电子文件管理初探

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1、电子文件管理初探

2、第1...　一、电子文件的特点1、信息的非人工可读性传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，电子文件的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为迄今为止第一种人类无法凭借自身的器官－－眼睛或手来识读的文件信息。2、电子文件的系统依赖性电子文件信息存储的时候需要进行编码，信息检索和阅读的时候需要进行解码，编码和解码过程中则要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件既无法产生也无法阅读，也许人类不愿意在电子文件面前显得如此无计可施，但事

3、实的确如此，电子文件真正的形成者和读者是程序。电子文件对系统的依赖性特别是它对特定系统（电子文件产生时运行的软、硬件系统）的依赖性是电子文件的一大特点，也是电子文件管理中的难题。3、载体的无信息性从远古的泥板、岩石、羊皮纸、甲骨、竹简、到纸张，载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征，如：字迹、书写材料、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”，但对于电子文件，信息内容不会永远和特定的载体相连，载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物，它已无法固定某些用以鉴辨文件原始性的

4、外部信息。除此之外，电子文件还具有信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可灵活处理性等。　二、电子文件管理中亟需解决的问题1、确认电子文件的凭证地位传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，其原始性及证据性被认为是不证自明的。纸质文件的内容、介质、结构和上下文关系不是固定在载体上直接呈现于人们眼前，就是通过实体整理加以维护和体现，人们一看即知。然而电子文件的许多技术特点却迫使人们不得不放弃这种想当然的观念：第一，电子文件在载体上的存储和记录的方式人工不可识读：电子文件的存储介质有硬磁盘、磁带、软磁盘和

5、光盘，在这些介质上，文件信息以各种人类感官（眼睛、手）无法识别的数字型方式存在着。以光盘为例，光盘用激光写入信息，最常见的信息记录方式是凹坑记录，记录介质有碲、锗、硒等合金薄膜，激光束通过调制器被输入信号调制成为载有信息的激光脉冲，在光盘记录介质表面会聚成直径约1微米的小光点，激光的能量在薄膜上烧蚀出小坑，每个小坑的长度和相邻小坑之间的间隔按视频和声频信号连续变化，从而把信息记录下来，光盘上小坑长度及其间隔的度量单位为微米，这样细微的距离是人眼无法识别的。第二，信息内容不会永远和特定的载体相连，载体仅仅是内容在每

6、一特定时刻的承载物，它几乎无法固定某些用以鉴辨文件原始性的关键信息（如传统文件载体上的特定的字体、书写材料、签字、印章等）。第三，电子文件的修改几乎不留痕迹。这些都使文件原始性和凭证性的证明越来越困难和复杂。2、保证电子文件的可读性人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。文件真正的形成者和读者是程序，对于用多媒体技术表示的文件，不运行生成文件时所用的软件几乎无法阅读。电子文件的这种系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐起来：第一个矛盾是，由于

7、不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软、硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；第二个矛盾是，软、硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文件的可读性问题不能得到有效的解决，那么社会生产、生活的顺利进行，人类历史的完好延续将会受到很大的威胁。3、实现电子文件的真实价值文件管理者认为，文件不是孤立的，只有将每份文件和具有有机联系的其它文件集中保管在一起，才能确保和体

8、现它的真实价值，因此，传统文件实体管理遵循原则，以保证文件之间的有机联系不被破坏。但是，电子文件的信息写入磁盘时，计算机随机地选择和分配存储空间，一份文件中有逻辑联系的部分将会被分配到毫无联系的存储区域中；而且这种联系本身是一次性的，同样一份文件，反复存储和读取，每次物理空间的分配并不一样，并且每次空间分配都是依据当时存储介质上的特定情况而随机实现，并不以应用者的主观意愿为转移；由于单份文件的地址随机分配，因此对具有某种内容或形式联系的多份文件的实体整理也就无法实现。实际上，对于传统文件而言，每份文件的内部有机联

9、系是由载体来加以固定和表现的，文件之间的有机联系则通过实体整理的结果加以维持和体现，电子文件的技术特点使这两种有机联系都受到了破坏。电子文件管理中遇到的这些问题，将会在电子文件产生、获取、、鉴定、保管和归档等工作中表现出来。以下笔者将主要针对办公自动化环境中，电子文件的产生和鉴定，提出一些对策。　三、电子文件的“记录系统”纸质文件产生的时候，文件的内容以及重要的签署意