征，因此PAQ可以分析商业、工业企业以及公共部门中的各种职位。34 PAQ各维度及其详细说明35 2、体力活动：工作中包含哪些体力活动、需要使用什么工具设备？使用工具使用各种机器、工具身体活动工作过程中的身体活动控制身体协调操作控制机械、流程技术性活动从事技术性或技巧性活动使用设备使用大量的各种各样的装备、设备手工活动从事手工操作性相关的活动身体协调性身体一般性协调36 3、用脑：工作中有哪些推理、决策、计划、信息处理等脑力加工活动？决策作出决策信息处理加工处理信息4、与他人关系：工作中需要与哪些人发生何种内容的工作联系？信息互换相互交流相关信息一般私人接触从事一般性私人联络和接触监督/协调从事监督协调等相关活动工作交流与工作相关的信息交流公共接触公共场合的相关接触37 5、工作情境：工作发生的自然环境和社会环境如何？潜在压力环境工作环境中是否存在压力和消极因素自我要求环境对自我严格要求的环境工作潜在危险工作中的危险因素6、其他特征：其他活动、条件和特征典型性典型性工作时间和非典型性工作时间的比较事务性工作从事事务性工作着装要求自我选择着装与特定要求着装的比较薪资浮动比率浮动薪酬与固定薪酬的比率规律性有规律工作时间和无规律工作时间的比较强制性在环境的强制下工作结构性从事结构性和非结构性工作活动灵活性敏锐的适应工作活动、环境的变化38 通过职位分析问卷法（PAQ），可得到被调查职位5个方面的能力要求：1、具有决策、沟通与社交能力2、执行技术性工作的能力3、身体灵活度4、操作设备与器具的技能5、处理信息资料的能力39 PAQ的优点PAQ为收集职位诸多方面的量化资料提供了一种标准化工具，而标准化有助于确保不同的职位以相似的方式得到评估PAQ提供了可靠有效的资料，是少数几个拥有广泛信度和效度的工具之一PAQ操作性强，而且作为人员倾向性工具，其使用面相当广泛相对于其他工作分析系统来说，PAQ被认为是花费较少而且所需时间较少的工作分析工具40 PAQ的缺点1.使用该问卷进行工作分析的人员需要有相当高的阅读能力，即对工作分析人员的文化要求较高。该问卷一般不能够对拥有低于大学水平阅读技能的工作的工作分析者使用，因而给使用者造成一定的困难2.由于PAQ问卷的设计目的是针对所有职务的，虽然项目繁多，但毕竟有限，而且其评价的是基本工作工作要素而不是具体的工作任务，因此，不能精确区分不同的工作3.由于PAQ主要关注工作过程，不关注任务活动，某些工作分析的目的仅通过PAQ不能圆满完成41 （二）管理职位描述问卷法（MPDQ）管理职位分析的挑战(特点）（1）管理者的行为极为广泛复杂，难以简化描述（2）管理行为难以用统一的价值尺度进行度量（3）大量思维性活动，难以准确观察、度量（4）大量人际交往活动42 1.MPDQ简介由美国著名职位分析专家（W.W.Tornow）托纳以及平托（P.R.Pinto）等人开发的管理职位分析问卷（ManagementPositionDescriptionQuestionnaire，简为MPDQ）法，正是致力于解决上述对管理职位进行职位分析的困境。43 MPDQ是一种结构化的、以工作为中心、以管理型职位为分析对象的职位分析问卷。MPDQ主要收集、评价与管理职位相关的活动、联系、决策、人际交往、能力要求等方面的信息数据，通过特定的计算机程序加以分析，有针对性的制作各种与工作相关的个性化信息报表，最终为人力资源管理的各个职能板块——工作描述、职位评价、人员甄选、培训开发、绩效考核、薪酬设计等——提供信息支持。44 管理职位描述问卷要描述哪些内容？13个维度共197个问题13个维度：1、产品、市场、财务、战略计划2、与组织其他部门的协调3、内部业务的控制4、产品和服务责任5、公共关系和客户关系6、高层次的咨询指导7、行动的自主性8、财务审批权9、雇员服务10、监督11、复杂性和压力12、重要财务责任13、广泛的人事责任45 MPDQ的优点1.适用于不同组织内管理层级以上的职位的分析，具有很强的针对性2.为培养管理人才指明了培训方向，也为正确评估管理工作提供了依据3.为管理工作的分类和确定管理职业发展路径提供了依据4.为管理人员的薪酬设计、选拔程序以及提炼绩效考核指标奠定了基础46 MPDQ的缺点1.由于管理工作的复杂性，难以深入分析所有类型的管理工作2.成本较高，投入较大47 四、工作日志法（现场工作日志法）定义：是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息收集方法。工作日志又称为活动日志、工作活动记录48 工作日志法操作要点1.工作日志填写辅导（1）准确（2）有耐心2.选择填写时间区间填写的总时间跨度（一般选取一个月到一个半月）每日填写的时间间隔（一般每日填写时间间隔为半小时）3.过程监控49 五、关键事件记录法1.定义关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。关键事件记录法是指分析人员向工作者询问一些问题以了解其对于解决关键事件所需能力和素质，还可以让工作者进行重要性评价的一种收集职务信息的方法，称关键事件记录法。50 2.关键事件记录的内容（1）导致事件发生的原因和背景；（2）员工的特别有效或特别无效的行为；（3）关键行为的后果；（4）员工控制上述行为后果的能力。51 3.记录关键事件的STAR法第一个S是SITUATION———情境。这件事情发生时的情境是怎么样的。第二个T是TARGET———目标。他为什么要做这件事。第三个A是ACTION———行动。他当时采取什么行动。第四个R是RESULT———结果。他采取这个行动获得了什么结果。连起这四个角就叫STAR。52 六、工作信息收集的其他方法（一）参与法（职务实践法）适用于专业性不是很强的职务（二）文献资料分析法适用于比较常见且非常正规，并有一定历史的工作（三）专家讨论法适用于发展变化较快或岗位职责还未定型的企业（四）实验法企业常用现场实验法53 第三节职务分析的基本程序一、准备阶段1、确定分析的对象2、确定并培训工作分析小组成员构成:工作分析专家任职者任职者的主管3、准备要分析的职务相关的文件和资料二、调查阶段三、分析阶段四、完成阶段——形成职务描述书54 第四节职务描述书的编写职务说明书的作用1、明确工作职责权限2、有利于工作比较及薪酬设定3、有利于工作的稳定性4、有利于工作绩效评价5、有利于工作设计和再设计6、人员甄选录用的依据7、有利于人力资源开发55 一、职务描述书的主要内容1、职务概要职务的名称、编号、职务所属部门、职务等级等2、责任范围及工作要求（工作内容和责任）任职人员需完成的任务、所使用的材料、最终产品、需承担的责任3、设备及工具4、工作条件与环境5、任职资格受教育水平、经验、培训、性别、年龄、相关工作经历、身体状况、个性、能力、知识要求、基本技能56 二、对职务描述书编写的要求1、清晰2、具体3、简短扼要57 三、职务描述书举例插入word文档58 作业在下列几种职务中选择一种，编写一份该职务的职务描述书1、丽客隆超市采购部经理2、云南大学旅游文化学院学生食堂炒菜师傅3、云南大学旅游文化学院学生辅导员59