基于跨平台的电子文件管理系统初探

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1、基于跨平台的电子文件管理系统初探

2、第1内容加载中...1跨平台必要性当前国内涌现出了一批有关电子文件和电子档案管理的软件供应商，但这些软件供应商并没有区分文件管理软件和档案管理软件，而将其统一称之为计算机档案管理软件。基于拓展市场的需要，这些软件商肢解原有的综合性档案管理软件，提供许多分散的业务解决方案，形成多个小软件，如现行文件查询系统。这对实现电子文件管理业务的集成产生了较大的障碍。本文所提到的“平台”是指一种基础的可支持业务处理或技术衍生的环境，具体指电子文件管理业务平台，以及与电子文件管理有关的应用软件平台和系统软件平台。“跨平台”在本文中的含义指跨越业务

3、平台或应用软件平台或系统软件平台。笔者将ERKS跨平台的必要性归纳如下，以资参考：1）文件、档案和资料是不同范畴的概念，它们的业务处理流程是不同的。ERKS以电子文件管理为侧重点，一般也兼顾电子档案和电子资料的管理。在软件设计的过程中，可能将它们各自看成相对独立的功能模块，从而设计出诸多处于“条块分割”状态的业务平台。这就大大降低了ERKS的整体性能，增加了用户操作的复杂度。为此，必须深入把握各业务流程之间的内在联系，从全局的角度整合各类独立业务，从而跨越各业务平台，实现业务集成。2）电子文件从形成到归档，夹杂着许多业务处理环节，如发文、收文、收集、整理、鉴定、归

4、档等。每个业务环节，包括归档后的编目、检索和借阅利用等，都包含若干子业务，且子业务之间有着某种关联。因此，各业务环节可以看成是一个局部业务平台。要实现电子文件的全程管理和前端控制，必须以工作流技术将各个业务环节关联起来，跨越局部业务平台。3）政府机关、事业单位和各类企业对电子文件管理系统的功能需求显然是不一样的。就算同行业机构，也会因为规模和职能的不同而产生个性化需求。因此，ERKS必须具备随需应变的灵活性，即在保证系统基本稳定的前提下（如，能保证电子文件的行政有效性和法律证据性，能保证系统符合档案专业标准需求和相关法律法规等），为机构定制开发个性化功能（如，允许

5、流程自定义、参数自定义、报表自定义、界面风格自定义等），提供面向行业、面向领域的多种解决方案。这就要跨越狭隘的业务需求应用平台。4）随着信息化建设的稳步推进，许多机关企事业单位都已经引进了不同的应用系统。每个系统都有自身特有的电子文件，如果彼此独立，就必然产生“信息孤岛”，资源共享困难，业务操作繁琐，常需要登陆多个应用系统处理一项业务。因此，有必要进行应用系统集成。ERKS必须具备开放性和可扩展性，能够实现与其他应用系统的无缝连接。通过跨越其他应用系统平台，实现数据和文件的互联互通。5）电子文件的种类和格式都具有多样性，且为保证电子文件的行政有效性和法律证据性，E

6、RKS必须记录电子文件的内容、结构和背景信息，这就可能用到多个数据库，甚至多个数据库管理系统平台。为方便电子文件的检索利用，ERKS必须支持多种数据库平台，允许各平台之间的数据交换和共享，能够实现跨数据库平台检索。6）应用软件是运行于一定的操作系统平台上的，ERKS也不例外。不同操作系统平台的性能、安全风险和工作方式均有差异。ERKS应该采用当前国际先进的软件技术设计和开发，实现跨越主流操作系统平台。2跨平台解决方案2．1跨业务平台跨业务平台就是建立一个业务集成环境，在这个业务集成环境中能够执行电子文件管理的任何业务，各个业务环节之间能够相互驱动，而且这个环境必须

7、具备可靠的安全机制。为此，我们需要在以下几个方面努力：1）在设计ERKS时，密切关注各个分散业务的关联性，通过建立以工作流技术为核心的业务流驱动机制，结合便利的短信功能和审批流功能，实现各个业务环节的平滑流转和相互驱动处理。2）设计多种个性化定制功能，增强ERKS的灵活性。能够实现界面自定义、流程自定义、参数自定义，并支持多全宗管理和多种组卷方式。能够自动检查录入错误，提供在线帮助和配套文档，提供多种数据转换工具和接口。3）设计完善的安全机制。通过身份认证、权限设置、数据加密和日志分管建立电子文件的安全机制。权限设置主要是日志权限、电子文档的数据权限、模块权限、审

8、批权限、密级权限、用户权限等，还可以根据电子文件的其他属性或系统参数设置权限，如，打印权限、下载权限、复制权限等。另外，要为ERKS设计数据备份、数据恢复功能。4）通过构件技术实现ERKS的快速部署、快速组装和快速应用。构件技术是未来软件业发展的重要趋势之一。当前国内外构件技术已取得显著成果。国内著名的构件库有北大软件工程中心开发的公共软件构件库和上海构件库，国际上著名的构件库有ponentSource和SourceForge。构件化ERKS有利于跨越业务平台，有利于为机构提供灵活的解决方案。构件化ERKS是建立在异构平台上的。它由三个层次的构件组成，即：基础构件

9、、公共业务