《九段秘书》ppt课件.ppt

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1、湘西公司----九段工作九段秘书目录一、工作困境二、概念三、事例四、人力资源经理（HR）2工作困境1、人员更换频繁，育人成本高。2、工作事务繁杂，执行效果差。完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。3、管理要求增高，应无为而治。员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果

2、是什么？4、自我价值要求，应按质取酬。为什么辛苦工作老总还不满意？买西红柿的故事。3概念1、什么是九段秘书？本质上讲就是提高执行力的思路。4事例（会议组织）2、一段秘书发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。5事例（会议组织）3、二段秘书抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。6事例（会议组织）4、三段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总

3、经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。7事例（会议组织）5、四段秘书勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。8事例（会议组织）6、五段秘书细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。9事例（会议组织）7、六段秘书做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关

4、会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。10事例（会议组织）8、七段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。11事例（会议组织）9、八段秘书定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇

5、报总经理。12事例（会议组织）10、九段秘书做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。13事例（会议组织）11、手册要点（1）、标准流程说明。（2）、标准会议议程。（3）、标准会议通知。（4）、标准会议需知。（5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。（6）、标准会议预算清单。（7）、标准实物检查清单。（8）、标准追踪流程。（9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等）（10）

6、、专人负责事项。14事例（湘西中心支公司会议组织“九段秘书”工作手册）段位项目工作标准备注一段发通知用电子邮件、黑板发通知。准备相关会议用品电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢迎辞、节目单、附件一事项等、二段抓落实在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。三段重检查在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时不能参加人员，立即向主持人汇报，由主持人确定拟缺席人应参加会议。四段勤准备在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此会议室什么时间有什

7、么会议安排。落实视频、声音等五段细准备在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料。资料提前摆放或固定地点自由取用。六段做记录在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况下做一个录音、录像）。记录本分为公司会议记录本、总经理会议记录本、经理会议记录本、综合会议记录本。七段理记录在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各人员。样本:湘西2008年12月21日经理会议纪要八段定责任将会议中确定的工作，一对一地落实到相关责任人，经责任人确认后，形成书面备忘录，交主持人与当事人，

8、并追踪完成情况报主持人。利用公司论坛做好责任人确认和追踪。九段流程化将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类会议。附件1：15测试16HR九段九段HR：“做流程、做传承”。一段HR：“发信息，等消息”。二段HR:“紧跟踪，做分析”。四段HR：“做标准，严考核”。三段HR：“凭经验，做判断”。五段HR：“做交底、给推荐”。六段HR：“做培训、做监督”。七段HR：“做文化、做推动