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1、D物业公司行文工作规定经典物业公司行文工作规定依据"有利于工作,有利于保密,有利于立卷归档"的文秘工作原则,现对公司内部以及公司对外行文的程序和格式作统一要求,以便逐步建立起规范化的行文工作程序,详细规定如下:一、行文规则1.一般不得越级行文。必需越级行文时,应抄报越过的主管领导或部门;2.呈报的公文一文一事。3.公司对外统一名称;公司全称:X市XX物业管理有限责任公司辖区名称:XX花园、XX家园今后对外一律按上述名称使用,正式对外行文,签署合同均应使用公司全称。二、行文格式与要求1.凡属对外行文,
2、要使用"发文稿纸";属公司内部行文,要用"报批稿纸",如第一页写不下,应附双线横格纸。2.标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、函等)。3.抬头(部门、称呼、职务)要注明报、送单位。4.要有行文编号,以便于存放、查找和立卷归档。(1)对外行文编号统一为:-4-XX字第×××号XX综合第×××号XX客字第×××号XX经字第×××号XX工字第×××号XX安字第×××号XX洁字第×××号(2)内部行文编号统一为:综字第×××号经字第×××号客字第×××号洁字第×××号
3、安字第×××号工字第×××号5.文字内容应简练精确,不能用"也许"、"可能"等词及不精确的数字,标点符号的使用力求正确。6.落款应署明承办人,部门经理要签字,注明呈文年月日,是否急件。7.书写要求:字迹工整、书面洁净;不用铅笔书写,不得将带有涂改的文字稿呈报给部门经理或总经理,否则,综合部有权退回,要求重抄;字不要写得太小,行距适当加大,以便批阅人批改。三、行文程序1.公司对外行文:-4-(1)凡需以公司名义下发的行文,由拟稿人就发文格式撰语言后,交由部门经理核稿
4、签字;(2)将签字后的文稿送交综合登记编号;(3)转呈公司总经理签发;(4)经打印、拟稿人校对、加盖公章后发出。2.公司内部行文:(1)凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作,须由承办人以部门名义拟文,经部门经理签字同意后,交综合部进行登记和传送;(2)经公司总经理或主管领导审批(审读)后,综合部依据批示意见,交有关部门承办。(3)呈报公文的部门应适时询问报批状况。一般呈文应于两日内查询;急办公文应在当日内查询。四、收文办理程序1.凡属名公司的函电,由综合部拆封、登记,并按总经理或业务部门分工,转送总经理或有关部门。2.公司
5、总经理批阅的函电,一般应退回综合部,再转交承办人或存档。五、发文办理程序1.以公司名义发出的函电,由总经理办公室登记、编号、办理并存档;或交有关人员办理并进行登记。2.以部门名义发
