员工出差流程及报销标准

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1、员工出差流程及报销标准一、出差申请步骤1、员工出差当天往返者,由直接部门主管批准,部门主管由人事或王总批准。2、员工出差外地一天以上者,需提前2-3天到人事那里填写《出差申请单》,并按下列程序审批:1)人事拿员工填写完整的《出差申请单》报部门经理或总监签字批准。2)报人事经理和总经理批准后,申请出差手续完成。3、如因上级领导外出等原因不能亲自签名审批时,应打电话请示同意后方可出差,需事先填好《出差申请表》;4、员工凭《出差申请表》交由人事部统一预定机票、车票及酒店,其他出差费用凭发票由总监(总经理)签字后到财务部报销差旅费用;(出差车次时

2、间、酒店地址及相关出差行程事项人事部统一通知出差负责人)5、出差返回后5个工作日之内,填写完成报销单,由财务部统一完成报销;二、交通工具1.部门总监以下级别人员出差600公里以内者,一般乘坐火车或汽车,600公里以上的,一般乘坐飞机。部门总监及以上人员可自行选择二交通工具。2.总经理及以上级别人员可乘坐飞机商务舱或头等舱,乘坐火车时可乘坐软卧(高铁一等座);员工乘坐飞机时应选择普通舱,乘坐火车时乘坐硬卧(高铁二等座)。三、出差费用(一)费用标准1.员工在出差过程中实际发生的交通费用、住宿费用、伙食费用、按照公司规定的标准和流程予以报销。2

3、.员工出差期间如有家人、朋友等提供住宿,没有发生酒店住宿费用,则员工可按照住宿费用的百分之五十报销,需提供出差地、出差期间的发票。3.不同职级员工共同出差,如共同用餐,可按高职级人员的餐费标准报销,超过部分,共同负担。4.《国内差旅费报销标准表》规定的交通费标准不包含往返机场、车站的交通费用。出差人员从市内往返机场、车站的交通费实报实销。3人以内同行的,乘坐的的士时应乘坐同一辆,由其中一人凭票报销。5.如预计出差费用较大,可在办理出差审批同时向公司申请预借款。(二)不予报销项目1.由分、子公司或其他单位接待伙食、住宿或交通者,差旅费报销时

4、由出差人注明,不再报销相关费用。2.因会议、培训、考察等活动出差,伙食、住宿或交通由会议、培训、考察统一支付的。3.未经公司领导批准,出差时间、地点与《出差申请单》不符,或办理非工作事务,所发生的费用公司不予报销。出差时有因私的绕行,所多发生的费用由本人自理,公司不予报销。4.出差人员因游览或非因工作需要而开支的一切费用,公司不予报销。5.出差住宿原则上安排快捷酒店或同档次酒店,如有商务需要住宿超出标准的酒店,必须经总经理批准后方可报销超出费用。(三)报销流程部门员工1.员工填写《报销单》并附票据和批准的《出差申请单》1.部门总经理或总监

5、审核2.人事部审核3.财务部审核4.财务部处理部门经理、总监1.填写报销单并附票据和批准的《出差申请单》2.人事部审核3.财务部审核4.总经理审批5.财务部处理。(四)其他1.出差期间发生的招待费、礼品费等不属于差旅费范畴的费用,根据公司费用管理办法处理。2.严格禁止弄虚作假、虚报冒领行为,如有发生,一经查实,将不予报销相关支出,并将已报销部分追回。同时,公司将根据情节给予处罚。附录:出差报销标准1、机票、长途汽车、火车票由人事部统一网上预订;注:异地汽车票实报实销,早上8点之前火车、飞机出发,可报的士费,8点之后出发的飞机、火车,报销公

6、共交通费。(特殊情况提前报备人事部)2、住宿酒店(由人事部网上统一预订)地区住房标准备注部门经理地区部门经理普通员工沿海一类城市/省会城市,如北京、广州、香港等280/晚200/晚超出标准的个人自付,特殊情况须公司领导批准后方可报销沿海二类城市,如宁波、南京、杭州、大连、温州等250/晚180/晚超出标准的个人自付,特殊情况须公司领导批准后方可报销内陆一类城市/省会城市,如西安安220/晚160/晚超出标准的个人自付,特殊情况须公司领导批准后方可报销内陆二类城市,如九江等180/晚150/晚超出标准的个人自付,特殊情况须公司领导批准后方可

7、报销注:员工出差的客房费用不包括各类服务费(如洗衣费,酒店冰柜食品费,送餐费等)。3、餐费地区早餐地区部门经理中餐晚餐沿海一类城市/省会城市,如北京、广州、香港等10-15元/餐35元/餐35元/餐二类城市,如宁波、南京、杭州、大连、温州等8-12元/餐30元/餐30元/餐三类城市,如西安、长沙等6-10元/餐20元/餐20元/餐注:员工出差回上海,中午12点之前不报销午餐,下午6点之前不报销晚餐,高铁或汽车中途餐费按照30元/餐标准。4、所有费用报销均凭发票报销。

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