关于固定资产投资项目档案管理质量控制策略研究

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1、关于固定资产投资项目档案管理质量控制策略研究.L.编辑。固定资产投资项目档案管理是现代市场经济条件下档案管理领域出现的一个新课题，是一项专业性很强的系统工程。该工程具有涉及部门多、涉及环节多的特点。笔者将从固定资产投资项目档案管理的要求、固定资产投资项目档案专项验收的内容与方法出发，阐述加强固定资产投资项目档案管理质量的控制策略与方法。一、固定资产投资项目档案的概念固定资产投资项目档案是为适应现代建设项目管理的需求而提出的一个特定概念。要明确这一概念，首先要清楚什么是固定资产投资项目。所谓固定资产投资项目，是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种方式，以扩大

2、生产能力(或新增工程效益)为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。其投资的主要内容有：固定资产的建设和安装(包括建筑物、构筑物的建设和机器设备的安装)；固定资产的购置(包括设备、工具、器具的购置)；其它基本建设工作(主要包括勘察设计、土地征用、拆迁补偿和科学实验)等工作。由此可见，固定资产投资项目档案是指在整个项目建设当中按照其自身的程序从项目立项、代写论文可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中所形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。一般包括：立项审批文件，设计基础材料，设

3、计文件，工程管理文件，施工文件，生产技术准备、试生产文件，工艺、设备文件，涉外文件，财务、器材管理文件，竣工文件以及特殊载体资料等。固定资产投资项目档案是项目建设的历史记录，是建设过程和建设成果的真实反映，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建及后评估等工作的主要依据，也是项目建设及竣工投产、交付使用的必备条件，对于加强建设质量控制，追究建设质量责任，惩治项目建设领域的腐败行为等具有重要的作用。建设单位必须严格按照项目建设程序将建设过程中形成的文件材料全部归档保存。二、固定资产投资项目档案管理质量控制的要求固定资产投资项目档案管理的质量控制，必须从加强规范化管理入手，从源头介

4、入，并对整个过程的管理提出全面的、系统的质量控制要求。(一)一般性要求1.加强管理，提高认识，实现项目档案管理制度化档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案。这两部分共同组成了一个有机联系的整体。建设单位要加强固定资产投资项目档案管理，必须改变重外延、轻内涵，重投入、轻产出，重技术、轻管理的做法，注重基础资料的原始数据的收集、积累。从项目立项开始，就要有主管领导分管档案工作，把项目档案工作列入领导的议事日程，纳入领导责任制、项目法人责任制、监理制和合同管理制；加强领导，并且及时研

5、究解决工作中的实际问题，为工作的开展创造一个宽松环境。建设单位要加强项目档案管理的超前介入，确保档案管理与项目建设进程同步，使收集、归档制度化。在项目立项之初就要依据国家和本行业的各项管理制度，制定本单位的具体管理办法，完善本单位的项目档案管理体系；根据每个项目的不同特点制定其文件材料的归档范围和归档计划，培训指导专(兼)职人员，从而保证项目建设过程中产生的文件材料完整、系统、规范。2.各部门密切配合，形成项目档案管理网络体系化一个项目的建设不是一个部门所能完成的。在建设单位内部，涉及了项目管理、基建、财务管理、设备管理、档案管理等多个部门。这些部门因为项目建设而形成了一个

6、具有裙带关系的网络体系。在项目建设过程中，每个职能部门都会产生与项目相关的文件材料，这就要求各部门都设有专(兼)职档案人员负责收集积累项目建设过程中形成的文件材料，以确保这些文件材料能够齐全完整的归档。另外，项目建设当中还有建设单位(业主)、设计单位、监理单位、施工单位为主体的项目建设网络体系。项目档案的形成贯穿于整个项目建设的全过程，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位是项目档案形成的主体和主要责任者，必须承担档案资料收集、积累及移交的职责，在项目建设中相互配合，各负其责，共同实施项目档案的管理，以确保项目档案工作的正常开展。3.加强过程管理，确保项目档案管理程序化项目

7、档案管理必须坚持建设项目档案工作与建设项目三同步的做法。具体内容包括：第一，在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及工程管理人员的岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求，从一开始，档案工作与工程建设就同步进行。第二，在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作情况，以确保建设过程中档案工作同步进行。第三，竣工验收时，同时验收工程档案资料，做到档案工作与竣工验收同步进行。可见，三同步的做法实质是将档案管理纳入到工程项目管理的工作程序和业务流程，紧密结合防止脱节；项目各阶段要随时收集、积累文件资料