浅议档案管理存在问题及应对措施

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1、浅议档案管理存在问题及应对措施【摘　要】档案是个人身份、学历、资历方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。现就档案管理中存在的问题及应对措施进行浅显分析。【关键词】档案管理;问题;措施档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着各项制度的改革，档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是各级管理部门

2、需要面对和认真思考的问题。要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题。现就档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。1.档案管理现状及存在的问题1.1对档案的重视程度不够6长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，因不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。1.2缺少专职人员负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识

3、和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏。尤其在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。1.4档案管理人员对档

4、案重要性认识不足6认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。1.5人事档案管理手段落后在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。2.提高档案管理科学工作法的措施2.1各级领导要重视支持档案工作档案工作是企业各项管理工作的基础，各级领导一定要

5、重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件。2.2收集收齐归档文件材料做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案

6、意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做6好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。2.3建立健全企业档案工作管理体制建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制

7、度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。2.4采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多，实现档案管理计算机辅助管理势在必行。2.5强化档案保管条件及措施6加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护

8、：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设