《电子文件管理系统通用功能要求》与is016175

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1、《电子文件管理系统通用功能要求》与IS016175摘要：电子文件管理系统开发的成败直接关系到电子文件管理的效率与水平：《电子文件管理系统通用功能要求》和IS016175:2-2011都是指导电子文件管理系统开发的标准，文章从功能模块的划分与模块对应关系两个方面对它们进行了异同点的比较，认为电子文件管理系统的开发应该坚持基于前沿、遵从规范，基于业务、实用适用，基于元数据、确保真实可靠，基于前端、全程管理的原则。.jyqkentsManagementSystem，以下简称EDMS)；从EDMS中识别、

2、捕获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间的各种联系，提供利用和对电子文件进行处置的电子文件管理系统(ElectronicRecordsManagementSystem．以下简称ERMS)；负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统（又称可信数字仓库，TrustedDigitalRepository，以下简称TDR)。这三个系统之间的关系如“图1”所示。本文所比较的两个标准主要针对的就是ERMS的功能要求，它们都是指导开发合规的ERMS的最新纲领性规范。在现代办公环境下，对电子文件

3、的有效管理主要靠ERMS，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS。可以说开发的ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理的成败。世界各国都很重视ERMS的开发，纷纷制定相关标准，明确ERMS功能需求，规范其开发过程，比如：欧盟的《电子文件管理范例要求》(ModelRequirementsfortheManagementofElectro-nicRecords2，简称MoReq2)、美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》(DesignCri-

4、teriaStandardforElectronicRecordsManagementSo-ftentforRecordsinElectronicOfficeEnvironments，下文简称ICA-Req)。“2010年12月，ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用。2011年4月，ICA-Req第二单元被国际标准化组织采标为国际标准IS016175的第二部分。至此，ICA-Req的三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS016175)的三个

5、部分。第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能要求，第三单元是EDMS指南与功能要求。”本文主要比较《要求》和IS016175:2-2011即与ERMS功能需求相关的部分。这两部标准都是集大成之作，在各自领域都很有影响力，具有很强的时代特性，通过对比了解其异同，对我国ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益。三．基本信息通过“表1”我们发现：《要求》和IS016175：2—2011适用范围基本一致，即适用于机构ERMS的设计、审核和实施；它们都详细的对相关术语进行了界定，以便标准能更好地

6、被使用者理解；它们都引用了相关标准和规范，都是集大威之作；从书写形式上看，《要求》和IS016175:2-2011都是先写功能要求概述，后文均以表格的形式对概述内容展开分块进行条分缕析的罗列，不同的是，对罗列的每一项ERMS功能要求条款，《要求》给出了“必选”（必须采用）和“可选”（可根据用户需要选用或不选用）两种，而IS016175:2-2011给出了三种，分别是“Must”（必须的、绝对的要求，必须选用）、“Should”（不使用这条规则的理由有说服力时可不予考虑）和“May”（真正的可选项，

7、可以忽略或采纳），更加的细致；《要求》与IS016175:2-2011的不同点还体现在ISO16175的起草者有具体实践部门如软件经销商的参与，而《要求》则是政府机构和高校合作的产物；《要求》可以看做是一个整体，主要论述ERMS的通用功能要求，而IS016175三个单元即相互独立又相互联系，要了解ERMS的功能要求仅仅看IS016175:2-2011是不够的，还必须参考IS016175:1-2010概述与原则综述，它是IS016175纲领性部分；由于是国际标准，IS016175参考的文献涉及到全球

8、具有影Ⅱ向力的项目如InterPARES和各国国家标准，而《要求》主要引用自身体系内的标准规范，这可能是由各自的服务对象不同所决定的。四，标准相关内容“图2”和“图3”分别给出了《要求》和ISO16175:2-2011对ERMS功能要求的框架图。《要求》的基本功能四个模块大体对应ISO16175:2-2011功能要求中的四个模块（设计模块ISO16175:2-2011未予详述），它们之间的对应关系见“图4”。《要求》和IS016175:2-2011中都规定ERMS应该根据机构自身实