科技档案的真实性——科技档案本体论研究

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1、科技档案的真实性——科技档案本体论研究[摘要]科技档案的务实性是由科技档案的准确性来保证的，科技档案真实性不会因为科技档案的更改补充而受到损害。科技档案的真实性包括内容的真实和形式(载体)的真实。[关键词]科技档案；真实性；准确性一、科技档案的准确性、完整性要求是科技档案真实性的保证陈兆祦、和宝荣在《档案管理基础》中说“档案是机关、组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”⑴（P10）凭证、查考是档案的基本作用，这是由档案作为客观的历史记录所具有的真实性来保证的。档案是历史凭证和原始材料，它在

2、反映历史活动的客观过程方面必须是真实的。在反映史实内容方面较其他资料更为可靠，因为它客观记录了以往的历史情况，更因为它准确客观地反映了当时当事。可见，准确性是维护档案真实性的保证。对科技档案而言，“科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件”，⑵（P13）是科技生产活动的直接记录，客观反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌。准确、完整是科技档案质量的保证。科技档案的准确性就是要保证“两个一致”。“首先表现在相关科技档案材料之间，互相对应，彼此协调，内容一致；其次，还要能够如实地记载和反映科技对象的变化，同科技对象的实际面

3、貌保持一致。”⑵(P122)科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，对科技档案的准确性和完整性产生很大影响。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化；另一方面，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原来有的科技档案从相对的完整、准确到不够完整、准确。科技档案对准确性的要求同其他档案特别是同一般的文书档案不一样。文书档案所记述的主要是各种政务活动的过程，它的功能主要是反映史实；科技档案要严格地反映现实情况，不仅记述科技活动的过程，而且还往往记述和反映作为活动成果的有形实体。人们在对这些有形实体进行使用、维护、检修或是进行改造创新的时

4、候，要求有一套反映现状的图样和文字材料，也就是说，一般而言其他文件材料归档以后，基本上完成了现行功能，多是用来进行历史查考。科技档案则不同，归档进入档案部门的大多数科技档案，不仅没有退出现行使用过程，而且将在较长的时期内发挥现行效用。因此，对于这部分科技档案来说，不仅要求具有记述史实的作用，还要求有反映现状的功能，这是由科技档案的现实性特点所决定的。如果这些科技档案有与现状不相符的情况，就叫做“档案不真实”：一是形成过程中造成的差错，这是“先天”的不准确；二是因没有及时更改已有的或补充新形成的科技档案，使这部分科技档案与现实不符，造成“后天”的

5、不准确，从而影响科技档案的真实性。就完整性而言，就是要保证科技档案齐全、成套，不能残缺不全。一是应建立的科技档案种类，项目必须齐全；二是每个科技项目的档案材料保持成套性，即一个科技项目所形成的全部科技档案，客观地记述了这一科技项目的进展过程及成果，是一个有机的整体，不可任意割裂分散。为了保证科技档案的准确性、完整性，在科技档案工作实践中人们建立了灵活的归档制度和科技档案更改、补充制度，以最终维护科技档案的真实性。二、科技档案的更改补充是科技档案准确性、完整性的保证档案作为原始凭证材料，是不允许更改和补充的，肆意更改或是添加补充违背档案的形成规律

6、。造成档案记载内容与事实不符。《档案法》第24条规定，对有涂改、伪造档案行为的要依法追究行政刑事责任，可见国家对档案的真实性已从法律角度上加以保证。任何档案一经形成，是不允许更改的，此为法律所规定。科技档案也不应当例外。在日常的科技档案归档工作中，关于归档时间的规定灵活而实用，可按项目结束时间、按工作阶段、按子项结束时间、按年度，随时归档。在归档时，还考虑到科技档案的现实性特点，即科技档案必须同它所记述和反映的科技对象一致，避免因科技档案内容的相对静止与科技对象的动态变化之间的矛盾，导致失真失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。归档时间的灵活

7、多样与科技档案现实性特点，使得我们在科技档案工作实际中，建立、健全了更改、补充制度，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，这已成为行之有效的科技档案管理方法。但这在理论上，似乎与“任何档案都不可更改”的论断是相矛盾的。关于科技档案更改补充，目前国内档案界存在两种不同的观点，一种认为“科技档案可以更改，补充”⑶，他们从“两个一致”出发，力图保证科技档案的准确性；另一种则认为科技档案不容更改，因为“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改，否则历史将失去其本来面目”，⑶同样科技档案也不容更改。两者观点截然相反，各执其理。当然，理论是在争论

8、中不断完善，问题在于我们应该怎样认识与理论不符但现实确实存在的科技档案更改补充制度呢?首先，我们说的科技档案更改不是对所有的科技档案，而是有其特定条件