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1、2012-07-19##当###前##档###案##数###字#2化01存2-0在7-的19#问##题##及###对20策12-07-19########陈文英(襄樊市工业学校<党办>湖北襄樊441021)以数字化、网络化为特征的信息科学技术是当今社会、经济发展的强大动力。信息资源已成为影响社会的战略资源,信息水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。档案数字化与传统档案管理相比,有其无与伦比的先进性和科学性,它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式,冲破纸质档案的局限性,发挥信息资源的优越性,促进档案管
2、理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。但在当前档案数字化过程中,还存在一些亟待解决的问题,需要研究相应的对策。一、档案数字化的发展趋势1.档案数字化是档案管理的客观需要。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置和科学管理,为社会提供高效、优质的服务。近年来,档案载体逐渐由纸质迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题,
3、那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案馆的数字化。2.档案数字化是社会发展的现实需求。21世纪是信息化的时代,档案数字化是社会发展的大方向。数字档案馆、室储藏了大量档案文件,是本地区、本单位最丰富、最有实用价值的信息资源库。如果这样这些珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用,充分实现信息共享,那么,各地、各单位数字化建设就成了一句空话。所以,要使档案馆、室的档案保管、利用与形势的发展要求相适应,就不能让档案馆、室仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利
4、用水平上,就必须使各类档案进行数字化采集、储存和利用。在现如今科技高度发达的社会,高速列车、高速公路广泛应用的社会,如果还是老牛拉破车,显然与社会不合拍。3.档案数字化是人民那群众的强烈需求。当今,人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加,如婚姻档案,有一些农村,尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便,来回要好几天,他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者,他们想了解投资地区的整体情况,才敢于投资。这些都迫使档案馆、室这个
5、信息保管和提供利用的部门,必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,及时、方便地提供给各方面的需求者提供信息。同时,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案,把这些档案信息系统地提供出来是档案工作者义不容
6、辞的责任。只有这样,用户才能获得更为便捷、快速、完善的服务。由此看来,档案数字化是档案利用工作发展的必然趋势。二、档案数字化当前存在的问题1.档案数字化硬件严重不足。就硬件而言,档案数字化主要需要三类设备:一类是信息采集设备,一类是信息存储设备,三类是信息利用设备。信息采集设备一般包括:档案资料和照片的采集设备,如扫描仪;声音和影像的采集设备,如采集卡;其它的信息转化设备,如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。在设备选购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。如可根据数字化对
7、象的种类来确定需要的设备。信息利用设备一般包括计算机、因特网、打印机、复印机等。但由于当前基层财力紧张,各地档案馆、室这些设备严重不足,有的只有少数价值不高的简易设备,很难满理软件,不是没有信息管理功能,就是缺乏信息通用功能。现今档案部门所使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发、购置的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于不能互调,就不能顺利利用计算机完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作,不能快捷地整理、发布、出版信息成果,特别是档案信息系统和网络建设形式各
8、行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。这在一定程度上制约了档案数字化的进程。3.档案数字化标准缺乏统一。档案数字化的前提是基础工作的规范化和标准化,但由于历史原因,当前馆、室、藏档案业务数字化基础差,信息搜集、存储、管理、利用质量不高,特别是各类档案的目录、介质、细则相容性不强,系统软件移植性差,档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机
