秘书该如何替上司挡驾_

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1、秘书该如何替上司挡驾_秘书作为帮助及辅佐上司处理日常事务的人员，迎来送往的日常工作中挡驾是常常遇到的一大难题。作为挡驾沟通环节的关键人物，秘书应从礼、情、理、智四个方面挡驾，奇妙地对上司供应关心。这不仅是秘书人员必需具备的职业技能，也是高职文秘专业同学职业技能培育中不行忽视的要素。一、以礼相待进行挡驾礼貌是人们用以沟通思想、沟通感情、表达心愿、促进了解的一种方式，是人际交往中不行缺少的润滑剂。以礼相待是秘书接待工作应遵循的第一个重要原则。假如来访者看到的是一脸冰冷的表情，听到的是“你找谁”、“你来干什么”等无礼的言行举止，来访者会产生反感心情，

2、使沟通无法正常进行。秘书在接待工作中以礼相待，会给来访者一种舒服、愉悦之感。1.用法礼貌用语。礼貌用语广泛地运用于各个领域，秘书工作中同样不行缺少。每个人在___上的地位都是公平的。秘书人员不管对于哪个___阶层、哪种___地位的来访者，无论是上司叮嘱要予以拒绝的访客，还是不受欢迎的不速之客，都应当注重礼貌，用法“您好”、“请问需要什么关心”等问候语、接待语，而不应采纳“找谁”、“有什么事”等冷漠、生硬的语言。2.用法“3S”接待法。“3S”接待法就是指在迎来送往过程中应当用法的Stand（站立）、Stare（凝视）、Smile（微笑）等接待礼

3、仪，这些礼仪在挡驾时同样适用。秘书人员在接待来访者时，应起身站立，欠身点头表示问候与欢迎，还可用法关注和严厉的眼神凝视对方，沟通中要留意表情自然，仔细倾听，面带微笑，体现出应有的素养。3.用法肢体语言。必要时，秘书人员还可以用法肢体语言间接地挡驾。如来访者的需求无法满足，可以通过引领引导表敬重，端茶送水表关怀，身体前倾表倾听，握手道别表歉意等肢体语言。秘书的谦谦君子，会让来访者即便被挡驾也得到暖和与劝慰。二、换位思索进行挡驾1.提出处理的建议。换位思索对于挡驾工作非常必要。来访者都是有备而来，带着目的而来的。不少来访者对于单位事务办理的程序不了

4、解，秘书人员首先应当予以理解，其次要仔细倾听与分析，再对他们的要求提出合理的处理建议。如来访者认为只有面见上司或老总才能解决他的问题，(文秘工作　)秘书人员可以恳切而明确地告诉他“这件事可以挺直去找某某部门解决，不需要找老总，这样既节约时间又可以快速解决问题”，这会让来访者认为秘书人员能换位思索，的确是为他着想，自然就会欣然接受秘书人员的建议。2.先确定再否定。在拒绝来访者或来电者的要求时，秘书可采纳先确定后否定的方法，如先确定对方的一些说法，如“您说的有肯定道理”、“您所说的一些事是事实”，可使对方在较为愉悦轻松的心理感受中，连续沟通状况。然

5、后进行转折，最终才予以否定。假如秘书直截了当地否定对方的讲话，用法“不行”、“肯定不行能”、“你的话没意义”之类的语言，不仅一开头就会损害对方的自尊心，还简单使他产生抵触心情，后面做再多的说明、说明他都会无法接受，反而易使自己陷入被动。3.取得对方理解。秘书在挡驾时，有时也可实话实说，获得对方的理解，如一位秘书在与来访者沟通时说道：“实不相瞒，领导现在有空，但是他心情很不好正在发火，不想见客，假如我是您，我宁可选择另外的时间去访问他，这样应当会更好，您也可以先留个条。”客人果真听从秘书的建议离开了，临走时还感谢秘书的提示。三、以理服人进行挡驾挡

6、驾，并不是要隔绝上司与来访者的联系，而是为了把那些一般性、事务性工作挡下来，由相关部门依据职责分工加以处理，从而保证上司有个良好的工作环境，集中时间和精力去思索重大问题，处理大事要事。因此，秘书接待来访者要有正确的认识和看法，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，以礼、以情为辅，秘书人员要讲究工作方式和方法，不卑不亢是挡驾时应持的基本看法。秘书人员可一直访者说明公司的相关规定，说明办理的程序，将来访者需要办理的事项先弄清晰，然后帮助他分析归类，属于哪个部门负责管理的就引导他到哪里去办理。四、利用才智进行挡驾挡驾需要技巧，也最能体现秘书

7、人员综合分析力量和机灵敏捷处理问题的力量。一般状况下，秘书人员应做到：1.领悟领导的言外之意。秘书人员肯定要多了解上司，熟识他的人际关系、思维方式、工作方法等，留心观看上司的言行，这有利于形成正确的推断，知道哪些人该挡驾，又该如何挡驾。2.表达委婉含蓄。秘书对待来访者的看法要冷静、谦和、真诚，要有好风度、好品德，对于一些难缠的人，更需要有耐烦，不能烦躁、急躁，否则很有可能把事情弄僵。在挡驾过程中，秘书人员应注重语言技巧和应变方式，如有些来访者是比较重要的人物，不能简洁地拒绝，运用委婉含蓄的语言表达效果会更好，诸如“最近领导很忙，在处理一件非常麻

8、烦的事，建议您去找相关部门，这样能更好地解决您的问题”，“我认为您不如留个话，我肯定替您转告”等。总之，上司在繁忙的工作之中假如被许多来电、来文和来访