文书档案管理之二 文书处理

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1、公文的行文方式、公文的行为规则一、公文的行文方式公文的行文方式是指发文机关根据其工作需要所决定的行文方法和形式。种种方式，从发文和受文双方的不同角度，可以有不同的划分方法。1.按受文机关的范围划分（1）逐级行文：就是只制发给之间上下级组织的上行或下行公文，如：“请示”和“批复”。（2）多级行文：就是同时向直接和非直接上级或同时向直接和非直接下级组织一次性行文，如“意见”。（3）越级行文：就是越过直接上下级组织而向非直接上下级组织制发公文，如“函”。（4）普发公文：就是向所属的所有组织一次性行文，如“通知”。（5）通行行文：就是向隶属和非隶属和群众一次性泛行文，如“通告

2、”。2.按发文机关的个数划分（1）单独行文：只有一个单位署名制发的公文。（2）联合行文：由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文。3.按收文机关的主次划分（1）主送机关：对发文负直接责任的行文对象。（2）抄送机关：对发文负间接责任的行文对象。二、公文的行文规则公文的行文规则，就是公文在行文中应当遵循的基本原则，或者叫基本要求、基本规矩。1.下行文规则（1）各职能部门依据其职权可以互相行文和向下一级政府的相关职能部门行文；除以公文函的形式商洽工作、询答问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如财政部、商务部、民政部可以互相行文；财政部还可以向财政厅行文，但不

3、得向省政府正式行文。（2）行文内容涉及几个职能部门时，应先协商达成共识后，再向下行文；问题协商不一致时，应先列明各自理由和依据，并提出建设性意见，经有关部门会签，报请共同的上级机关协商定夺，取得一致意见后，然后再向下行文，这样一来，受文对象才能够顺利地办理。否则，不仅会场上部门之间的矛盾，还会使受文对象难以处理，而变成一纸空文。如果各职能部门对有关问题未经协商一致，就擅自向下行文，上级机关应当责令纠正或撤销。（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当同时抄送其另一上级机关。如市政府向市属高校行文时，应同时抄送主管高校业务工作的市教育局。（4）向下级机关或者本

4、系统的重要行文，如撤换或任命领导人、增设重要机构、审批大型建筑项目以及重要涉外活动等，应当同时抄送直接上级机关。如市卫生局向市属医院行文，应同时抄送省卫生厅，以便上级监督，避免各自为政。2.上行文规则（1）请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。如县政府向市政府写“请示”，就不得抄送所属镇或乡政府。（2）除建议报告外，其他报告不得夹带请示事项，以免贻误工作。（3）一般不得越级请示和报告，有必要时则应抄送被越过的上级。越级行文的情况：一是情况紧急时，如发生重大灾情、险情，若逐级上报会延误时间，可越级行文；二是多次

5、请示直接上级未予解决，又亟待解决的事项；三是涉及检举、控告直接上级机关不依法行政等事情，这时还可以不抄送直接上级；四是与直接上级存在争议又无法解决的事项；五是不涉及直接上级职权范围的事项和问题。（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当依据行文内容或者内容的侧重方面，注明主送机关和抄送机关。（6）正文印发“请示”和“报告”报送上级时，必须在文头部分的发文字号右边注明签发人姓名。3.联合行文规则（1）联合行文的党政机关或职能部门必须是同级的，不同级别的不能联合行文，即

6、使是那些在人、财、物等方面握有一定实权的党政机关或职能部门，也不能与级别高的党政机关或职能部门联合行文。（2）同级政府及其各职能部门、上级政府各职能部门与下级政府可以联合行文。如省政府和直辖市政府可以联合行文，省人事厅与市政府可以联合行文。（3）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。如国务院于中央军委可以联合行文，省委与省政府可以联合行文。（4）政府职能部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。如省委组织部和省人事厅可以联合行文。（5）政府各职能部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。如省教育厅与省工会可以联合行文。（6）联合行文的党政机关或职能部门

7、，必须根据行文目的或内容确定谁是主办单位，谁是协办单位，主办单位只能是一个，并居于其他单位之前，发文字号也只能使用主办单位的。三、文书处理程序（一）收文处理程序1.签收签收主要有三种方式：签字。签字并加盖公章、出具收条。2.拆封3.登记4.分送5.传阅6.拟办拟办是对文件如何办理提出初步的处理意见。7.批办批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。8.承办承办工作两项内容：一是办理有关事宜；二是办理有关发文。（二）发文处理程序发文办理的全过程分为两个阶段：第一阶段从草拟到签发或会签，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发