机关档案工作中存在的问题浅析

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1、机关档案工作中存在的问题浅析[摘要]近几年机关档案管理工作达到了省级档案管理标准，形成了良好的局面，基本达到了档案室管理工作制度化、规范化的要求。但纵观全局，成绩并不乐观，仍存在各种问题，本文简单阐述了改善档案保管建议。[关键词]档案工作存在问题对策中图分类号：F426.31文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）47-0237-01众所周知，机关档案是一项十分重要的工作。然在档案形成和管理过程中，常常出现一些不尽如人意之处，从档案的收集侧重点看，无疑应放在本单位工作中形成的一系列文件资料。但是我们一些基层档案部门

2、却往往忽略了自身，把档案收集工作引入误区，具体表现在：一、片面强调上级工作的重要性。在一些基层单位，文书处理工作仅限于办理上级来文，对上级来文非常重视，管理上较有条理，但是对本单位在贯彻落实上级的方针、政策、日常工作中形成的文件资料却疏于收集，存档的意识非常浅薄。5二、档案保存中本位主义现象严重。由于基层单位内部相互协调和具体分工存在问题，一些反应本单位重大事件或工作情况的档案、资料、因不同需要被扣押在有关业务部门，有的甚至保存在个人手中，在档案室不了解的情况下，这类档案资料很难归进全宗内。三、对涉密档案材料的归档存在误区。由于

3、档案材料收集范围的限制，其中必然涉及到带有特定内容、只限一定范围了解的档案材料，例如党组、党委会议纪要等，这类档案材料常常被一些部门片面地强调其保密要求和重要性，难以及时归档，有些甚至从不归档。四、掌握档案管理标准的尺度紊乱。作为规范档案管理的一系列条目，方案等标准，在具体实施中往往不能达到预期的效果。出现上诉问题的原因主要有以下几个方面：其一，标准理解上的偏差。由于基层档案管理人员普遍缺乏较系统的专业培训，对档案管理的一些常识不甚理解，加之工作中缺乏可比较性。因此，对一些档案管理规范标准的理解、运用常发生偏差，把握不准必须导致

4、工作中失误较多。其二，人员变动上的影响。目前有很多基层单位，档案人员多为兼职的、临时的，档案员变动频繁。在工作交接过程中，缺乏必要的传、帮、带，使得档案管理的一系列制度、规范等难以在工作中得到保证，造成本单位档案管理质量的下降。5其三，收集保管乱。由于档案收集不完整，以及日常保管的无序，有些档案资料在利用时缺乏凭据作用。在基层档案卷宗内，常常会出现遗漏印章、签名、日期、附件等现象，造成档案利用率低、效果差。其四，缺乏服务精神。档案利用率工作离不开档案人员的服务。在基层档案人员中，却有一些人不愿成答案提供利用的责任。五、提高档案人

5、员的素质，促进机关档案工作新进展。要解决机关档案工作存在的上诉问题，应从以下几点入手，解决组织者的档案法制观念。要学会专注机会，通过及时、准确地查找到领导所需要的重要档案材料，从而解决了某一重要问题，或因为查找不到领导所需要的重要档案材料，而使某一问题陷入困境的时机，及时宣传档案的重要性。使各级领导真正从思想上认识到档案工作的重要性，认识到档案工作的社会价值。5当前，首先要有一支相对稳定而有发展的档案队伍，而光有一支相对稳定而有发展的档案队伍，还不能够适应新时期档案工作发展需要。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临

6、的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，是推动档案事业发展的关键。一是要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进机关档案工作效率的提高。二是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档档案的内容。作为档案人员要注

7、重平时档案收集工作，了解有关本部各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。三是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。同时，要结合档案工作实际，创造性地开拓档案工作新思路，适应新时期档案工作发展需要，要积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导服务，为中心工作服务、为基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务档

8、案形成过程中有许多环节与领导有着密切关系，这中间他们起着把关、表帅作用，是确保档案工作规范化的关键因素之一。我们所要做的是适时地培养、纠正领导在阅办过程中的“习惯”，比如书写用笔、稿纸的规范、签发文件的用笔习惯，规范签署姓名、日期及阅办文件的作风等，以领导者的表