高校档案信息化管理模式研究.doc

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1、高校档案信息化管理模式研究【摘要】随着高校学生人数的增加以及高校信息化的发展，各类文件数量急剧增加，传统的档案管理已经不能满足高校发展的要求。因此，加快高校档案信息化建设，对于提高档案管理效率，促进高校发展，具有重要意义。文章在阐述档案信息化的重要意义的基础上，分析了目前高校档案信息化过程中存在的问题，并提出解决方案，以期为档案信息化管理提供借鉴。【关键词】高校；档案信息化；档案管理；信息安全作为高等学校办学的重要基础之一，档案管理工作的好坏影响着学校的办学质量。高校档案不仅记录着学校发展历史，也记录着全校师生工作或学习过程中产生的重要文件，还保存着

2、学生的学籍档案，是学校重要的资料库。先进、高效的高校档案管理模式，才能方便查询相关资料信息，提高师生工作效率。随着高等学校办学规模的扩大，需要建档的文件急剧增加，高校档案管理面临严峻考验。目前，多数高校的档案管理依旧是以纸质档案为主，采用人工整理、建档，并储藏于档案室，这种方式不但效率低下，档案利用效率也不高，不利于档案信息的共享。随着信息技术和计算机技术的发展，档案信息化逐渐成为一种趋势，有利于提高档案管理水平。一、高校档案信息化的重要意义41.高校档案信息化是高校信息化的重要组成部分。随着现代科技的发展，多数高校的教学活动已经不仅仅是一支笔和一块

3、黑板就能完成授课的，利用现代信息技术授课已经成为一种趋势。随着高校信息化的不断普及，产生的电子文件也不断增多，如何将这些文档快速归档并提供查询，是高校档案管理的重要内容。将教学或科研过程中产生的电子文件做统一整理，编码后存放于特定数据库中，有利于学校各部门查询相关信息，及时对工作作出调整。2.优化馆藏结构，提高档案管理效率。高校建立档案的目的是存储重要文件，以供相关人员查询，提供借鉴。但纸质文件在实际建档、储藏档案的过程中，非常容易出现文件丢失、发霉以及破损等情况，导致存储信息不全。档案信息化不仅优化档案馆存储结构，节省空间，也有利于保持档案的完整性

4、，最大限度地保存文件。档案信息化有利于档案及时归档，节省人力物力。3.方便查询资料，提高档案利用效率。利用信息技术和计算机技术将档案信息化，有利于相关人员快速查找阅读，从而提高档案利用效率。档案信息化打破档案储藏的空间概念，使用者可以在任何地方查阅相关档案。以往，高校将纸质档案存储于档案室之后，其他人员如果想查询相关资料，则必须到档案室中查找，很不方便。如果将档案信息化之后，那么查询档案就没有必要到档案馆中，通过特定网络就可以看到，非常方便。此外，档案信息化以后，我们只需要在电脑前检索相关信息就能快速查询到相关文件，提高了档案的利用效率。二、高校档案

5、信息化过程中存在的主要问题41.高校档案信息化得不到重视。虽然国家档案局和教育部都出台了相应档案信息化指导意见，但是由于没有得到足够重视，导致高校档案信息化程度不高，仍然采用传统档案管理模式。档案管理部门长期得不到领导重视，导致档案管理人员积极性不高，安于现状。再加上很多档案管理人员只看到档案信息化建设初期的艰难，而没有认识到档案数据化的优点，仅仅满足于现有的档案管理模式，导致档案信息化建设缓慢。2.档案信息化管理人才缺乏。高校档案信息化建设不仅需要懂档案管理的人才，也需要懂计算机技术和信息技术的专业技术人才。然而目前高校从事档案管理的人员仍以中年人

6、为主，这部分人员对于传统的档案管理模式非常熟练，但是由于时代的原因，他们应用计算机技术的能力欠缺，无法满足档案信息化的要求。此外，由于档案管理部门不被重视，培训的机会就少，档案管理人员也很难接触到先进的档案信息化管理理念及技术。3.资金投入不足，基础设施落后。与传统档案管理相比，档案信息化对于电子设备要求较高。大型计算机、磁盘、扫描仪以及相应的管理软件等基础设施是档案信息化的基础，先进的设备才能加快档案信息化建设。对于很多高校而言，经费有限，且多用于教学科研等方面，能用于建设档案信息化的资金非常少。资金不足，不仅无法配备先进的电子设备，对档案管理人员

7、进行档案信息化培训的机会减少，无法提高他们的专业技能，也不利于档案管理信息化的建设。4.档案管理体系不完善合理、规范的管理体系才能提高档案管理效率，促进档案信息的利用。随着档案信息化的推进，已有的传统档案管理制度和方法已经不能满足新时代要求。结合最新的档案管理新理念，建立一整套档案管理体系是目前亟待解决的问题。从档案收集、编号到信息化处理都需要建立一整套详细的技术流程规范，从而提高档案管理效率。5.高校档案信息利用效率不高由于高校是传授知识和技能、培养优秀人才的地方，因此教师在教学科研活动中产生的文件资料具有很强的借鉴意义。如上课的讲义、PPT或者视

8、频资料均是重要的学习资料，如果这些资料可以共享，对于知识传播具有重要意义。然而目前多数高校的档案资料均储藏在