企业档案收集工作中存在的问题与对策

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1、企业档案收集工作中存在的问题与对策【摘要】档案收集是档案工作的起点，但是“收集难”是一直困扰很多企业档案工作人员的难题。企业档案收集难，既有企业内部管理的缺陷，也有档案收集方式本身滞后等因素。通过分析企业档案收集工作难以开展的原因和探究如何从档案收集工作的基础做起，辅以考核，并采用新收集方式等改善档案收集难的现状，是值得每个企业档案工作者深入探讨的课题。【关键词】档案收集；问题；对策档案收集作为档案工作的起点，起着至关重要的作用，然而收集难却成为企业档案工作开展的阻碍。究其原因，往往是归结于档案宣传力

2、度不够，企业职能部门、业务部门对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集等业务知识了解不多，档案收集意识不够强。然而作为新时期的现代化企业，随着国家各项档案制度的逐步健全和对档案工作的大力宣传，档案工作已逐渐被部分领导和员工认可和重视，档案意识有了很大的提高。本文笔者将通过对现阶段企业档案收集工作中存在的问题和对策的阐述，希望对企业档案收集难的现状有所改善。•、企业档案收集难的主要原因（一）企业内部各部门对需要移交的档案心中无数。多数企业会在各部门设置兼职档案员，兼职档案员主要负责收集和移交本部门的档案

3、给企业的档案管理部门。然而这些兼职档案员，一般都有各自的业务工作，他们对自己的工作比较认真，却往往对档案工作精力投入不足，所以对于本部门产生的文件资料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里没底，每到档案管理部门收集档案的时候，不是觉得没有可以移交的，就是摊开一桌子文件让档案人员自己挑。兼职档案员的设置犹如摆设，能够摆上一桌子文件的都已经算是不错的了，自然也就谈不上能顺利移交档案了。（二）企业档案管理部门对于档案收集的附加要求使档案形成部门不易接受。随着现代企业的发展和档案信息化的实行，企业对档案的要求也

4、越来越高，档案管理部门对档案收集的要求也越来越多，很多企业开始使用档案管理软件对档案进行信息化管理，不？H提高了档案的利用效率，还减少了对档案原件的损害。这就要求档案需要逐页高质量扫描，并上传于档案软件中，这种工作无疑给那些每日工作繁重的业务部门增加了很大负担。再有，有的企业要求档案移交要按照一定要求对档案进行初步整理，合格后方可接收，这就让有些部门以种种借口拖延移交，有档案也不愿意移交，反正档案部门也不了解业务部门具体的档案情况，不移交，少移交，档案管理部门也根本不会追究。（三）企业内部缺少强有力的

5、制度保障和执法。虽然每个企业内部都会制定相应的档案管理制度，制度中会明确规定每个部门都应按时将档案上交档案室集中保管，不得拒交。但是，即使不按时向档案室移交档案，或是部门私自留存了档案，档案部门也只能是追讨，但是业务部门照旧不交，即使搬出制度，业务部门依旧可以各种理由推托，最后也是不了了之。即使得到领导支持，领导过问后，业务部门也会以“业务还在办理中，手里的档案还要用”为由不移交档案,领导也会以业务为重，档案移交就此搁下。对于拒交档案的部门和个人，档案部门也不敢据理上门讨要，处罚自然就更谈不上了。所以

6、缺少强有力的制度保障和执法，难以保障档案的收集。（四）某些部门贪图自己利用方便使档案收集遭遇障碍。企业内部档案难以收集不得不说还有个原因，就是某些部门重视自身业务，认为盈利是企业的最终目标，一切皆为企业盈利为主，一些业务方面的档案已被这些部门作为自己部门的无形资产。他们为方便自己利用便以各种理由拒绝将这部分档案移交给档案管理部门，而这些档案往往是一些关系企业利益的重要档案。虽然这些部门十分重视这部分档案，一般会将这部分档案指定专人保管或是部门领导亲自保管，但是对于整个企业来讲，想要利用，却往往找不到这

7、些档案的去处。更严重的后果是机构变动或是人事变动造成这些重要的档案被当作废纸丢弃，还有的则被带出企业，造成泄密，给企业酿成严重的经济损失。某些部门为贪图自己利用方便，将档案据为己有，也成为档案收集的严重障碍。（五）收集方式过于传统。传统的企业档案收集方式一般是档案管理部门制定归档计划，下达收集通知后坐等各部门将档案送上门或是到了时间到各部门去收。但是这种收集方式，不能及时得到各部门的响应，在最后期限草草交上几件文件应付差事也是常有发生。即使档案部门上门去收，往往得到的答复是业务工作繁忙，没时间整理，档

8、案移交则是一拖再拖。传统的档案收集方式不但不能及时收集齐全档案，而且档案的质量也难以保障。二、解决企业档案收集难的对策（一）明确档案的具体收集范围是档案收集工作的第一步，也是作为企业档案管理部门最基础性工作。过去企业档案归档范围的制定缺少参考依据，往往都是根据实际工作中产生的档案和行业惯例来确定收集范围，这样的确定方式全凭档案管理人员的业务素质和责任心，每个企业制定的范围参差不齐。随着国家对企业档案工作的重视和宣传力度的加大，2012年国家档案局发布的1