吉林大学档案网上归档工作规范.doc

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1、吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源，充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用，特制定本规范。规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。第一部分档案网上著录规则1范围1.1本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。1.2本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。2著录格式2.1文件、案卷所属类别著录格式一级目录二级目录三级目录2.2案卷

2、级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间接收人移交时间移交人输入员2.3文件级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间文号、图号载体文本文种归档份数电子文件编号输入员3著录项目3.1类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。这个类就称之为类

3、目。3.1.1一级目录一级目录著录年度号，使用阿拉伯数字。3.1.2二级目录二级目录著录分类号的第一、二级类目。具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。3.1.3三级目录3.1.3.1博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。例如：“经济学院博士”。同等学力博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力博士”。例如：“经济学院同等学力博士”。不授予博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位博士”。例如：“经济学院不授予学位博士”。撤消博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位博士”。例如：“经济学院撤消学位博士”。3.1.3.2硕士学位档案全日

4、制硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+硕士”。例如：“经济学院硕士”。专业硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+专业硕士”。例如：“经济学院专业硕士”。同等学力硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力硕士”。例如：“经济学院同等学力硕士”。不授予硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位硕士”。例如：“经济学院不授予学位硕士”。撤消硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位硕士”。例如：“经济学院撤消学位硕士”。3.1.3.3全日制本（专）科学生成绩档案全日制本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按本科、辅修、专科，分别著录为：归档单位全称+本科（或辅修

5、、专科）。例如：“经济学院本科”。3.1.3.4成人教育本（专）科学生成绩档案成人教育本（专）科学生成绩档案，三级目录著录按不同校区、不同教学方式、不同学历层次分别著录为：校区全称+成教办+夜大（或函授、脱产）+本科（或专科）。例如：“前卫校区成教办夜大本科”。3.1.3.5远程教育本（专）科学生成绩档案远程教育学生成绩档案，三级目录著录按本、专科学历层次分别著录为：远程教育学院+本科（或专科）。例如：“远程教育学院本科”。3.1.3.6其它类档案三级目录著录归档单位全称。3.2排检与编号项3.2.1分类号3.2.1.1信息分类号暂不著录。3.2.1.2实体分类号实体分类号著录各

6、类档案归属的年度号+分类号。分类号参看吉林大学各类档案管理工作规范。3.2.2档案馆（室）代号暂不著录。3.2.3案卷/盒号及馆编件号案卷/盒号及馆编件号是固定和反映互有联系的一个或若干文件组合成的档案保管单位中，档案或文件排列顺序的一组代码。3.2.3.1案卷级著录案卷级著录时，著录案卷号，使用阿拉伯数字。3.2.3.2文件级著录文件级著录时，著录案卷号+小数点+四位文件顺序号，使用阿拉伯数字。3.2.4电子文件编号电子文件编号是档案馆、室，管理电子文件的一组符号代码。3.2.5全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。著录为07。3.2.6缩微号缩

7、微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号。3.2.7主题词主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。档案管理软件自动标引。3.3题名项3.3.1正题名3.3.1.1正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。3.3.1.2文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”方括号。3.3.1.3文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”方括号。3.3.1.4案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长