办公自动化讲座之一

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1、办公自动化软件讲座狄长艳dichangyan1982@126.com2009-101什么是办公自动化？把计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的人机信息处理系统。2办公自动化系统构成收发文管理会议管理个人管理电子邮件档案管理远程办公……3学习目标掌握常用办公软件的基本使用方法和办公实用技巧WordExcelPowerPointOutlook了解使用计算机实现办公过程的自动化。4讲座安排Word基本使用方法介绍；Word长文档排版方式和办公实用技巧；Excel基本使用方法介绍

2、Excel办公常用操作介绍；如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片outlook使用技巧56第一讲Word2003概述Word是目前最流行的基于Windows窗口环境下的字表处理与编辑排版软件，它秉承了Windows友好的图形用户界面，具有操作方便、图文并茂、所见即所得等一系列优点。本节以Word2003为蓝本，讲述Word的各种功能及操作方法。1．Word2003的特点(1)文档管理(2)编辑功能(3)模板、向导及样式(4)图文混排(5)表格处理(6)传真、电子邮件与Web7Word的强大功能强大的文字录入排版的功能；图片图行处理功能；强大的表格制作；8一、Word简介1、Wor

3、d2003的启动与退出1.1Word2003的启动⑴通过“开始”菜单；⑵利用桌面上的快捷图标；⑶直接利用已经创建的文档。1.2Word2003的退出(1)单击Word2003窗口右上角的“关闭”(2)双击Word2003窗口标题栏上的控制菜单图标(3)单击“文件”→“退出”命令(4)使用键盘组合键Alt+F492、Word窗口的基本结构10113、Word菜单栏提供的菜单命令有：文件——执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、保存、打印等。编辑——实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。视图——定义Word文档的各种显示方式。插入——在Word文档中插入各种类型的元素。格式——对文本或

4、其他文档元素的编辑格式进行定义。工具——提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、字数统计等。表格——在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。窗口——可实现文档的多窗口操作。帮助——查阅有关Word的联机帮助信息。12图1Word2003的常用工具栏和格式工具栏新建打开电子邮件预览拼写和语法检查复制格式刷恢复表格和边框插入Excel工作表绘图显示比例保存打印中文简繁体转换剪切粘贴撤消超级链接更改文字方向插入表格显示/隐藏编辑标记帮助常用工具栏工具按钮介绍样式字号倾斜字符边框字符缩放居中分散对齐项目符号增加缩进量字体加粗下划线字符底纹两端对齐右对齐编号减少缩进量字体颜色格式工具栏工具按钮介绍

5、134、Word文档显示方式阅读版式大纲视图Web版式全屏显示缩略图文档结构图页面视图普通视图145、Word2003文档的制作步骤制作Word文档一般按以下五个步骤进行。实际的顺序应根据具体情况来确定。（1）录入——输入文本、表格、图形等；（2）编辑——插入、修改、删除、复制、移动文本；（3）排版——设置字符、段落和页面的格式；（4）保存——编辑排版后的文档存放在磁盘上；（5）打印——将文档从打印机上输出。15二、文档的基本操作创建文档（新文档窗）保存文档（内存外存）打开文档（外存内存）关闭文档（结束文档操作）多文档之间的操作菜单栏——工具栏——快捷键161、创建新文档方法一：创建空

6、白文档(1)Word启动创建：“文档1.doc”。(2)使用快捷键来建立：Ctrl+N。(3)【文件】菜单中的【新建】：新建一个空白文档。(4)使用右键菜单来建立：快捷菜单中【新建】—【MicrosoftWord文档】。方法二：利用模板和向导创建文档文件——新建——本机模板17.wiz.dot页面设置信息纸张大小、页边距设置、页眉/页脚的设置默认的排版信息常用的自动功能默认样式（字体、段落排版等修饰信息）常用的自动图文集词条、宏、工具栏和自定义菜单设置和快捷键。182、保存文档打开文档后，要保存已修改的文档，可采用以下方法：(1)在“文件”菜单中打开【另存为】对话框，在“保存位置”中选择要

7、将文件保存的具体位置，在“文件名”中输入要保存的文件名称，单击保存即可。(2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直接点击“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中【保存】图标。ctrl+s193、多文档切换打开【文件】菜单，最下面列出了我们打开的所有文档，其中标号1所对应的文件是当前编辑的文档，单击“文档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。当然也可以按下Alt+Tab键来切换。4、关闭文档和退出Word当文档编辑完