档案管理若干意见

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1、档案管理若干意见1目的为提高项目档案的管理水平，更好地为生产经营管理及企业的发展服务，结合本项目的工作特点，提出以下意见。2适用范围本办法适用于公司所属各单位、各部门。3职责3.1本项目形成的档案均实行项目办档案室监督管理，本项目统一管理的原则。3.1.1项目档案是指本项目在进行生产建设、技术管理、经营管理、企业管理、基本建设和科学研究等活动中形成的，对本企业、本单位有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。3.1.2本项目形成的档案由三部分组成，一为文书档案，二为工程档案，三为会

2、计档案。各部门办理完毕的资料应定期或不定期交由负责该工作的人员集中管理，各承办部门和个人不得分散保存，以确保档案的齐全完整和有效利用。3.2本项目的各类档案于工程结束后上交项目办档案室。3.3文书档案由项目档案负责人分管,负责对各单位、部室指导、审查、验收。3.3.1会计档案由财务部长分管，项目办财务部负责指导、审查，项目办档案室负责验收。3.3.2工程档案工程部长分管，项目办工程部负责指导、审查，项目办档案室负责验收。4文书档案4.1文书档案的归档范围准确划定归档范围是保证文件整理质量的关键（见项目办所

3、属各单位文件材料归档范围和保管期限）。4.2文书类资料的整理原则4.2.1重点整理本单位形成的文书资料37本单位在工作活动中形成的文件资料比较全面、系统、直接地记录了本单位各项工作的历史面貌，是今后进行工作查考和学习借鉴的第一手材料。同时也不能忽略与本单位工作活动密切联系的上级机关、同级单位、下级部门和不相隶属单位的文书资料。4.2.2保证归档文书资料的齐全完整归档前需检查以下内容：4.2.2.1本单位内部所有部门的文书资料是否收集齐全完整。4.2.2.2同一事由的文书资料是否收集在一起，特别是同一问题的

4、请示与批复、函与回复函是否齐全完整。4.2.2.3文书资料的正件与附件是否齐全完整。4.2.2.4本单位印发文件的原稿上应有领导人签发，加盖单位印章，年月日清楚，或附有填写完整，有领导人签字及单位印章的发文稿纸。4.2.2.5复印件不应作为档案保存，但复印文件加盖原印章后，方可具有档案凭证作用。4.3文书类资料的立卷4.3.1立卷方法本项目应采取主要按照问题特征，兼顾文书类型的立卷方法。4.3.1.1按照问题特征立卷，是将反映同类事物、同类问题、同类工作的文书资料组合成一个案卷的立卷方法。4.3.1.2按

5、照文书类型立卷，是将文书资料大体分成几种类型，如会议文件、工作计划、案件材料等进行立卷。4.3.2立卷时间4.3.2.1一般文件应放在文件印发的年度立卷；4.3.2.2年度计划、总结、统计报表、决算等应放在内容针对的年度立卷；4.3.2.3跨年度的请示与批复，放入批复文件年度立卷，也可以放在批复问题针对或生效的年度立卷；4.3.2.4请示没有批复文件的，放在请示年度立卷；4.3.2.5长远规划放在针对的第一年立卷；4.3.2.6两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；4.3.2.7跨年度的会议文件，放在会

6、议开幕年立卷；4.3.2.8有的问题或案卷要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷；4.3.2.9法规性文件，应放在公布或批准生效的年度立卷。4.3.3立卷程序4.3.3.1检查、调整卷内文件在立卷之前，要对经过组合的卷内文件进行细致的检查。包括：1）检查卷内文件是否符合归档范围要求；2）是否齐全完整；3）组合成的案卷是否保持了文件之间的有机联系；371）卷内文件的保存价值是否尽量做到了统一（见公司所属各单位文件材料归档范围和保管期限）。2）凡不符合立卷要求的，要予以调整。4.3.3.2排列卷内文件卷内文件

7、要按照一定的原则进行排列。一般的原则是：1）正件在前，附件在后；2）正本在前，定稿在后；3）批复在前，请示在后；4）转发文在前，被转发文在后；5）方针政策性文件在前，业务性文件在后；6）上级机关文件在前，本单位、下级部门、其他单位文件在后；7）案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；8）会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；9）重要法规性文件、历次修改稿依次排列在定稿之后；10）一个作者、一个问题的案卷按时间先后排列；11）一个作者、几个问题的案卷按问题重要程度，结合时间排列；12）几个作者、几个问

8、题的案卷先按问题集中，然后按重要程度，结合作者、时间排列。4.3.3.3卷内文件编号为固定案卷中每份文件的位置，便于保管和查找利用，卷内文件应按排列后确定的顺序，依次编写页号。凡有字迹、图表等具有实际意义内容的页面要编写页号，空白页及无实际意义内容的页面不编页号。页号位置在文件正页的右上角、反页的左上角。一般用碳素墨水以阿拉伯数字按顺序流水编写。4.3.3.4填写卷内文件目录（卷内文件目录形式见附件）卷内文件目录放在卷首，填写