DB13T 2295-2015 行政许可电子档案管理规范.pdf

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1、ICS03.080.01A12DB13河北省地方标准DB13/T2295—2015行政许可电子档案管理规范Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement2015-12-25发布2016-02-01实施河北省质量技术监督局发布DB13/T2295—2015前言本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由河北省质量技术监督局审查事务中心提出。本标准由河北省服务标准化技术委员会归口(SAHB/TC264)。本标准主要起草单位：河北省质量技

2、术监督局审查事务中心。本标准主要起草人：张再永、李贻才、刘凤英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑倩、王军杰、张立军。I学兔兔www.bzfxw.com学兔兔www.bzfxw.comDB13/T2295—2015行政许可电子档案管理规范1范围本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用。本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

3、凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范DA/T18档案著录规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1行政许可电子档案Administrativelicensingofelectronicarchives在行政许可管理工作过程中形成的归档电子文件及相关的元数据。3.2归档电子文件Archivalelectronicrecords经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子

4、文件。3.3元数据Metadata描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。3.4归档filing把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.5迁移Migration将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。1学兔兔www.bzfxw.comDB13/T2295—20154总则4.1行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2应对行政许可电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档

5、等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3应明确规定行政许可电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。4.4归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的非电子签章。4.6应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。5元数据管理5.1元数据内容5.1.1元数据内容包括背景结

6、构信息和管理过程信息。5.1.2归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。5.1.4归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.1.5归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.2元数据结构5.2.1背景结构信息表行政许可电子档案的背景结构信息见表1。表1背景结构信息表序号字段名称说明1形成部门行政许可电子档案形成的部门信息2完成日期行政

7、许可电子档案的完成日期信息3通讯地址行政许可电子档案主管部门的通讯地址信息4联系电话行政许可电子档案主管部门的联系电话信息5联系人行政许可电子档案主管部门联系人信息6硬件环境形成行政许可电子档案的计算机、网络服务器型号、制造厂商等信息7操作系统形成行政许可电子档案的计算机操作系统信息2学兔兔www.bzfxw.comDB13/T2295—20158操作系统版本形成行政许可电子档案的计算机操作系统的版本信息9数据库系统形成行政许可电子档案存储的数据库系统信息10数据库系统版本形成行政许可电子档案存储的数据库

8、系统的版本信息11相关软件形成行政许可电子档案的相关软件信息12相关软件版本形成行政许可电子档案的相关软件的版本信息13字节数行政许可电子档案的字节数量5.2.2管理过程信息表行政许可电子档案的管理过程信息见表2。表2管理过程信息表序号字段名称说明1岗位序号形成行政许可电子档案的岗位信息2岗位名称形成行政许可电子档案的岗位信息3责任人形成行政许可电子档案的人员信息4接收日期行政许可电子档案的接收时间信息5办理结果行政许可电子档