总裁秘书职务说明书

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1、总裁秘书岗位说明书一、基本信息（与岗位相关的基本信息）岗位名称总裁秘书岗位等级部门总裁办公室岗位编号直接上级岗位总裁办公室主任直接下属岗位无二、岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）领导的日常工作和生活的服务人员；工作中的参谋、助手和外脑三、岗位工作概要（用一句概述本岗位的工作范围和内容）行政管理、信息调研、督促考核、上呈下达、公文办理、会务工作、机要保密。四、工作职责职责类别工作职责及目标发生频率重要程度（5—1级）占用时间（%）1、管理文件1）参与拟（修）订行政管理制度、实施细则及流程。不定53％2）参与各类考核制度的

2、制(修)订，制定各类考核工具。2、参与公司年度经营计划的拟定1）协助主任进行内、外环境调研、分析，起草报告初稿。每年53％2）收集、汇总各部门年度工作计划提案，起草公司年度计划草案，报总裁；（去年为李工作，今年待定）3）负责收集、汇总各部门季度、半年工作计划，报总裁。3、总裁办公会及各类综合性会议1）负责收集会议议题，报总裁或总裁办主任审核。每周520％2）起草和印发会议通知，准备会议材料。不定3)会务准备：布置会场、安排座次、组织参会人员签到。不定4)负责会议记录、起草和整理会议纪要、整理领导讲话记录。不定5)负责对会议

3、决定事项和会议精神的落实情况进行跟踪，将会议决议的落实情况呈报总裁。不定6）做好相关信息的保密工作。不定4、计划和工作职责考核1）按时收集各部门提报的上月工作评估总结和本月工作计划。每月520％2）召集月度计划工作会议，记录考核委员会对各部门上月工作完成情况和当月计划提报情况的审核意见，并将按照考核委员会意见修改后的月计划反馈各部门。3）对各部门月计划的实施情况进行跟进、考核，提出处罚或奖励建议。4）对各部门月计划的完成情况、职责履行情况及职能考核结果进行考核，填报总裁办公室月度职能考核表。5）对各部门月度工作总结、职能考

4、核意见进行汇总、整理，提报总裁审批。6）将经总裁批准的考核意见进行汇总、整理，再经总裁签批后，送交人力资源部执行。7）每月十日前，对公司上月主要工作的进展情况及职能考核情况进行汇总、整理，编辑简报，经总裁审阅后印发。5、文字工作1）组织起草以公司名义上报、外发的综合性的文字材料，并送交办公室主任审核。不定520％2）负责对其他部门起草的文件的核稿和校对。每月3）负责公司各类总结（季度、半年度、年度）的起草，完成后送交办公室主任审核。每季、每半年、每年4）负责以公司名义印发的各类简报的起草和编辑，报办公室主任审核。不定5）公

5、司内部有关事项及公司外部相关情况的调研报告。不定6）负责对公司发生的大事及时进行记录和整理。不定7）其他根据领导要求编写的各类文字材料。不定6、行政、公共关系工作1）负责各类证照的批办、变更、年检及相关业务（营业执照、卫生许可证、组织机构代码、商标登记证等）。每年48％2）协助部门各类大型活动的组织。不定43）负责与政府部门及关系单位的相关业务（对外文件的送达、相关业务的办理，上级或关系单位来文的接收和相关业务的办理）。不定47、日常性、服务性工作1）负责考勤记录和提报。每月38％2）负责相关外来人员的接待、服务。不定23

6、）负责领导手机费缴纳、统计和保管。每月24)负责总裁、副总裁临时所需文件的整理（起草或记录领导口述或按照领导亲笔所写的稿件）、排版、打印。不定35)总裁室内卫生的保持、文件整理及其他服务性工作。每天18、公司电话费的管理1）公司电话费年度预算的提报。每月23％2）公司每月电话费的缴纳、统计和报结。3）各部门电话费使用情况的控制和考核。9、计划、总结编制本岗位年、月度、周工作计划，并报主任审核。1次/周、月、年3进行年（半年）工作总结、述职。1次/月410、其他工作领导临时安排的其它工作。每周12％四、工作权限1、有权根据考

7、核细则对各部门工作职责履行情况和工作计划完成情况进行考核并提出奖惩建议。2、有权对公司各项主要工作和决策执行情况进行调研、催办和督办。五、岗位关键业绩指标KPI业绩指标考核标准1、考核工作客观、真实地反映各部门工作计划完成情况和工作职责履行情况，做到情况落实明确，考核准确到位、奖罚分明，总裁满意。2、文字工作保证及时，内容、形式、文字均符合要求，领导满意。3、会务工作确保及时承办、做到无过失，领导满意。4、日常性、事务性工作及其他工作做到按时、准确完成。六、任职资格1、教育、工作经历最低要求理想要求学历中专本科专业会计、管

8、理类专业文秘或企业管理专业，工作经验1年以上本企业管理岗位工作经验3年以上本岗位工作经验职称无经济师执业资格无无2、知识专业知识：公文写作、办公室业务、公关礼仪、企业管理等相关专业知识。了解和把握公司法、证券法等相关法律法规以及地方有关的政策法规。通用知识：熟练掌握办公自动化软件的应用及网络知识。3、综