文件与资料管制程序

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1、PROCEDURES/INSTRUCTIONS文件与资料管制程序文件编号:QES-B001文件版本:B制订日期:拟案单位:文控中心确定日期核准审核拟案XX化妆品文件与资料管制程序文件编号：XX-QES-B001修订日期:版本：B页号：1of7版本修订内容修订日期修订者XX化妆品文件与资料管制程序文件编号：XX-QES-B001制订日期：XXX版本：X页号：3of71．目的：1．1规范文件管制的权责及要求。1．2建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制依据。2．范围：本程序适用于质量、环境、职业健康安全管理系统各类文件与资料。3．权责：文件类

2、别拟案审核核准一体化管理手册文控中心管理者代表总经理程序文件部门指定人员部门经理以上（含）管理者代表工作指导文件部门指定人员部门经理处长记录表单部门指定人员部门主管以上（含）处长*文件分发单位及份数由该文件核准人决定。4．定义：文件分为四阶：4．1A阶文件（管理手册）：叙述质量、环境、安全政策与目标，涵盖ISO9000、ISO14000、OHSAS18000国际标准各项要求之纲要性文件。4．2B阶文件（程序文件）：文件管制、不合格品管制…等，管理手册内系统要项包含之各项作业程序。4．3C阶文件（工作指导文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范等工作指导性文件。4．

3、4D阶文件（记录表单）：记录体系运作之表格。5．作业流程：（附后）。6．作业内容：6．1文件制订作业：6．1．1视业务需要，由相关部门依第3点之权责进行文件拟案、审核、核准。6．1．2文件拟订内容包含：1．目的2．范围3．权责4．定义5．作业流程6．作业内容7．相关文件　　　　　　　　8．记录表单6．1．3文件的编号原则：1．文件类型代码：一体化管理手册：QES-A（Q-质量，E-环境，安全-S；A表示一阶文件）程序文件：QES-B（QES-B一体化共用程序，ES-B环境安全兼容程序Q-B质量程序，E-B环境程序，S-B安全程序）工作指导文件：CXXX化妆品文件与

4、资料管制程序文件编号：X-QES-B001制订日期：XX版本：A页号：4of7记录表单：D2.公司名称：3．部门代码：QC–品质部PE-工程部PUR-采购部ACC-财务处MIS-电脑部（ERP、中央制码、维修部）NPD-开发部CUS-关务处WHS-货仓部SAL-营业部PMC-PMC部（计划、物控）ADM-行政处HR-人资处MFG-生产部LS-口红室LOT-乳液室NP-指甲油室POW-粉体室A&P-排粉室MASS-MASS课LX-生产硬箱RB-生产软包HB-生产手袋PLA-MAP塑胶部EXP-出口LAB-化验室DCC-文控中心MAIN-工务部SA-样品室4．文件流水

5、号：以三位阿拉伯数字表示：001，002，003…999。5．版本：以大字英文字母表示：A、B、C…Z，A1、B1、C1…Z1。XXX化妆品文件与资料管制程序文件编号：XXX制订日期：XXXX版本：B页号：5of76．文件编号范例：A001表示此文件为XX公司一体化管理手册，编号为001。-B001表示此文件为XX环境与安全共用程序，编号为001。-C001表示此文件为XXX公司生产部作业指导书，编号为001。MAP-QC-D001A表示此表格为XXX品质部表单，编号为001，版次为A。6．1．4一、二阶文件制作格式、表单格式以本份文件或参考《文件制作管制规范》为

6、范本并请参考以下范例之格式，原则上段落及条理应分明且整齐美观，在段落里分小点时，应注意格式：1．……………………………………………………………..1.1…………………………………………………………1.1.1………………………………………………….(1)………………………………………………….a.………………………………………………b.………………………………………………c.………………………………………………(2)…….……………………………………………..6．1．5三阶文件制作格式内容原则上应包括公司名称、文件名称、文件编号、制订日期、版本、页码、拟案、审核、核

7、准等。6．1．6文件必须以版本管制，版本代号从“A”开始，修订日期应与拟案人签名日期一致，文件生效日期以文件发行日期为准。6．2文件的分发作业：6．2．1文件制作完成，且经权责人员核准后，一律交由文控中心统一分发。6．2．2文控中心依据该文件核准人决定之分发单位，复印相应份数，并在该份文件每页加盖“文件发行章”（章样见附件一），文控中心在分发前应填好《文件分发回收记录表》，连同文件送相关单位，并要求受文单位在《文件分发回收记录表》上作好签收记录。6．3文件修订、作废、回收作业：6．3．1文件有不适而需新增、修订或作废时，须由修订单位填写《文件申请单》写明欲修订或作

8、废的原因及