综合部文秘岗位职责及流程

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1、综合部文秘岗职责及流程一、综合办公平台公文处理（每日收文约花费30分钟左右，发文不定时，一篇大概需要30分钟）见纸质档案二、内网信息报道（每篇信息报道大概需要一个小时，包括资料收集、撰写、领导审阅）见纸质档案三、公文、报告、简报等撰写根据公司经理室、上级公司、上级领导安排撰写，每周至少有两篇左右，每篇根据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。【流程】1、领导提出文章撰写要求；2、根据领导要求，询问清楚文体、表现内容等，撰写好文章，递交领导审阅；3、根据实际需要进行修改，完成。四、会议组织、记录（一）会议记录每周需要参加的

2、会议包括晨会（固定）、中层会议（固定）、经理室会议（大概一周一次）、上级公司或外单位来访（不定期，大概一个月一次），以及其他会议【流程】1、参加会议，根据会议内容做好记录，内容包括：时间、地点、参加人员、会议主题、提出问题、发言内容、解决策略等要素。（通常一个会议的时间在两个小时左右）2、整理会议纪要，根据会议需要，整理出会议反映的问题、督办部门、处理策略，并发送至参会领导邮箱。（至少需要一个小时）（二）会议组织【流程】1、会议通知：根据领导要求，撰写邮件通知参加人员，同时发送短信，或者打电话（比较紧急的会议），由于公司很多

3、人员不看邮件、短信，所以需要多种通知方式。（视参会人数，大概需要半个小时）2、会议室布置、设备调试、水果茶水等：由综合部员工协调完成，由综合部经理安排执行。（通常时间为半小时）五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考核等精神文明建设材料每年检查两次，一次是中期检查，最后一次是验收。日常材料收集根据实际情况进行，大概每日约需要10分钟左右；每个季度会整理一次，一次大概需要3天时间；验收检查前期需要准备一周左右。【流程】1、参照考评标准，准备好文件夹（每项检查的模板均以制定出来）；2、根据每项检查要求，日常有相关材料（

4、纸质、照片等）就收录进去；3、收到上级相关通知、公文后，请示领导（先兰总、再吴总）是否申报、如何处理后，填写申报表；4、接到检查通知后，提前准备好迎检材料，递交领导审阅，需要修改、补充的，进行补充，完成；5、检查时向领导介绍工作开展情况，回答各类问题。六、企业文化活动负责各类企业文化活动的策划、前期准备、组织实施等。活动根据领导安排进行，也可以根据员工建议、自己想法策划组织。通常包括一年一次的年会、登山比赛、演讲比赛、体育文化活动等。【流程】1、根据领导安排，撰写活动策划方案（一个方案需要一天左右，大型、复杂的需要两三天）；

5、2、将方案递交领导审阅，根据领导意图进行修改；3、方案确定后，组织相关人员进行前期工作准备；（需要2天至一个月不等）4、活动开展时，负责整个流程的执行；（需要半天至一天不等）5、活动完成后进行总结。（需要半天）七、读书会、公司内刊每个季度固定一次。【读书会流程】1、每个季度第一个月4日前向员工征集本季度阅读书目，递交经理室同意后确定本季度阅读书目；（2个小时）2、通过短信、邮件向全体发出参加读书会通知，在第一个月15日前统计参加人员名单；（1个小时）3、上网购买书籍，通常是当当网，在第一个月22日前确保将书发到每个人手中；（

6、10分钟）4、向财务借款支付书款，用购书发票报销；（1个小时）5、在下一个季度第一个月10日前通过短信、邮件向参加读书会的员工发通知，要求递交本季度读书心得体会；（5分钟）6、在下一个季度第一个月30日前督促各部门参加读书会人员交齐所有心得体会，未交的在晨会上通报，并把整理好的心得体会合集发送给内刊编辑人员。（至少2天时间，一是统计整理需要时间，二是需要多次打电话、发邮件督促）【内刊编辑流程】1、根据内刊编辑轮流表，在本季度第一个月5日前通知本季度内刊编辑部门成立编委会；（5分钟）2、由编委会发通知号召大家投稿；（5分钟）3

7、、在下一季度第一个月30日前将收集的全部心得体会发送给编委会；（10分钟）4、督促编委会尽快编辑，并将合作广告公司联系方式等情况告知编委会；（2天，需要不间断地通知督促，否则会一直拖延）5、编委会与广告公司联系，完成内刊编辑，将初稿递交经理室审核；6、经理室审核通过后，告知广告公司印刷，并在晨会上向全员展示；（10分钟）7、根据编委会提供的稿件采用名单，制作内刊稿费清单，递交综合部经理、总经理审核签字，从工资发放稿费；（半小时）8、内刊印刷好后，通知各部门前来领取。（一天，大家都是断断续续来领取）八、各类行政事务包括上级公司

8、下发文件、邮件要求处理的表格、通知、文件等，公司内部的电话接听、通知等，大概每天约有一半的工作时间耗费在此。【流程】该类工作无固定流程，根据实际情况处理“反思——这类工作耗费时间较多的原因有”：1、上级公司经常下发的各类通知，都是反复在做无用功，之前已经做过的事情、统计过的材料等，反复要求